Comment ajouter des documents au profil d’un employé

Vous pouvez ajouter et assigner des documents généraux à plusieurs employés à la fois dans le module Documents. Cependant, supposons qu'il existe un document spécifique à un employé, comme un avertissement disciplinaire. Dans ce cas, vous pouvez l'ajouter directement au profil de l'employé et configurer les autorisations de visualisation pour que seul leur gestionnaire direct et les administrateurs puissent le voir. 

Comprendre les autorisations de visibilité des documents

Lorsque vous ajoutez un document à un profil d'employé, vous pouvez choisir qui peut voir le document. C'est particulièrement utile si vous voulez que le document apparaisse sur le profil de l'employé mais que vous ne voulez pas que l'employé puisse le voir.

Qui peut ajuster ce paramètre?

• Les administrateurs peuvent toujours ajuster ce paramètre.
• Les gestionnaires peuvent ajuster ce paramètre lorsqu'ils ajoutent des documents au profil d'un autre employé.
• Les employés et gestionnaires qui ajoutent des documents à leur propre profil ne pourront pas ajuster les autorisations de rôle pour le document.

Que permet chaque paramètre de rôle?

• Si vous sélectionnez Administrateur: Seuls les administrateurs pourront voir le document.
• Si vous sélectionnez Gestionnaire: Seul le gestionnaire auquel l'employé rend compte peut voir ce document.
• Si vous sélectionnez Employé: L'employé peut également voir le document ajouté.
• Si vous ne sélectionnez rien: L'employé pourra voir le document si aucun rôle n'est sélectionné ou si ce champ est laissé vide.
• Ajouter des rôles personnalisés: Si vous sélectionnez un rôle personnalisé dans la liste, tout employé assigné à ce rôle pourra voir le document.

Comment ajouter un document à un profil d'employé

1. Dans Personnes, utilisez la barre de recherche ou faites défiler pour trouver l'employé dont vous avez besoin, puis cliquez sur son nom pour accéder à son profil d'employé. 
2. Cliquez sur l'onglet Documents. 
3. Cliquez sur le bouton + Document, puis sélectionnez le document que vous souhaitez assigner ou ajouter au profil de l'employé.
4. Si nécessaire, vous pouvez renommer le document dans le champ Nom du document.
5. Si vous êtes administrateur ou gestionnaire: Dans le champ Rôles, sélectionnez les rôles qui peuvent voir ce document sur le profil de l'employé. Vous pouvez sélectionner plusieurs rôles dans ce champ si nécessaire.
6. Cliquez sur le bouton Télécharger pour ajouter le document au profil de l'employé. 
7. Vous ne pouvez télécharger qu'un document à la fois. Pour ajouter un autre document, cliquez sur le bouton Télécharger plus de documents dans le coin inférieur droit.