Besoin que les employés signent un document? Oubliez le papier—les modèles de signature d'Humi facilitent la collecte des signatures dans l'application.
Cet article vous montrera comment créer un modèle de signature dans Humi. Une fois prêt, vous pouvez l'assigner aux employés qui doivent le revoir et le signer.
Utilisez un document d'accusé de réception pour les documents qui ne nécessitent pas de signatures mais nécessitent un accusé de réception.
Nouveau dans les modèles de documents Humi?
Pas de soucis! Notre guide facile à suivre couvre tout ce que vous devez savoir, de la création de votre premier modèle à l'utilisation de toutes les fonctionnalités intéressantes. Consultez-le avant de commencer pour vous assurer de tirer le meilleur parti des puissants outils de gestion de documents d'Humi.
Comment configurer un modèle de signature
Sommaire
Si vous êtes déjà à l'aise avec l'utilisation de Humi, voici une version condensée de la procédure de configuration de votre document pour signature.
- Formattez votre document avec des espaces vides pour les signatures, les dates, etc., et enregistrez-le en tant que PDF.
- Dans Humi, cliquez sur Documents.
- Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez ajouter le document ou créez-en un nouveau si nécessaire.
- Cliquez sur + Ajouter un document.
- Sélectionnez Modèle de signature.
- Téléchargez le document formaté, ajoutez des balises et des cosignataires supplémentaires si nécessaire.
- Cliquez sur Créer.
- Dans le éditeur de modèles, faites glisser et déposez les champs de la barre d'outils vers les espaces vides du document.
- Cliquez sur le bouton Continuer.
- Attribuez le document aux employés requis.
La configuration d'un modèle de signature implique quatre étapes essentielles. Cliquez sur chaque étape ci-dessous pour notre guide étape par étape.
Pour ajouter un modèle de signature avec succès, vous devez formater votre document pour l'utilisation avec le éditeur de modèles.
Voici comment: Laissez des espaces ou lignes vides dans votre document où vous avez besoin de signatures, de dates ou d'autres informations variables des employés. Vous insérerez les champs requis (comme signature, nom, dates, etc.) en utilisant la barre d'outils de l'éditeur de modèles dans ces espaces.
Exemple
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Rédigez le document.
Dans cet exemple, nous avons rédigé le document et avons l'intention d'y inclure les champs suivants de la barre d'outils de l'éditeur de modèles: Nom de l'entreprise, Nom de l'employé, Adresse de l'employé, Anniversaire et Date.
Assurez-vous qu'il y ait des lignes vides dans le document où ces champs seront insérés. Sauvegardez ce document, car vous aurez besoin de vous y référer à l'étape 3. -
Formatez le document à uploader dans Humi.
Pour formater le document, supprimez les mots "Nom de l'entreprise, Nom de l'employé, Adresse de l'employé, Anniversaire et Date," mais conservez l'espacement pour ajouter ces champs de la barre d'outils de l'éditeur de modèles.
Vous trouverez une liste de tous les champs disponibles à ajouter depuis la barre d'outils dans notre guide de l'éditeur de modèles.
Une fois que vous avez terminé de formater le document avec des espaces vides aux bons endroits, enregistrez-le en tant que fichier PDF.
- Dans Documents, sélectionnez le dossier dans la bibliothèque de modèles auquel vous souhaitez ajouter le document.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un modèle et séléctionnez le type de document Modèle de signature .
- Téléchargez le document formaté depuis votre ordinateur et ajoutez le nom du document. <\/strong>
- Pour garder vos documents organisés, ajoutez des balises pertinentes ou créez de nouvelles balises dans le champ des balises si nécessaire.
- Sélectionnez jusqu'à trois cosignataires supplémentaires si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Créer.
-
Humi vous dirigera automatiquement vers l'éditeur de modèles. Cliquez sur le bouton "Got it" pour commencer.
- Ensuite, faites glisser et déposez les champs dont vous avez besoin sur le document. Vous pouvez redimensionner les champs en maintenant et en faisant glisser le coin pour les adapter aux zones désignées, comme montré ici:
Référez-vous à votre document sauvegardé pour le placement des champs
Si vous avez besoin d'aide pour déterminer quels champs ajouter et où les placer, référez-vous au document que vous avez sauvegardé à l'étape 1. Nous vous avions dit que cela serait utile!
Cliquez ici pour consulter le guide de l'éditeur de modèles.
Une fois que vous avez ajouté tous les champs nécessaires, cliquez sur le bouton Continuer dans le coin supérieur droit.
Humi vous dirigera vers votre nouvelle page de document de signature. À partir de là, cliquez sur Assigner dans le coin supérieur droit pour assigner le document aux employés.
Modifier le modèle
Si vous avez besoin de modifier des champs sur le modèle de signature, cliquez sur le bouton Éditeur de modèles dans le coin supérieur droit de la page du modèle (Documents > Localisez le document et cliquez dessus > Éditeur de modèles).
Si le document original téléchargé contient une faute de frappe ou une erreur, corrigez-le et téléchargez-le à nouveau dans Humi en utilisant les étapes mentionnées ci-dessus.
Maintenant que vous avez configuré votre modèle de signature, l'étape suivante consiste à l'assigner aux employés requis.
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