FAQ sur la vérification des renseignements sur le client et l'entreprise

Une vérification des renseignements sur le client est une obligation légale dans le secteur financier. Elle permet aux banques et aux autres entreprises réglementées de vérifier l'identité de leurs clients, d'évaluer les risques et de confirmer la légitimité des personnes avec lesquelles elles font affaire.

Dans Humi, tout utilisateur dont les permissions de rôle permettent de traiter la paie et d'initier le mouvement numérique de fonds doit être vérifié. Cela inclut tous les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur par défaut, les BUP (bénéficiaires ultimes) détenant 10 % ou plus de l'entreprise, ainsi que tout autre rôle personnalisé pour lequel l'accès à la paie est activé.

Pour savoir comment compléter la vérification d'identité du client, cliquez ici.

Pour vérifier votre identité et effectuer le processus, vous aurez besoin des éléments suivants :

1. Pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement (passeport, permis de conduire ou carte d’identité provinciale)
2. Préparez-vous à prendre quelques autophotos (cybercaméra ou appareil mobile)

C'est tout! Ce processus sur Persona devrait vous prendre environ 5 minutes. Une fois terminée avec succès, votre vérification d'identité sera effectuée dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables. Pour en savoir plus

0>Cliquez ici pour consulter notre guide étape par étape qui vous accompagnera tout au long du processus de vérification d'identité du client.  

Le processus de vérification d'entreprise est similaire au processus de vérification des renseignements sur le client, mais se concentre sur la vérification de la légitimité et de l'intégrité des entreprises plutôt que des individus. Les procédures de vérification d'entreprise sont de plus en plus importantes dans les secteurs financiers et des entreprises pour prévenir la fraude, le blanchiment d'argent et d'autres activités illicites. Le processus est particulièrement crucial lors de l'établissement de relations et de transactions interentreprises.

Voici les éléments clés d'une vérification d'entreprise :

1. Vérification de l'entreprise : Il s'agit de confirmer l'existence de l'entreprise et son inscription au registre du commerce. La vérification peut comprendre la consultation des détails de l'inscription de l'entreprise, comme sa dénomination légale, son numéro d'inscription et son adresse légale, dans les bases de données gouvernementales ou dans des sources tierces.
2. Comprendre la structure de l'entreprise : Les processus de vérification d'entreprise consistent souvent à comprendre la structure du capital social de l'entreprise, à identifier les actionnaires importants et à déterminer les propriétaires ultimes. Cette mesure est essentielle pour empêcher les activités de blanchiment d'argent menées par le biais de structures d'entreprise complexes.
3. Évaluer la réputation de l'entreprise : La vérification d'entreprise peut également comprendre l'évaluation de la réputation de l'entreprise; ce qui peut inclure une analyse des couvertures médiatiques, des litiges et de la situation financière. Cette mesure aide à comprendre les risques possibles associés à la collaboration avec eux.
4. Vérification de conformité : La vérification d'entreprise assure la conformité de l'entreprise aux réglementations locales et internationales, y compris les lois contre le blanchiment d'argent et les listes de sanctions. Cela peut comprendre une vérification des listes noires et des personnes politiquement exposées.

Si votre entreprise a activé le module de Paie de Humi, vous devez effectuer une vérification d'entreprise par le biais de votre compte Persona. Tout utilisateur ayant le rôle Administrateur par défaut peut effectuer ce processus, mais il est recommandé que le signataire autorisé le fasse.

Pour savoir comment compléter la vérification d'entreprise, cliquez ici.

Pour vérifier votre entreprise, vous aurez besoin des éléments suivants :

1. Renseignements sur l’entreprise
   • Dénomination sociale
   • Numéro d'identification aux fins de l'impôt de l'entreprise
   • Année de constitution
   • Adresse de l’entreprise
   • Structure de l'entité (entreprise individuelle, société par actions, société en nom collectif, coopérative)
2. Personnes associées : 
   • Directeurs (s'il s'agit d'une société)
     Vous devrez faire parvenir leurs noms, leur occupation, leur pays de résidence et leur adresse.

   • Signataires autorisés et bénéficiaires effectifs
     Il s'agit de personnes légalement autorisées à engager la société par leur signature. Vous devrez fournir leur nom, leur titre de poste, leur adresse courriel et leur pourcentage de participation.
      

     Qu'est-ce qu'un propriétaire ultime?

     Les propriétaires ultimes sont des personnes physiques qui détiennent 10 % ou plus de votre entreprise. 
     
     Chaque propriétaire ultime doit être lié à l'entreprise et faire l'objet d'une vérification d'identité complète nécessitant une pièce d'identité avec photo et une prise d'autophoto. Si celui-ci est également un administrateur de Humi, il n'aura à effectuer la vérification de client qu'une seule fois.
     Pièces d'identité acceptées pour les bénéficiaires effectifs :
     Permis de conduire
     Passeport
     Carte d'identité nationale

3. Documents de vérification des paiements : 
   
   Vous devrez fournir l'un des documents suivants, lequel doit inclure le nom de l'entreprise, l'institution bancaire, le numéro de compte et le numéro de succursale/transit.
   • Un chèque annulé
   • Une lettre de vérification bancaire
   • Un formulaire de dépôt direct de votre banque
4. Documents relatifs au lieu et à l'historique de l'entreprise :
   
   Vous devrez fournir une facture de services publics (électricité, eau, etc.) indiquant le nom légal et l'adresse de votre entreprise exactement tels qu'ils apparaissent dans Humi.
   S'il y a un numéro de bureau ou de suite, assurez-vous qu'il est inclus et qu'il correspond à la facture avant de terminer la vérification d'entreprise.
5. Documents relatifs à la relation avec le payeur : Ce document doit confirmer que le bénéficiaire effectif est le signataire autorisé ou un administrateur de la société.
   
   Vous devrez en fournir un parmi les suivants :
   • Statuts constitutifs
   • Inscription de l'entreprise
   • Lettre de vérification bancaire confirmant le pouvoir de signature
      

Cliquez ici pour consulter la marche à suivre pour le processus vérification d'entreprise.  

Afin de vous aider à rester en conformité avec la réglementation financière canadienne, Humi envoie désormais des rappels automatisés par courriel à tout utilisateur qui n'a pas encore commencé sa vérification d'identité ou d'entreprise, ou qui a entamé le processus sans avoir complété toutes les étapes requises. Ces rappels sont conçus pour vous aider à éviter tout retard potentiel dans votre capacité à traiter la paie.