FAQ sur la vérification des renseignements sur le client et l'entreprise

Une vérification des renseignements sur le client est une obligation légale dans le secteur financier. Elle permet aux banques et aux autres entreprises réglementées de vérifier l'identité de leurs clients, d'évaluer les risques et de confirmer la légitimité des personnes avec lesquelles elles font affaire.

Dans Humi, tout utilisateur dont les permissions de rôle permettent de traiter la paie et d'initier le mouvement numérique de fonds doit être vérifié. Cela inclut tous les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur par défaut, toute personne détenant 10 % ou plus de propriété dans l'entreprise, ainsi que tout autre rôle personnalisé pour lequel l'accès à la paie est activé.

Pour savoir comment compléter la vérification d'identité du client, cliquez ici.

Pour garantir une expérience sécurisée, nous utilisons Persona pour vérifier votre identité. Les exigences de ce processus dépendent de votre emplacement et des renseignements disponibles.

Pour les résidents canadiens, vous aurez besoin de votre numéro d'assurance sociale (NAS) afin que notre système puisse le vérifier auprès des détenteurs de dossiers officiels ou des agences d'évaluation du crédit aux fins de vérification d'identité. Une trace de cette vérification sera visible uniquement par vous sur votre dossier de crédit et n'affectera pas votre cote de crédit. Votre NAS est crypté et utilisé uniquement aux fins de correspondance d'identité.

Si vous résidez à l'extérieur du Canada ou si aucune correspondance ne peut être trouvée avec votre NAS, veuillez préparer ce qui suit :

• Pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement : Un permis de conduire, une carte d'identité provinciale, un passeport ou une carte de résident permanent valide, clair et non expiré.
• Document de preuve d'adresse : Un relevé bancaire récent ou une facture de services publics standard (électricité, gaz, eau) délivré avec votre nom légal complet et votre adresse résidentielle au cours des 2 à 3 derniers mois. Nous ne pouvons pas accepter les factures de téléphone ou d'Internet comme preuve de services publics.
• Autophotos (selfies) : Quelques photos claires et bien éclairées prises par webcam ou appareil mobile. Les autophotos ne sont pas requises si la vérification de la pièce d'identité et de la preuve d'adresse est réussie.

C'est tout! Ce processus sur Persona devrait vous prendre environ 5 minutes. Une fois terminée avec succès, votre vérification d'identité sera effectuée dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables. Pour en savoir plus.

Cliquez ici pour consulter notre guide étape par étape qui vous accompagnera tout au long du processus de vérification d'identité du client.

Le processus de vérification d'entreprise est similaire au processus de vérification des renseignements sur le client, mais se concentre sur la vérification de la légitimité et de l'intégrité des entreprises plutôt que des individus. Les procédures de vérification d'entreprise sont de plus en plus importantes dans les secteurs financiers et des entreprises pour prévenir la fraude, le blanchiment d'argent et d'autres activités illicites. Le processus est particulièrement crucial lors de l'établissement de relations et de transactions interentreprises.

Voici les éléments clés d'une vérification d'entreprise :

1. Vérification de l'entreprise : Il s'agit de confirmier l'existence de l'entreprise et son inscription au registre du commerce. La vérification peut comprendre la consultation des détails de l'inscription de l'entreprise, comme sa dénomination légale, son numéro d'inscription et son adresse légale, dans les bases de données gouvernementales ou dans des sources tierces.
2. Comprendre la structure de l'entreprise : Les processus de vérification d'entreprise consistent souvent à comprendre la structure du capital social de l'entreprise, à identifier les actionnaires importants et à déterminer les propriétaires ultimes (bénéficiaires effectifs). Cette mesure est essentielle pour empêcher les activités de blanchiment d'argent menées par le biais de structures d'entreprise complexes.
3. Évaluer la réputation de l'entreprise : La vérification d'entreprise peut également comprendre l'évaluation de la réputation de l'entreprise; ce qui peut inclure une analyse des couvertures médiatiques, des litiges et de la situation financière. Cette mesure aide à comprendre les risques possibles associés à la collaboration avec eux.
4. Vérification de conformité : La vérification d'entreprise assure la conformité de l'entreprise aux réglementations locales et internationales, y compris les lois contre le blanchiment d'argent et les listes de sanctions. Cela peut comprendre une vérification des listes noires et des personnes politiquement exposées.

Si votre entreprise a activé le module de Paie de Humi, vous devez effectuer une vérification d'entreprise par le biais de votre compte Persona. Tout utilisateur ayant le rôle Administrateur par défaut peut effectuer ce processus, mais il est recommandé que le signataire autorisé le fasse.

Pour savoir comment compléter la vérification d'entreprise, cliquez ici.

Pour vérifier votre entreprise, vous aurez besoin des éléments suivants :

1. Renseignements sur l’entreprise

   • Nom de l'entreprise (nom commercial ou nom utilisé pour différencier plusieurs comptes Humi)
   • Dénomination sociale
   • Nom commercial sous lequel vous exercez vos activités (nom faisant affaire sous / DBA)

   Veuillez noter : Les trois noms d'entreprise fournis ci-dessus doivent correspondre à ceux classés dans Humi.

   • Numéro d'identification aux fins de l'impôt de l'entreprise
   • Année de constitution
   • Adresse de l’entreprise
   • Structure de l'entité (entreprise individuelle, société par actions/corporation, société en nom collectif, coopérative, organisme à but non lucratif, organisme gouvernemental)
2. Personnes associées : 
   • Administrateurs / Administratrices
     Un administrateur ou une administratrice est un membre du conseil d'administration qui détient l'autorité légale de gérer les opérations de l'entreprise et de prendre des décisions exécutives. Si vous sélectionnez Société par actions/Corporation ou Organisme à but non lucratif comme structure d'entité, vous serez invité à fournir leur nom, profession, pays de résidence et adresse. Veuillez fournir les renseignements d'au moins deux administrateurs. Les administrateurs ne sont pas tenus d'effectuer la vérification d'identité (KYC) à moins qu'ils ne soient également signataires autorisés ou bénéficiaires effectifs.

   • Bénéficiaires effectifs / Propriétaires ultimes (BUP)
     Un bénéficiaire effectif est une personne qui détient 10 % ou plus de propriété dans l'entreprise. Il peut y avoir plusieurs bénéficiaires effectifs. Vous devrez fournir leur nom, titre de poste, adresse courriel et pourcentage de participation. Chaque bénéficiaire effectif doit être lié à l'entreprise et effectuer la vérification d'identité (KYC). S'il s'agit également d'un administrateur Humi, il n'a besoin de faire la vérification d'identité qu'une seule fois en s'assurant de saisir l'adresse courriel associée à son compte Humi. Si le bénéficiaire effectif n'est pas un administrateur Humi, veuillez indiquer son adresse courriel préférée et il recevra un courriel automatisé de Persona pour effectuer sa vérification d'identité. Veuillez consulter l'aperçu de la vérification KYC pour plus de détails.

     Les organismes à but non lucratif doivent uniquement fournir les détails sur le signataire autorisé et les administrateurs. Les détails sur les bénéficiaires effectifs ne sont pas requis.

   • Signataire autorisé
     Le signataire autorisé est une personne habilitée à effectuer des transactions financières et pouvant engager juridiquement l'entreprise par sa signature. Sur la dernière page du formulaire de vérification d'entreprise, vous devrez fournir son nom, son titre de poste, son adresse courriel et son pourcentage de participation (s'il s'agit également d'un bénéficiaire effectif). Cette personne doit être la même que celle figurant sur le document de relation avec le payeur fourni. Le signataire autorisé doit effectuer la vérification d'identité complète (KYC). Veuillez consulter l'aperçu de la vérification KYC pour plus de détails.
3. Documents de vérification des paiements : 
   
   Vous devrez fournir l'un des documents suivants, lequel doit inclure le nom de l'entreprise, l'institution bancaire, le numéro de compte et le numéro de succursale/transit.
   • Un chèque annulé
   • Une lettre de vérification bancaire, etc.
   • Un formulaire de dépôt direct de votre banque

4. Documents relatifs au lieu et à l'historique de l'entreprise :
   
   Vous devrez fournir l'un des documents suivants, en vous assurant que la dénomination sociale et l'adresse (y compris le numéro de bureau/suite) correspondent exactement à ce qui apparaît dans Humi :

   • Facture de services publics (électricité, gaz, eau) des 2 à 3 derniers mois
   • Permis / Licence
   • Inscripton fiscale
   • Relevés bancaires
   • Lettres ou ententes bancaires
   • Baux d'habitation ou commerciaux
   • Statuts d'association
   • Certificat de statut d'entreprise ou de constitution
   • Rapport annuel
   • Convention de société en nom collectif
   • Lettre ou avis d'évaluation

   Nous ne pouvons pas accepter les documents préparés vous-même ou les factures de vente. L'adresse fournie doit correspondre exactement à l'adresse légale de votre entreprise. Les cases postales ne sont pas acceptées comme adresses légales valides.

5. Documents relatifs à la relation avec le payeur :
   
   Veuillez fournir un document officiel émis par le gouvernement ou la banque désignant la personne ayant le pouvoir de signature légale pour effectuer des transactions au nom de l'entreprise. Cette personne doit être attestée comme signataire autorisé sur la dernière page de ce formulaire.
   
   Vous devrez en fournir un parmi les suivants :

   • Statuts constitutifs
   • Immatriculation de l'entreprise
   • Lettre de vérification bancaire confirmant le pouvoir de signature

   Veuillez noter que les dossiers internes et les documents émanant de votre conseiller juridique ou avocat ne peuvent pas être acceptés.

Cliquez ici pour consulter la marche à suivre pour le processus de vérification d'entreprise.  

Afin de vous aider à rester en conformité avec la réglementation financière canadienne, Humi envoie désormais des rappels automatisés par courriel à tout utilisateur qui n'a pas encore commencé sa vérification d'identité ou d'entreprise, ou qui a entamé le processus sans avoir complété toutes les étapes requises. Ces rappels sont conçus pour vous aider à éviter tout retard potentiel dans votre capacité à traiter la paie.