Comment effectuer une vérification d'entreprise avec Persona

1. Après avoir cliqué sur la bannière, vous serez redirigé(e) vers une page de contenu présentant les exigences du processus KYB.
2. Cliquez sur le bouton Vérifier l'entreprise dans Persona pour commencer le processus de vérification KYB avec Persona.
3. Une fenêtre s'affichera dans Humi, et une demande associée à votre compte sera créée dans Persona.
4. Choisissez votre langue préférée dans le coin inférieur gauche et cliquez sur le bouton Commencer.

1. Ensuite, il vous sera demandé de fournir quelques informations sur votre entreprise :

   • Nom commercial (nom commercial ou nom utilisé pour différencier plusieurs comptes Humi)
   • Raison sociale (nom légal)
   • Nom sous lequel l'entreprise exerce ses activités (nom commercial)

   Veuillez noter : les trois noms d'entreprise fournis doivent correspondre à ceux classés dans Humi.

   • Numéro d'identification fiscale de l'entreprise
   • Année de constitution en société
   • Structure juridique (choisissez une option) :
     • Entreprise individuelle
     • Société par actions / Corporation
     • Société en nom collectif / En commandite
     • Coopérative
     • Organisme gouvernemental
     • Organisme sans but lucratif
2. Persona recueillera ensuite l'adresse de votre entreprise.
   • Tout d'abord, saisissez votre adresse physique d'affaires en utilisant la saisie semi-automatique ou cliquez sur « modifier l'adresse manuellement ».

   • Pour certaines entreprises, l'adresse légale enregistrée diffère de l'adresse physique. Si c'est le cas, décochez « Identique à l'adresse physique » et saisissez également votre adresse légale.

      

Si vous avez sélectionné Entreprise individuelle, Société en nom collectif, Coopérative ou Organisme gouvernemental comme structure juridique, vous pouvez simplement ignorer cette étape, car vous serez invité(e) à remplir l'étape 4 à la place.

Si vous avez sélectionné Société par actions / Corporation ou Organisme à but non lucratif comme structure juridique, vous serez invité(e) à fournir les détails sur les administrateurs pour l'étape 3.

1. Ensuite, Persona recueillera des informations sur les administrateurs.
2. Saisissez leurs informations dans la section Administrateur :
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Profession / Titre
   • Pays de résidence
3. S'il y a d'autres administrateurs, vous pouvez sélectionner « Ajouter un autre administrateur » avant de continuer.
4. Cliquez sur le bouton Continuer.
5. Saisissez les détails de leur adresse.
6. Cliquez sur le bouton Continuer.

Ensuite, vous serez invité(e) à saisir les détails pour tous les UBO.

Si vous avez sélectionné Organisme à but non lucratif comme structure juridique, vous passerez automatiquement à l'étape 5 ci-dessous.

1. Pour chaque UBO, saisissez :

   • Prénom
   • Nom de famille
   • Pourcentage de détention / propriété
   • Adresse courriel

   Pour l'adresse courriel, veuillez saisir l'adresse courriel existante du compte Humi de l'UBO. S'il n'en possède pas, saisissez son adresse courriel préférée pour recevoir le lien de vérification d'identité KYC envoyé par Persona.

2. Poursuivez jusqu'à ce que les données de tous les UBO soient saisies.

    

3. Après avoir saisi les détails du ou des UBO, veuillez cocher la case pour certifier que les informations fournies sont exactes et complètes.

   Pour confirmer que les informations que vous avez saisies sont correctes, cochez la case à côté de « Veuillez confirmer l'identité du bénéficiaire effectif ultime (UBO) pour terminer cette partie du processus de vérification. »

    

4. Lorsque vous cliquez sur le bouton Continuer, chaque UBO recevra un courriel l'invitant à effectuer le processus de vérification d'identité KYC.
5. Suivi du statut en temps réel : Une fois les invitations envoyées, vous pouvez suivre le progrès de chaque personne directement dans le Tableau de statut KYB. Le statut SO KYC (Shareholder Officer / Actionnaire ou Dirigeant) de chaque propriétaire est désormais visible, ce qui permet aux administrateurs de voir en un coup d'œil qui a été Approuvé, qui est En attente, ou qui a été Refusé. Cela vous permet d'effectuer un suivi auprès des membres de l'équipe concernés afin de finaliser la vérification de l'entreprise plus rapidement.

Ensuite, Persona recueillera vos documents de vérification d'entreprise. Ceux-ci se divisent en trois catégories :

1. Vérification des paiements :

   Veuillez fournir l'un des documents suivants comprenant le nom de l'entreprise, l'institution bancaire, le numéro de compte et le numéro de succursale/transit :

   • Un spécimen de chèque (chèque annulé)
   • Une lettre de confirmation bancaire, etc.
   • Un formulaire de dépôt direct de votre banque

2. Lieu et historique de l'entreprise : Fournissez l'un des documents suivants, en vous assurant que le nom légal et l'adresse (y compris le numéro de bureau) correspondent exactement à ce qui apparaît dans Employment Hero :

   • Facture de services publics (électricité, gaz, eau) des 2 à 3 derniers mois
   • Permis / Licence d'exploitation
   • Inscription aux fichiers fiscaux
   • Relevés bancaires
   • Lettres ou ententes bancaires
   • Bail commercial / Ententes de location
   • Statuts constitutifs / Statuts d'association
   • Certificat de constitution ou de statut d'entreprise
   • Rapport annuel
   • Convention de société en nom collectif
   • Lettre / Avis d'évaluation

   Nous ne pouvons pas accepter les documents auto-préparés ni les factures de vente. L'adresse fournie doit correspondre exactement à l'adresse légale de votre entreprise. Les cases postales ne sont pas acceptées comme adresses légales valides.

   Documents justificatifs pour les noms commerciaux

   Si votre entreprise exerce ses activités sous un nom commercial différent de sa raison sociale, veuillez inclure l'un des documents suivants pour vérifier le changement de nom :

   • Certificat de modification ou de changement de nom
   • Document d'immatriculation d'un nom commercial (DBA)

   Ces documents doivent inclure les détails suivants :

   • Raison sociale (nom légal) de l'entreprise
   • Adresse enregistrée de l'entreprise (doit correspondre à l'adresse figurant dans le dossier de votre juridiction)
   • Juridiction de constitution ou d'immatriculation
   • Numéro d'identification de l'entreprise (ex. : numéro de société ou d'entreprise)

3. Relation de payeur : Veuillez fournir un document officiel certifié émis par le gouvernement ou la banque désignant la personne détenant le pouvoir de signature légal pour exécuter des transactions au nom de l'entreprise. Cette personne doit être attestée en tant que signataire autorisé sur la dernière page de ce formulaire.

   Vous devrez fournir l'un des documents suivants :

   • Statuts constitutifs
   • Immatriculation de l'entreprise
   • Lettre de confirmation bancaire attestant du pouvoir de signature

   Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure d'accepter les dossiers internes ou les documents fournis par votre avocat.

    

4. Sélectionnez la catégorie pour laquelle vous souhaitez télécharger un ou plusieurs documents. Vous serez invité(e) à importer le ou les documents dans Persona. Il y a trois méthodes au choix :

   • Prendre une photo avec votre appareil actuel
   • Télécharger depuis votre appareil actuel
   • Continuer sur un autre appareil

    

5. Une fois que tous les documents d'une catégorie ont été téléchargés, cliquez sur le bouton Soumettre.

    

6. Persona vérifiera ensuite les documents téléchargés.

    

7. Répétez ces étapes pour chaque catégorie de documents. Une fois que les trois catégories de documents ont été téléchargées et vérifiées, cliquez sur Soumettre les documents.

    

1. Comme dernière étape, Persona recueillera des informations sur le signataire autorisé.
2. Si vous êtes un signataire autorisé, veuillez sélectionner « Je suis un signataire autorisé ».
3. Saisissez les informations dans la section Signataire autorisé :
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Titre / Poste
   • Adresse courriel
4. Si vous êtes également propriétaire, cochez la case « Je suis également propriétaire » et saisissez votre pourcentage de détention.
5. Si vous êtes un signataire autorisé, vous devrez attester que toutes les informations, y compris sur les administrateurs, les bénéficiaires effectifs ultimes (UBO) et les documents, sont exactes.
6. Si vous n'êtes pas le signataire autorisé, une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Continuer, le signataire autorisé dont vous avez saisi les coordonnées recevra un courriel lui demandant de réviser le formulaire KYB soumis.