Après avoir examiné de nombreux candidats, complété plusieurs entrevues et fait passer des candidats à travers vos processus d'emploi – vous avez trouvé « la bonne personne » – le candidat parfait pour votre offre d'emploi. Il est temps de sécuriser leur place dans votre entreprise et de leur envoyer une lettre d'offre!
Avant de pouvoir envoyer une lettre d'offre à votre candidat, vous devez avoir configuré au moins un modèle de lettre d'offre. Si vous avez déjà configuré un modèle de document de signature, cette procédure vous sera familière car elle est très similaire.
Modèle de signature vs. modèle de lettre d'offre
Quelle est la différence?
Avec un modèle de signature, les informations incluses dans le document sont extraites de Humi automatiquement, donc les personnes désignées doivent avoir un compte Humi actif pour que cela fonctionne.
Un modèle de lettre d'offre vous permet de créer des zones définies dans votre lettre d'offre pour des informations spécifiques sur l'employé qui ne sont pas actuellement dans Humi. Ceci est parfait pour les nouvelles recrues qui n'ont pas encore de profil d'employé.
Lorsque vous envoyez l'offre à un candidat, vous pouvez facilement entrer leurs détails. Par exemple, si vous ajoutez un champ « Salaire » à votre lettre d'offre, vous pourrez entrer le montant du salaire lorsque vous sélectionnerez le modèle en envoyant la lettre d'offre.
Gardez à l'esprit que toutes les informations de votre entreprise seront auto-remplies pour les deux types de modèles.
Résumé des étapes rapides
Documents > Cliquez sur le bouton + Ajouter un document > Sélectionnez Modèle de lettre d'offre > Téléchargez un document formaté et ajoutez des balises > Cliquez sur Créer > Dans l'éditeur de modèle, cliquez sur J'ai compris pour commencer > Ajoutez des champs à partir de la barre d'outils de l'éditeur de modèle > Cliquez sur Continuer > Envoyez la lettre d'offre en utilisant le bouton Envoyer au candidat ou envoyez-la à une date ultérieure.
Comment configurer un modèle de lettre d'offre
- Dans Documents, cliquez sur le bouton + Document dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Modèle de lettre d'offre
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Téléchargez votre lettre d'offre
L'importance du formatage
Votre document de lettre d'offre devrait déjà être formaté pour l'utilisation avec le éditeur de modèle. Un document formaté doit comporter des espaces vierges là où vous requérez des informations personnalisées des candidats, des dates, des signatures ou des initiales.
Pour un guide étape par étape sur la façon de formater votre document, cliquez ici.
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Dans le champ nom du document, nous recommandons de nommer le modèle d'après le titre de l'offre d'emploi. Par exemple, nous appellerions le modèle de lettre d'offre pour une offre d'emploi "développeur web": "Développeur Web - Lettre d'offre." Cela facilite la recherche du modèle de lettre d'offre dont vous aurez besoin lors de l'embauche de candidats.
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Vous pouvez choisir d'ajouter des balises de document pour le rendre facile à rechercher à l'avenir.
- Enfin, séléctionnez combien de personnes devront signer le document. Vous pouvez avoir jusqu'à trois (3) cosignataires, en plus du candidat.
- Quand vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Créer, et Humi vous dirigera vers l'éditeur de modèle.
Étape 2 : Personnaliser le document
La prochaine étape est d'ajouter toute information souhaitée qui sera auto-remplie dans votre lettre d'offre via l'éditeur de modèle.
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Dans l'éditeur de modèle, cliquez sur le bouton J'ai compris pour commencer
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Utilisez la barre d'outils à gauche pour glisser-déposer les champs dont vous avez besoin dans le document. Vous verrez quelques options dans le menu de droite lorsque chaque champ est sélectionné.
Apprenez à utiliser l'éditeur de modèle
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour personnaliser vos modèles en utilisant l'éditeur de modèle, donc nous recommandons de consulter ce guide pour utiliser l'éditeur de modèle pour en tirer le meilleur parti.
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Une fois que vous avez ajouté tous les champs dont vous avez besoin, cliquez sur le bouton Continuer dans le coin supérieur droit.
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Le modèle de lettre d'offre sera enregistré et vous serez dirigé vers la page des documents.
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Vous pouvez envoyer la lettre d'offre à partir d'ici en cliquant sur le bouton Envoyer au candidat dans le coin supérieur droit, ou vous pouvez le faire plus tard.
Comment configurer des cosignataires par défaut
Une fois que vous avez complété votre modèle de lettre d'offre, vous aurez l'option de désigner le(s) cosignataire(s) par défaut pour celui-ci. Le(s) cosignataire(s) sera ajouté automatiquement à chaque fois que ce modèle sera utilisé pour créer une offre pour un nouveau candidat.
- Dans Documents, séléctionnez le modèle de lettre d'offre auquel vous souhaitez ajouter le(s) cosignataire(s) par défaut.
- Cliquez sur le bouton Cosignataires par défaut dans le coin supérieur droit.
- Dans la fenêtre contextuelle, utilisez le menu déroulant pour sélectionner la ou les personne(s) que vous souhaitez désigner comme cosignataire(s) par défaut.
- (Optionnel) - Cochez la case Attribuer l'ordre de signature pour choisir l'ordre dans lequel les cosignataires signeront l'offre. Ensuite, utilisez les flèches à gauche pour les ordonner en conséquence.
- Quand vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer, et votre ou vos cosignataire(s) par défaut sera prêt!