Savoir où se trouvent vos employés dans la vie est essentiel pour gérer une entreprise sans heurts. Que ce soit pour accueillir un nouveau membre de la famille ou pour aider un être cher, la fonction Congé autorisé de Humi est là pour vous faciliter la tâche.
Cette fonctionnalité pratique vous permet de mettre un employé en congé pour une période prolongée sans le retirer de votre effectif.
Dans ce guide, nous aborderons les points suivants :
- Comment placer un employé en congé exceptionnel
- Où voir les détails des congés
- Comment modifier une absence autorisée
Remarque importante
Lorsqu'un employé est mis en congé exceptionnel, il conservera un accès complet à son compte Humi. Cela vous permet de vous assurer que les employés en congé peuvent rester à jour avec les annonces de l'entreprise, consulter et accéder à leurs détails de travail et fiches de paie, et revenir facilement au travail lorsque cela est possible.
Les employés en congé autorisé seront toujours comptés dans l'effectif total de votre entreprise dans Humi. Bien que nous ne le recommandions pas, si vous préférez supprimer l'employé de votre effectif, vous pouvez dans ce cas choisir la rubrique licencier dans Humi.
À propos des cumuls de congés
Les employés en congé exceptionnel continuent d'accumuler des congés selon les paramètres de leurs politiques. Si vous souhaitez arrêter leurs cumuls, nous vous recommandons de vérifier en amont les normes d'emploi dans votre province. Pour savoir comment retirer un employé d'une politique de congé, cliquez ici.
Comment placer un employé en congé exceptionnel
Contrairement à la résiliation d'un employé, le fait de mettre quelqu'un en congé exceptionnel vous permet de le maintenir dans votre effectif. C'est la solution idéale lorsque l'employé doit s'absenter du travail avec l'intention de revenir plus tard.
Jetez un coup d'œil aux onglets ci-dessous pour apprendre comment choisir cette solution dans Humi.
- Allez dans la section Personnel et cliquez sur l'onglet Répertoire
- Recherchez et sélectionnez l'employé que vous souhaitez mettre en congé
- Dans son profil d'employé, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez Mettre en congé
- Remplir les détails du congé :
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La date de début
Si la date de début choisie est dans le futur, une bannière apparaîtra en haut du profil de l'employé, déclarant que le congé est imminent. -
La date de fin (si connue)
Cette date doit être au moins un jour après la date de début. Si aucune date n'est fixée, le congé se poursuivra jusqu'à ce qu'une date de fin soit ajoutée. -
Le type de congé
Choisissez le type de congé approprié parmi les options disponibles :- Maladie ou blessure
- Maternité
- Parental
- Absence autorisée
- Soin compatissant / Aide envers un membre de sa famille
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Une description (si nécessaire)
Vous pouvez ajouter une description pour des détails supplémentaires si nécessaire. Cette information sera visible uniquement par les administrateurs.
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La date de début
- Lorsque vous êtes satisfait des détails, cliquez sur Suivant
Cette étape vous permet de sélectionner des tâches prédéterminées pour votre équipe afin de faciliter la transition du congé de votre employé. De la collecte des notes des médecins au retour de l'équipement de l'entreprise, ces tâches peuvent être attribuées selon le besoin pour s'assurer que tout le monde est prêt.
- Pour ajouter une tâche, cliquez sur le bouton + Ajouter
- Parcourez les tâches disponibles et cochez celles que vous souhaitez inclure
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Appliquer
- Les tâches sélectionnées seront ajoutées aux listes de tâches des employés concernés
Remarque importante
Les tâches de cette section doivent être configurées à l'avance. En savoir plus sur la configuration des tâches.
Une fois que vous avez terminé la configuration du congé autorisé de votre employé, vous aurez l'occasion de revoir les détails avant de les confirmer.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Fixer un congé pour terminer le processus.
Si l'employé est dans le système de paie Humi
Si l'employé est dans le système de paie Humi, une seconde fenêtre contextuelle apparaîtra après la configuration du congé pour vous indiquer vos prochaines étapes. Humi vous aidera avec quelques fonctionnalités automatisées et proposera un rappel pour créer un Relevé d'emploi (RE) pour l'employé.
Où voir les détails des congés
Une fois l'opération terminée, vous pourrez voir les détails de son congé à plusieurs endroits différents dans le Module Personnel. Jetez un coup d'œil aux onglets ci-dessous pour en savoir plus.
Remarque
La visibilité de chacun des éléments suivants dépend du niveau d'accès qu'un employé a à Humi. Si vous ne pouvez pas voir un affichage particulier dont vous avez besoin, veuillez contacter votre administrateur pour ajuster vos niveaux d'autorisation.
Dans Personnel, le statut de l'employé indiquera s'il est actif, en cours d'intégration, terminé ou en congé. Vous pouvez voir ce statut à plusieurs endroits, tels que le profil de l'employé.
Remarque
Seuls les administrateurs et les gestionnaires directs peuvent voir le type de congé, et seuls les administrateurs peuvent voir la description (si donnée). Les employés verront seulement qu'un collègue est en congé.
Dans le profil de l'employé, sous l'onglet Parcours, vous pouvez voir la date, le type et la raison du congé.
Remarque
Seuls les administrateurs peuvent voir le type de congé et la description (si donnée).
Si le congé d'un employé est prévu pour une date ultérieure, les administrateurs et leur gestionnaire direct verront une bannière en haut de leur profil d'employé sous l'onglet Personnel.
Comment modifier un congé
Parfois, les plans changent. C'est pourquoi nous avons rendu l'édition d'un congé autorisé super simple ! Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre comment faire :
- Sous Personnel, allez à l'onglet Répertoire
- Recherchez et sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez modifier le congé
- Comment modifier un congé
- Sélectionnez Modifier le congé
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Modifier
- Suivez les étapes pour effectuer les ajustements nécessaires
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Compléter
Besoin de mettre fin à un congé autorisé ?
Pour mettre fin à un congé autorisé, ajoutez simplement une date de fin au congé en suivant les étapes ci-dessus.
Proratiser un salaire
Si un employé revient au travail au milieu d'une période de paie et que vous souhaitez proratiser son salaire pour ce cycle de paie, vous devrez modifier la date effective de sa rémunération actuelle. La nouvelle date doit correspondre à la date à laquelle l'employé reviendra au travail.
Informer votre employé
Veuillez noter que Humi n'offre actuellement pas de notifications pour les changements apportés à un congé autorisé. Cela signifie que lorsqu'une modification est apportée, vous devrez contacter votre employé pour l'informer.
C'est tout! Maintenant que vous avez compris la fonction Congé de Humi, jetez un coup d'œil à quelques autres choses que vous pouvez faire dans le module Personnel.