Après un effort de recrutement réussi, vous avez trouvé le meilleur candidat pour le poste, et vous pouvez maintenant « embaucher » l’employé pour l’ajouter dans Humi. Cet article vous expliquera comment ajouter un nouvel employé dans Humi et vous indiquera les renseignements requis pour chaque section.
Comment ajouter un employé dans Humi
Pour commencer, sélectionnez l'onglet Personnel et cliquez sur le bouton + Employé dans le coin supérieur droit. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Embaucher l'employé. L’ajout d’un nouvel employé se fait en quatre étapes. Nous passerons en revue chacun ci-dessous.
Renseignements sur l’employé
Sur la première page, Renseignements, saisissez les renseignements relatifs au compte de l’employé, sa rémunération et son rôle. Tous les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires et doivent être remplis pour passer à l’étape suivante.
Paramètres de Paie Humi
- Si vous utilisez Paie Humi et que vous souhaitez ajouter le nouvel employé, cliquez sur ce bouton pour l’activer et les renseignements du nouvel employé seront automatiquement synchronisés avec Paie Humi.
- Si vous utilisez Paie Humi et que vous ne souhaitez pas ajouter le nouvel employé, laissez ce bouton désactivé.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Récupérer le NAS d’un employé
Afin de rendre Humi accessible à tout employé et où qu'il soit, vous pouvez choisir de recueillir le numéro d’assurance sociale (NAS) d’un employé. Si cette option est activée, l’employé devra saisir son NAS lors de l’intégration pour terminer le processus. Ce paramètre est pratique pour l’embauche d’un entrepreneur ou d’un consultant indépendant, ou pour l’embauche d’une personne qui se situe à l’extérieur du Canada.
Désactivez la collecte du NAS de l’employé en suivant les étapes ci-dessous :
- À partir de Personnel, sous l’onglet Répertoire, cliquez sur le bouton « + Employé » dans le coin supérieur droit
- Lors de la première étape du processus d’embauche, faites défiler vers le bas jusqu’à la section NAS de l’employé, assurez-vous que le bouton est désactivé et qu’il est de couleur grise
Si vous ne souhaitez pas ajouter la nouvelle recrue à Paie Humi, vous pouvez désactiver l’obligation de synchroniser ses renseignements avec la paie.
- À partir de Personnel, sous l’onglet Répertoire, cliquez sur le bouton « + Employé » dans le coin supérieur droit
- Lors de la première étape du processus d’embauche, faites défiler la page jusqu’à la section Paie Humi
- Assurez-vous que l’option « Synchroniser automatiquement les renseignements sur les employés avec Paie Humi » est désactivée et qu’elle est de couleur grise
- Cela désactivera automatiquement l’obligation d’indiquer le NAS de l’employé
Remarque importante : Ne pas synchroniser avec Paie Humi
Lorsque vous ajoutez un consultant en tant qu’employé dans Humi, Veillez à NE PAS ACTIVER le bouton Paie Humi si vous souhaitez rémunérer la personne par un autre biais. Seuls les employés payés par le biais de Paie Humi peuvent être ajoutés aux rapports de paie.
Documents d’intégration
C'est dans cette rubrique que vous pouvez ajouter des documents qui nécessitent une signature ou un accusé de réception de la part du nouvel employé. Vous pouvez par exemple ajouter le manuel de l’employé ou les politiques de santé et de sécurité.
Remarque
Vous ne pouvez pas télécharger de nouveaux documents dans Documents d'intégration; seuls ceux qui se trouvent déjà dans votre bibliothèque de modèles peuvent être sélectionnés. De plus, seuls les documents nécessitant des signatures et/ou des accusés de réception peuvent être téléchargés dans cette rubrique. Les documents à consulter et les lettres d’offre ne sont pas pris en charge.
L’employé doit signer ou accuser réception de tout document ajouté ici avant de pouvoir achever l’intégration et devenir actif dans Humi.
Vous pouvez également visualiser et modifier les documents que vous avez ajoutés si vous souhaitez les vérifier ou les ajuster si nécessaire.
Remarque : Les modifications apportées ici ne modifieront pas le modèle d’origine et ne sont que des modifications uniques pour l’employé en question.
Intégration
Utilisez le bouton + Ajouter pour ajouter des éléments existants à n’importe quelle catégorie.
Champs personnalisés – Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés au profil de l’employé, comme le numéro d’une place de stationnement ou la taille d’un t-shirt, vous pouvez ajouter tous les champs personnalisés pertinents ici. En savoir plus sur les champs personnalisés.
Tâches d’intégration – Ajoutez des tâches d’intégration que votre employé, votre gestionnaire ou d’autres collègues devront accomplir pour assurer la réussite de l’intégration. En savoir plus sur les tâches d’intégration.
Rappels – Sélectionner les rappels d’intégration que cette embauche doit déclencher.
Horaire de travail – Choisissez l’horaire de travail à attribuer à ce nouvel employé. L’horaire de travail définit des éléments tels que les fins de semaine et les jours fériés. En savoir plus sur la création et l’affectation des « horaires de travail ».
Politiques de congés – Ajoutez les politiques de congés applicables à ce nouvel employé. Vous pouvez préciser un solde de départ ou le laisser à zéro, ce qui est généralement le cas. En savoir plus sur les Politiques de congés.
Rôles et autorisations – Le rôle « employé » est attribué par défaut à tous les employés; vous pouvez toutefois l’ajouter ici si le rôle de gestionnaire ou un rôle personnalisé doit être attribué au nouvel employé. En savoir plus sur les rôles et les autorisations.
Programmes de formation – Ajoutez les programmes de formation que le nouvel employé doit suivre. En savoir plus sur la « formation ».
Régime d’avantages sociaux – Ajoutez votre régime d’avantages sociaux pour l’employé. En savoir plus sur les « avantages sociaux ».
Si vous devez apporter des modifications à l’un des éléments listés ci-dessus, vous pouvez le faire à partir du profil du nouvel employé après sa création..
Révision
Il s’agit de la dernière étape du processus d’ajout d’un nouvel employé à Humi. Passez en revue les renseignements que vous avez saisis et choisissez si vous souhaitez envoyer un questionnaire d’embauche. Vous pouvez également modifier le message de bienvenue si vous souhaitez le personnaliser pour le nouvel employé.
Si vous n’avez pas créé de questions d’embauche, vous devrez d’abord les créer. En savoir plus sur les paramètres d’intégration.
Si vous envoyez le questionnaire d’embauche, l’employé recevra les questions lors de son intégration. Par défaut, Humi envoie un courriel de bienvenue à votre entreprise pour l’informer de l’arrivée d’un nouvel employé et inclut les réponses au questionnaire d’embauche. Nous recommandons fortement d’ajouter des questions amusantes qui serviront à briser la glace.
Les employés doivent répondre pour terminer l’intégration
Si vous définissez des questions pour les nouveaux employés, ces derniers doivent répondre à ces questions pour passer à l’étape suivante de l’intégration.
Lorsque vous avez terminé l’évaluation, cliquez sur le bouton Terminer.
Lorsque vous avez terminé l’évaluation, cliquez sur le bouton « Terminer ». Humi enverra un courriel d’invitation à l’adresse courriel du nouvel employé que vous avez inscrite à l'étape 1: Renseignements sur l'employé (plus haut dans cet article).
Le courriel d’invitation comprendra un « lien d'accès sécurisé », qui leur permettra de créer leur mot de passe Humi pour accéder à l'espace de connexion avec Humi à l’aide de leur nom d’utilisateur (adresse courriel) et de leur mot de passe. Ils seront ensuite en mesure d'accéder au processus d'intégration vers lequel ils seront autotiquement redirigés.
Vous avez réussi à ajouter un nouvel employé à Humi! Si l’employé n’a pas commencé son intégration ou a perdu l’invitation, cliquez ici pour savoir comment renvoyer l’« Invitation à l’intégration ».