Plusieurs employés et employeurs au Canada confondent les notions du congé annuel et de l'indemnité du congé annuel, comme s'il s'agissait d'une seule et même exigence de l'employeur. La plupart d'entre nous ont déjà pris un jour de congé annuel et perçu une indemnité de congé annuel en compensation de ce congé. Il peut donc être surprenant de constater que ces deux choses sont en fait distinctes.
Chaque province et territoire stipule des minimums légaux distincts pour les jours de congé annuel et l'indemnité du congé annuel auxquels un employé a droit. En tant qu'employeur, il est important de comprendre la différence et d'établir des politiques afin de s'assurer que vous respectez ou dépassez les exigences législatives minimales de votre province.
Humi a conçu notre système d'intégration des modules Congés et Paie afin de permettre aux utilisateurs de respecter les exigences légales minimales en matière de jours de congé annuel et d'indemnité du congé annuel, ou de mettre en place des politiques en matière de jours de congé annuel et d'indemnité du congé annuel qui sont plus généreuses que les minimums légaux.
Cet article vous aidera à comprendre la différence et vous proposera quelques exemples de configuration dans Humi. Nous aborderons les sujets suivants :
- La différence entre les jours de congé annuel et l'indemnité du congé annuel
- Les exigences en matière de jours et d'indemnité de congé annuel par administration
- Des exemples de mise en place de vos politiques en matière de jours de congé annuel et d'indemnité du congé annuel dans Humi
Quelle est la différence entre les jours de congé annuel et l'indemnité du congé annuel?
Le droit au congé annuel permet à l'employé de s'absenter de son travail sans subir de perte financière. L'employeur finance le congé en calculant l'indemnité de congé annuel en plus du salaire normal de l'employé.
Jours de congé annuel
- Toutes les administrations du Canada exigent qu'un employé prenne un congé chaque année à moins que son type d'emploi soit exempté.
- Avec les jours de congé annuel, un employé accumule des congés selon la durée calendaire écoulée. Par exemple : si un employé travaille pendant un an, il aura droit à deux semaines de congé.
- Cette exigence garantit que tous les employés bénéficient d'un congé annuel.
Exemptions du congé annuel
Certaines provinces, notamment les Territoires du Nord-Ouest, la Nouvelle-Écosse, l'Ontario, l'Île-du-Prince-Édouard, la Saskatchewan et le Yukon, permettent au(x) employé(s) de renoncer à leur droit au congé annuel dans certaines circonstances.
Si vous exercez votre activité dans l'une de ces provinces et que vos employés envisagent de renoncer à leur droit aux congés annuels, nous vous recommandons de vérifier auprès de votre bureau des normes d'emploi avant d'autoriser toute exemption.
Indemnité de congé annuel
- Toutes les administration du Canada exigent que les employés perçoivent une indemnité du congé annuel en plus de leur salaire normal.
- L'indemnité du congé annuel est calculée selon un pourcentage (ou une fraction) des gains admissibles aux congés de l'employé. Chaque administration au Canada définit si un type de gains est « admissible aux congés » ou non. Vous pouvez vérifier quels types de revenus sur Humi sont considérés comme « admissibles aux congés » par chaque province en cliquant ici.
- Cette exigence assure que tous les employés perçoivent une indemnité de congé annuel, qui peut ensuite être utilisée pour compenser leur salaire pendant leur congé.
- Avec l'indemnité du congé annuel, un employé accumule des montants calculés en fonction d'un pourcentage de son salaire. Par exemple : si un employé gagne 1 000 dollars au cours d'une semaine et perçoit une indemnité de congé annuel au taux de 4 %, il aura accumulé 40 dollars d'indemnité de congé annuel au cours d'une semaine de travail.
Exigences en matière de jours et d'indemnité de congé annuel par administration
Chaque province et territoire du Canada dispose de sa propre législation sur les normes d'emploi qui précise le montant minimum des jours de congé annuel et de l'indemnité du congé annuel qu'un employeur doit accorder à ses employés.
Pour vous aider à commencer, nous avons compilé une liste des exigences en matière d'indemnité du congé annuel par province pour vous aider à repérer rapidement et facilement les renseignements dont vous avez besoin.
Remarque importante
Les renseignements contenus dans l'article en lien ci-dessus sont fondés sur la législation compilée par l'Institut national de la paie et publiés en décembre 2023. Ces informations sont sujettes à modifications. Vérifiez les normes d'emploi dans votre administration pour obtenir les informations les plus récentes.
Comment Humi vous aide à respecter les exigences
Humi est conçu pour que les employeurs puissent utiliser le module Congés pour gérer les exigences de jours de congé annuel de leurs employés, et le module Paie pour gérer les exigences en matière d'indemnité du congé annuel de leurs employés.
Ces modules peuvent être configurés pour gérer les exigences légales minimales ou pour gérer une politique de « droits et avantages étendus » qu'un employeur a mise en place.
Comprendre les « droits et avantages étendus »
En tant qu'employeur, vous êtes tenu de fournir à vos employés le minimum prévu par la loi de jours et d'indemnité de congé annuel pour la province dans laquelle ils travaillent.
De nombreux employeurs choisissent de mettre en place une politique en matière de congés qui dépasse le minimum prévu par la loi. C'est ce que l'on appelle accorder des « droits ou avantages étendus » à l'employé.
Si une entreprise choisit de faire cela, elle est liée à cette politique par les normes d'emploi.
Politiques courantes en matière de jours et d'indemnité de congé annuel
Chaque entreprise est unique, tout comme les moyens qu'elle choisit pour respecter le nombre minimum de jours de congé annuel requis. Pour vous aider à déterminer la configuration qui convient à votre entreprise, nous vous présentons quelques scénarios courants concernant les politiques en matière de jours et d'indemnité de congé annuel qui pourraient s'appliquer à votre entreprise.
Les exemples ci-dessous sont axés sur les champs spécifiques du flux de configuration, afin de vous aider à comprendre les liens avec la législation.
Vous utilisez le module Congés pour la première fois?
Si vous recherchez un article détaillé expliquant comment configurer vos types et politiques de congés dans Humi, consultez l'aperçu du module Congés.
Les scénarios suivants supposent que votre entreprise a connecté le module Congés au module Paie.
La situation :
- L'employé perçoit le minimum prévu par la loi pour les jours de congé annuel et l'indemnité du congé annuel.
- L'employé travaille en Ontario, il travaille 40 heures par semaine et il est employé depuis 1 an.
- En Ontario, un employé a droit à un congé annuel de deux semaines et une indemnité de congé annuel correspondant à 4 % de son salaire.
Comment configurer vos paramètres :
-
Pour configurer les jours de congé annuel :
- Créez un nouveau type de congé pour le congé annuel
- Dans le champ Payez-vous vos employés pour ce type de congé? sélectionnez Heures rémunérées.
- Dans le champ Se connecter à un type de revenu, sélectionnez Paie de congé annuel - Congé
- Créez une nouvelle politique de congés sous Type de congé.
- Dans le champ Jours/heures cumulés par an, saisissez 80 heures ou 10 jours
-
Pour configurer l'indemnité du congé annuel :
- À partir de la section Personnel, accédez au profil de l'employé et cliquez sur l'onglet Poste et rémunération.
- Faites défiler jusqu'à la rémunération de l'employé et saisissez 4 % dans le champ Pourcentage d'indemnité du congé annuel.
- Ensuite, faites défiler jusqu'à Méthode d'indemnité du congé annuel et cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Le congé annuel cumulé sera conservé dans Humi et versé lorsque l’employé prendra son congé annuel.
- Cliquez sur Enregistrer, et c'est tout!
À quoi s'attendre du scénario un :
- À chaque période de paie, l'employé cumulera une indemnité du congé annuel égale à 4 % des revenus admissibles aux congés annuels pendant la période de paie. Ce solde d'indemnité du congé annuel sera suivi dans Humi.
- L'employé cumulera des jours de congé annuel égal à 80 heures au cours d'une année. Votre employé peut demander des congés en utilisant le module Congés, et vous pouvez l'utiliser pour assurer le suivi et veiller à ce qu'il prenne le minimum requis de deux semaines de congés par an.
- Lorsqu'une demande de congé est approuvée, les heures de congé sont automatiquement ajoutées à la paie de l'employé pour la période de paie appropriée. La paie de Humi calcule automatiquement la valeur des heures de congé en les multipliant par le taux de rémunération de l'employé.
- Lorsque la période de paie est approuvée, la valeur des heures de congés calculées sur le cycle de paie est déduite du solde d'indemnité du congé annuel de l'employé.
La situation :
- Un employé a droit à « quatre semaines de congé annuel payé » selon son contrat de travail.
- L'employé travaille en Alberta, il travaille 40 heures par semaine et il est employé depuis deux ans.
- En Alberta, l'employé a légalement droit à un minimum de deux semaines de congés et à une indemnité de congé annuel correspondant à 4 % de son salaire. Le contrat de travail promet « quatre semaines de congé annuel payé », ce qui dépasse le minimum prévu par la loi.
- Dans ce type de scénario, de nombreux employeurs choisissent de ne suivre que les jours de congé annuel, car ils croient fermement qu'en cas de vérification par le bureau des normes d'emploi de leur administration, les quatre semaines de congés payés dépasseraient également l'obligation de l'indemnité minimale du congé annuel.
Comment configurer vos paramètres :
-
Pour configurer les jours de congé annuel :
- Créez un nouveau type de congé pour le congé annuel.
- Dans le champ Payez-vous vos employés pour ce type de congé? sélectionnez Heures rémunérées.
- Dans le champ Se connecter à un type de revenu, sélectionnez Paie de congé annuel - Congé
- Créez une nouvelle politique de congés sous Type de congé.
- Dans le champ Jours/heures cumulés par an, saisissez 160 heures ou 20 jours
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Pour configurer l'indemnité du congé annuel :
Si votre entreprise choisit de suivre uniquement les jours de congé de l'employé et de ne pas suivre l'indemnité du congé annuel, la prochaine étape est simple :- À partir de la section Personnel, accédez au profil de l'employé et cliquez sur l'onglet Poste et rémunération.
- Faites défiler jusqu'à la rémunération de l'employé et saisissez 0 % dans le champ Pourcentage d'indemnité du congé annuel ou laissez-le vide.
- Ensuite, faites défiler jusqu'à Méthode d'indemnité du congé annuel et cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Le congé annuel cumulé sera conservé dans Humi et versé lorsque l’employé prendra son congé annuel.
- Cliquez sur Enregistrer, et c'est tout!
À quoi s'attendre du scénario deux :
- L'employé cumulera des jours de congé annuel égal à 160 heures au cours d'une année. Votre employé peut demander des congés en utilisant le module Congés, et vous pouvez l'utiliser pour assurer le suivi et veiller à ce qu'il prenne le minimum requis de deux semaines de congés par an.
- Lorsqu'une demande de congé est approuvée, les heures de congé sont automatiquement ajoutées à la paie de l'employé pour la période de paie appropriée. La paie de Humi calcule automatiquement la valeur des heures de congé en les multipliant par le taux de rémunération de l'employé.
- Lorsque la période de paie est approuvée, la valeur des heures de congés calculées sur le cycle de paie est déduite du solde d'indemnité du congé annuel de l'employé.
- Le solde d'indemnité du congé annuel de l'employé affichera toujours un solde négatif car aucune indemnité de congé annuel ne s'accumule. Vous pouvez ignorer le solde d'indemnité du congé annuel.
Ce type de politique de congés comporte des avantages et des inconvénients :
Les avantages comprennent la facilité d'administration et d'explication.
Si le taux de rémunération d'un employé change, mais que vous souhaitez verser la totalité de ses congés à son taux de rémunération, vous n'avez pas besoin d'ajuster ou de modifier son solde d'indemnité de congé annuel.
Les inconvénients comprennent le risque qu'un employé gagne des gains admissibles aux congés irréguliers et que, par conséquent, les quatre semaines de congé annuel ne soient pas suffisantes pour satisfaire aux exigences en matière d'indemnité de congé annuel. Par exemple, si un employé perçoit une part importante de ses revenus sous forme de commissions ou de primes liées au travail, ces types de revenus sont considérés comme des revenus « admissibles aux congés » et doivent faire l'objet d'un calcul d'indemnité du congé annuel. Si votre politique de quatre semaines de congé annuel payé ne remplace que le salaire normal de l'employé, vous risquez de verser une indemnité du congé annuel inférieure à 4 %.
Attention
Humi recommande fortement qu'avant de mettre en œuvre une politique de congés où l'indemnité du congé annuel n'est pas suivi, vous examiniez les exigences législatives de votre administration, ainsi que les politiques et procédures de votre entreprise, afin de vous assurer que vous protégez votre entreprise d'un risque de vérification.
La situation :
- Un salarié travaille à temps partiel, est rémunéré à l'heure et a un horaire variable. En moyenne, l'employé travaille 5 jours par semaine.
- L'employé perçoit son indemnité de congé annuel cumulée à chaque paie. L'employé travaille au Manitoba et a droit au minimum de congé annuel prévu par la loi.
- Au Manitoba, un employé a droit à un congé annuel de deux semaines et une indemnité de congé annuel correspondant à 4 % de son salairep.
Comment configurer vos paramètres :
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Pour configurer les jours de congé annuel :
- Créez un nouveau type de congé pour le congé annuel non payé.
- Dans les Paramètres de congés payés, sélectionnez Non payé
- Créez une nouvelle politique de congés sous Type de congé annuel non payé.
- Dans le champ Jours/heures cumulés par an, saisissez 160 heures ou 20 jours
-
Pour configurer l'indemnité du congé annuel :
Pour ce scénario, il y a deux parties à la configuration.- Tout d'abord, à partir de la section Personnel, accédez au profil de l'employé et cliquez sur l'onglet Poste et rémunération.
- Faites défiler jusqu'à la rémunération de l'employé et saisissez 4 % dans le champ Pourcentage d'indemnité du congé annuel.
- Ensuite, dans la section Méthode d'indemnité du congé annuel, sélectionnez Verser l'indemnité du congé annuel cumulée à chaque paie.
- Cela permet de s'assurer que l'employé accumule à la fois les jours et l'indemnité de congé annuel auxquels il a droit.
À quoi s'attendre du scénario trois :
- À chaque période de paie, l'employé cumulera une indemnité du congé annuel égale à 4 % des revenus admissibles aux congés annuels pendant la période de paie. Cela vous permettra de vous assurer que vous remplissez vos obligations en matière de congés annuels.
- L'employé cumulera des jours de congé annuel égal à 10 jours au cours d'une année. Votre employé peut demander des congés en utilisant le module Congés, et vous pouvez l'utiliser pour assurer le suivi et veiller à ce qu'il prenne le minimum requis de deux semaines de congés par an.
- En marquant la politique de congés comme « congés non payés » dans le module Congés, vous vous assurez que les congés ne sont pas pris en compte dans le calcul de la paie.
Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre vos exigences en matière d'indemnité de congé annuel et comment configurer Humi en fonction de la politique de votre entreprise. Les exigences légales en matière de congés sont complexes. Il est donc important d'élaborer une politique bien documentée et de la communiquer clairement à vos employés.