Étape 4 - Créer, examiner et finaliser les feuillets T4

Avez-vous terminé la troisième étape? Avant de lire cet article, nous vous suggérons fortement de lire Étape 3 - Concilier et valider en premier.

Avant d'entamer les étapes pour créer, réviser et finaliser vos feuillets T4, nous voulons vous fournir des informations utiles. Si vous êtes déjà un expert, vous pouvez sauter cette section et passer directement à la section Produire vos feuillets T4 dans Humi.

Informations utiles

Chaque année d'imposition, les employeurs canadiens qui ont versé des rémunérations à leurs employés tout au long de l'année sont tenus de remplir et d'émettre des feuillets T4 à leurs employés.

Si vous êtes novice en matière de paie ou de processus de fin d'année, voici quelques informations sur les T4 et les exigences qui s'y rattachent. La plupart des montants versés par un employeur à un particulier sont appelés « rémunération », et les feuillets T4 couvrent les types de rémunération suivants :

• Traitements, salaires (y compris ceux qui tiennent lieu de préavis de congédiement), pourboires ou gratifications, primes, indemnité de congé annuel, commissions d'emploi, gains bruts et assurables des pêcheurs indépendants, et toute autre rémunération (voir la case 14 - Revenus d'emploi pour obtenir une liste détaillée) que vous avez versée à des employés au cours de l'année
• Avantages ou allocations imposables
• Allocations de retraite
• Retenues que vous avez effectuées au cours de l'année
• Montants du facteur d'équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé des prestations pour l'année dans le cadre de votre régime de retraite agréé (RRA) ou de votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)

Tous les types de rémunération inclus dans Humi par défaut sont automatiquement attribués aux cases correspondantes du feuillet T4. Si vous avez demandé un type de revenu personnalisé, vous devrez sélectionner la case du feuillet T4 à laquelle la rémunération doit être attribuée.

Les avantages sont déclarés dans toutes les cases requises sur les feuillets T4

Les allocations et avantages imposables peuvent avoir des exigences de déclaration supplémentaires sur le feuillet T4.

Par exemple, en plus de déclarer une allocation de logement à la case 14 comme revenu d'emploi, il faut la déclarer à nouveau dans la section « Autres revenus » du feuillet T4 avec le code 30.

Tous les types d'avantages et de retenues inclus par défaut dans Humi sont automatiquement attribués aux cases correspondantes sur le feuillet T4. Si vous avez demandé une retenue ou un avantage personnalisé, vous devrez sélectionner la case du feuillet T4 à laquelle l'avantage doit être attribué.

Pour en savoir plus sur la déclaration des avantages, consultez l' Étape 2 : Examiner les avantages imposables

Vérifiez l'exactitude des registres des cumulatifs annuels

Les employeurs qui ont changé de fournisseur de services de paie et ont commencé à utiliser Paie Humi en cours d'année devaient téléverser le CDA des registres de paie.

Une fois les feuillets T4 préparés, les montants du CDA sont ajoutés aux montants traités dans Paie Humi afin d'obtenir le contexte d'une année complète sur la paie.

Il est important de revoir et de mettre à jour les registres si nécessaire pour s'assurer qu'ils représentent fidèlement les paies traitées par les précédents fournisseurs de services de paie.

Si vous n'êtes pas certain ou avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter.

Maintenant que vous avez lu ces conseils utiles, penchons-nous sur cet article où nous vous expliquerons les étapes suivantes pour créer et produire vos feuillets T4 :

1. Produire vos feuillets T4 dans Humi
2. Examiner les feuillets T4
3. Finaliser les feuillets T4 dans Humi
4. Télécharger le dossier fiscal dans Humi
5. Envoyer les feuillets T4 aux employés

Partie 4 - Produire vos feuillets T4 dans Humi

Nous avons simplifié la production de vos feuillets T4 dans Humi. Si vous ne savez pas comment procéder, consultez cet article détaillé : Générer les feuillets T4 des employés.

Partie 2 - Examiner les feuillets T4

À l'étape 1, Humi a totalisé tous les renseignements dans notre système pour créer les feuillets T4. C'est votre occasion d'examiner ces feuillets T4 et de vérifier leur exactitude avant la soumission.

Deux cases du feuillet T4 doivent être remplies par un administrateur de la paie, car les données ne sont pas fondées sur l'historique de la paie au cours de l'année :

• Case 45 - Prestations dentaires offertes par l'employeur
• Case 50 - Numéro d'agrément d'un RPA ou d'un RPDB

Humi a facilité la saisie de ces renseignements dans le flux de rajustement de fin d'année. Si vous avez sauté cette étape ou omis un employé, Humi vous avertira si ces renseignements ne figurent pas sur le feuillet T4 afin que vous puissiez le modifier directement.

Partie 4 - Finaliser vos feuillets T4 dans Humi

En cliquant sur Finaliser et produire, vous indiquez à Humi que vous avez vérifié l'exactitude de tous les feuillets T4. Les feuillets T4 seront ensuite verrouillés. Par défaut, Humi transmet vos feuillets T4 à l'ARC.

Si vous souhaitez vous désinscrire du service de transmission des déclarations, vous pouvez sélectionner « Je ne veux pas que Humi soumette à l'ARC en mon nom ». avant de produire les feuillets T4.

1. Si Humi transmet vos feuillets T4, passez à l'étape 4 : Télécharger le dossier fiscal.
2. Si vous avez choisi de ne pas utiliser le service de transmission des feuillets T4 de Humi, passez alors à la Partie 3 (b) - Produire des feuillets et des sommaires auprès de l'ARC

Partie 3 (b) - Produire des feuillets et des sommaires auprès de l'ARC

Qu'est-ce qu'un formulaire T619?

Le formulaire T619 est un document de transmission par voie électronique du feuillet T4 et du T4 Sommaire. Celui-ci doit être téléchargé et transmis à l'ARC. En outre, le formulaire T619 peut également être téléchargé et consulté sous forme de fichier texte.

Si vous avez choisi de ne pas utiliser le service de transmission des feuillets T4 de Humi, après avoir finalisé vos feuillets T4, vous devrez télécharger le formulaire T619 sur le portail en ligne de l'ARC, Options de transfert de fichiers par Internet.

Produire des déclarations en ligne auprès de l'ARC

Vous pouvez également produire un formulaire T619 à partir de votre compte  Mon dossier d'entreprise.

Le lien pour ce faire est également disponible dans la bannière juste au-dessus de la liste des feuillets T4 des employés dans l'application : Paie > Registres > Formulaires d'impôt > cliquez dans la trousse de l'employeur

1. Assurez-vous que vous disposez des éléments de la liste de vérification indiqués sur le site Web de l'ARC, puis faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur J'accepte.
   
   
2. Saisissez votre numéro de compte de l'ARC et votre code d'accès Web, puis suivez le processus comme indiqué sur la page.
   • Lors de la saisie du numéro de compte de l'ARC, utilisez votre numéro à 9 chiffres suivi de votre code de programme de l'ARC et de votre numéro de référence de l'ARC (le plus souvent 0001). Par exemple, 123456789RP0001
   • Si vous n'avez pas de code d'accès Web, visitez le lien Besoin d’un code d’accès Web? dans la liste de vérification en ligne de l'ARC.
     
     
3. Enfin, téléversez le fichier XML du formulaire T619 et cliquez sur Soumettre.
4. Retournez à Humi et indiquez votre numéro de confirmation dans le champ Numéro de confirmation de l'ARC dans le flux de production du feuillet T4.
5. Cliquez sur Enregistrer le numéro de confirmation.
6. Et voilà, vous avez produit vos feuillets T4 avec succès! C'est le moment de vous féliciter d'un travail bien fait!

Partie 4 - Télécharger le dossier fiscal dans Humi

Le dossier fiscal de Paie Humi fournit deux types de renseignements fiscaux à des fins d'examen et de production des déclarations de revenus :

Feuillets T4‍ des employés
Les feuillets T4 sont des résumés des revenus d'emploi et des retenues annuelles pour chaque employé. Humi produira un feuillet T4 pour tous les employés actifs et ayant quitté l'entreprise pour lesquels les salaires ont été versés par l'entremise de Paie Humi.

T4 Sommaire
Le T4 Sommaire indique le total des renseignements déclarés sur tous les feuillets T4 que vous avez préparés pour chaque employé pour l'année civile.

Vous pouvez trouver le T4 Sommaire dans le module T4 situé sous chaque feuillet T4 d'employé. Il est important de noter que notre T4 Sommaire est en mode lecture seule et ne peut pas être téléchargé. C'est parce que l'ARC ne nécessite pas de T4 Sommaire si vos feuillets T4 sont transmis par voie électronique.

Si vous avez besoin d'un T4 Sommaire, ne vous inquiétez pas! Veuillez visiter ce lien pour obtenir un T4 Sommaire remplissable au format PDF. C'est tout!

En savoir plus sur le site Web de l'ARC

Partie 5 - Envoyer les feuillets T4 aux employés

Une fois les feuillets T4 finalisés, vous pouvez cliquer sur « Envoyer les feuillets T4 aux employés » pour envoyer le courriel protégé par mot de passe à tous les employés qui nécessitent un feuillet T4.

À partir de la page « Dossier fiscal » dans Humi, cliquez sur « Envoyer les feuillets T4 aux employés » pour envoyer un fichier sécurisé du T4 au format PDF à l'adresse courriel de chaque employé, tirée des coordonnées enregistrées dans Humi.