Étape 3 : Concilier et valider

Avez-vous terminé la deuxième étape? Avant de lire cet article, nous vous suggérons fortement de lire Étape 2 - Avantages imposables en premier.

Cette étape vous guidera dans la conciliation et la validation de vos registres. 

La conciliation et la validation de vos registres peuvent être difficiles, car les modifications apportées à un registre peuvent avoir un impact sur un autre et le rendre incorrect.

Par exemple, si un avantage imposable non pécuniaire est ajouté lors de l'examen, les cotisations au RPC et à l'AE dues à l'ARC peuvent augmenter. Il est donc essentiel de suivre un processus dans lequel vous examinez vos registres, effectuez des ajustements (si nécessaire), puis examinez à nouveau vos registres.

Cependant, nous vous recommandons fortement d'achever cette étape pour cerner et concilier tout écart potentiel avant de générer vos feuillets T4. À long terme, cela vous fera gagner beaucoup de temps (et vous évitera des maux de tête).

Partie 1 - Ajouter les prestations dentaires

Si votre employeur fournit des prestations dentaires, vous pouvez facilement saisir ces codes à l'aide de notre outil de rajustement de fin d'année. Nous avons conçu cet outil pour rendre le processus aussi simple et efficace que possible, afin d'assurer l'exactitude des données de vos avantages.

Souhaitez-vous en savoir plus? Passez à la partie 5 pour plus de détails sur l'outil de rajustement de fin d'année.

Partie 2 - Exécuter un rapport de RGAP

Exécutez le rapport d'analyse de la RGAP pour vérifier les retenues obligatoires au titre du RPC et de l'AE

À partir de Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport de RGAP. Le rapport de RGAP vous aidera à cerner rapidement tout écart possible dans ce qui suit :

• RPC de l’employé
• RPC de l'employeur
• AE de l’employé
• AE de l'employeur

Nous vous recommandons d'effectuer cet examen avant de générer les feuillets T4 de vos employés afin d'éviter que votre entreprise ne reçoive une revue des gains assurables ouvrant droit à pension (RGAP) de l'ARC.

Exemple

Vous pouvez facilement voir une divergence si un montant autre que zéro apparaît dans l'un des champs de variance.

Un écart positif signifie qu'il y a un excédent (c.-à-d. un montant versé en trop) et un écart négatif signifie qu'il y a une insuffisance (c.-à-d. un montant versé insuffisant).

Pour les excédents, aucune mesure n'est requis de votre part, car l'ARC remboursera les montants versés en trop à l'employé sous forme de remboursement d'impôt.

Veuillez noter qu'il est normal de constater des écarts mineurs s'il y a encore des paies en suspens pour l'année d'imposition en cours.

Si la dernière paie de l'année n'a pas encore été traitée, vous devez vérifier si les écarts seront comblés ou non par la dernière paie.

Éléments à examiner dans ce rapport :

Causes courantes d'écart des cotisations au titre du RPC et de l'AE

• Erreurs d'arrondi. Il est possible que les retenues du RPC et d'AE par période soient exactes, mais que des écarts mineurs soient constatés lorsque les montants par période sont additionnés pour obtenir le montant annuel en raison des arrondis. Il est peu probable que ces écarts entraînent une RGAP ou un avis de l'ARC.
• L'employé a gagné moins de revenus ouvrant droit à pension au cours d'une période de paie que le montant de l'exemption de base de la période de paie.
• Configuration incorrecte des états d'exemption des cotisations au RPC ou à l'AE. Par exemple, lorsqu'un employé atteint l'âge de 18 ans et devient non-exempté ou atteint l'âge de 70 ans et devient exempté.
• Montants cumulés incorrects ou manquants téléversés vers la Paie Humi lors de la mise en œuvre.
• Un changement dans la fréquence de la paie en cours d'année.
• Les dossiers ont été ajustés rétroactivement et ne correspondaient plus aux versements effectués.
• Erreurs administratives ou de calcul.

Si vous constatez un écart qui, selon vous, n'est pas une erreur d'arrondi, nous avons inclus quatre colonnes dans le rapport pour vous aider à déterminer la cause principale :

• Anniversaire de l'employé
• Exemption des cotisations au RPC
• Exemption des cotisations à l'AE
• Y a-t-il un cumul annuel?

Partie 3 - Exécuter le rapport d'aperçu de feuillets T4

Exécutez le rapport d'aperçu de feuillets T4 pour vérifier que les revenus et les retenues sont déclarés dans les bonnes cases

Le rapport d'aperçu des feuillets T4 de Humi est conçu pour vous aider à examiner rapidement l'emplacement des codes de gains et à vérifier l'exactitude générale. En procédant à cet examen avant de générer vos feuillets T4, vous éviterez les erreurs et les modifications des T4 fastidieux. Le rapport de prévisualisation des T4 vous permet de générer un aperçu case par case de vos feuillets T4, ventilés par employé.

Pour accéder à ce rapport, rendez vous au module Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport sur l'aperçu des T4.

Vous pouvez vérifier cette information dans le profil de l'employé sous les onglets Personnel et Poste et rémunération.

Confirmez que tous les types de revenus sont configurés correctement

Certains types de revenus ont des exigences spécifiques de déclaration sur les feuillets T4.

Ces ressources peuvent vous aider à comprendre les exigences relatives aux types de rémunération que vous avez offerts à vos employés au cours de l'année d'imposition :

• Tableau de référence des avantages de l'ARC
• Tableau de référence des paiements spéciaux de l'ARC
• Liste de référence des cases du feuillet T4 de l'ARC

Grâce à ces renseignements, vous pouvez utiliser le rapport d'aperçu des T4 pour vous assurer qu'ils satisfont aux exigences de déclaration.

Comprendre les types de rémunération

Si vous souhaitez examiner les spécificités de certains types de rémunération dans votre compte, utilisez les liens ci-dessous pour en savoir plus :

• Types de rémunération salariale et horaire
• Montants et comportements des retenues pour avantages et allocations imposables
• Montants et comportements des retenues pour des types de revenus supplémentaires

Ressources utiles de l'ARC

Humi automatise un grand nombre de ces processus, mais il est conseillé aux employeurs d'effectuer également un examen périodique de tous les registres de paie.

L'ARC a publié une série de ressources utiles pour faciliter ce processus de révision :

• Calcul des cotisations au RPC (plusieurs périodes de paie ou vérification de fin d'année)
• Calculateur en direct de retenues sur la paie (CDRP)
• Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)

Partie 4 - Télécharger un aperçu du feuillet T4

Téléchargez un aperçu du feuillet T4 pour vous assurer que le numéro d'assurance sociale et l'adresse courriel de tous les employés sont exacts

L'ARC utilise le numéro d'assurance sociale indiqué sur le feuillet T4 et pour identifier le contribuable. Si ce numéro est erroné, votre employé rencontrera des difficultés lorsqu'il déclarera ses impôts personnels.

Vous devrez également vérifier l'exactitude de l'adresse courriel de vos employés et vous assurer qu'ils y auront accès. Ceci est important car Humi enverra aux employés leur feuillet T4 par courriel protégé par mot de passe. Par conséquent, tous les employés (actifs et ayant quitté l'entreprise) doivent être en mesure de recevoir ce courriel de Humi.

Confirmez l'exactitude des informations personnelles de votre employé :

• Prénom de l'employé (légal)
• Nom de famille de l'employé (légal)
• Adresse de l'employé
• Courriel valide de l'employé (pour les employés ayant quitté l'entreprise, utiliser leur courriel personnel)
• Numéro d'assurance sociale (pour des raisons de sécurité, le rapport d'aperçu de T4 affichera un NAS partiellement caviardé)

Les administrateurs peuvent mettre à jour les noms légaux des employés, adresses, courriel ou NAS directement depuis le profil d'employé sous les onglets Personnel ou Poste et rémunération.

Partie 5 - Utiliser l'outil de rajustement de fin d'année

Avec Humi, il est facile d'effectuer les rajustements nécessaires avec notre outil de rajustement de fin d'année! Il s'agit d'un outil puissant que les administrateurs ne devraient utiliser qu'après avoir examiné attentivement les données de paie et les exigences relatives aux feuillets T4.

Pour un guide étape par étape sur l'utilisation de l'outil de rajustement de fin d'année, cliquez ici.

Corrigez les problèmes que vous avez relevés dans le rapport d'analyse de la RGAP et/ou dans le rapport d'aperçu du feuillet T4

Le tableau de rajustement affiche une rangée pour chaque employé inscrit sur au moins une feuille de paie au cours de l'année. Le tableau comprend également une colonne pour chaque type de rémunération, de revenu supplémentaire, d'avantage et/ou de retenue figurant sur au moins une paie au cours de l'année.

Pour effectuer un rajustement, double-cliquez sur le champ et effectuez le changement.

• Pour augmenter la valeur d'un revenu ou d'un avantage, saisissez un montant positif.
• Pour augmenter la valeur d'un impôt ou d'une retenue, saisissez une valeur positive en dollars.

Humi enregistre automatiquement les modifications et les reflète sur le feuillet T4.

Nouveauté de 2023! Ajoutez des renseignements sur les prestations dentaires

Pour l'année civile 2023 et les années suivantes, il est obligatoire d'indiquer dans la case 45 du feuillet T4 si l'employé ou l'un des membres de sa famille était admissible, au 31 décembre de l'année en question, à une assurance soins dentaires ou à une couverture de services de soins dentaires de quelque nature que ce soit que vous avez offerte, comme suit :

Pour saisir ces renseignements dans Humi, sélectionnez simplement le code correspondant à la couverture dentaire admissible pour cet employé au 31 décembre dans l'outil de rajustement de fin d'année, dans la colonne intitulée Prestations dentaires offertes par l'employeur

Ajoutez des informations sur le régime de retraite (si nécessaire)

Si vous avez utilisé un régime de retraite à prestations déterminées, régime de retraite à cotisations déterminées ou régime d'intéressement, vous devrez remplir la case 50 avec le numéro d'agrément du régime de retraite et la case 52 avec le montant du facteur d'équivalence sur les feuillets T4 une fois qu'ils auront été générés.

Partie 6 - Verser les retenues du RPC, de l'AE et les retenues obligatoires en souffrance

Il est conseillé de concilier les montants versés à l'ARC avec le total des retenues obligatoires de l'année et, le cas échéant, d'effectuer des versements supplémentaires. Vous pouvez consulter tous les paiements reçus par l'ARC dans votre compte Mon Entreprise et les comparer au total des retenues obligatoires. Vous devrez verser tout impôt dû, toute retenue obligatoire au titre du RPC ou de l'AE avant ou dans le cadre du versement final pour l'année d'imposition par l'intermédiaire de votre compte Mon dossier d'entreprise de l'ARC.

Vous n'encourrez aucune pénalité ni aucun intérêt si les montants dus sont versés à l'ARC avant la date limite de la période de versements.

L'ARC offre une solution de dernier recours appelée paiement sur production, ce qui permet aux employeurs admissibles de verser un paiement de rredressement au plus tard le dernier jour de février sans être assujettis à une pénalité ou à des intérêts.

Les employeurs sont admissibles s'ils satisfont aux trois critères suivants :

1. Le paiement de redressement est inférieur à 1 % de leurs versements annuels totaux
2. Ils respectent parfaitement les exigences en matière de paie :
   • Aucun versement en retard ou en souffrance
   • Aucune cotisation dans l'année de production
   • Toutes les déclarations de renseignements T4 ont été produites au plus tard à la date limite
3. Ils doivent répondre à au moins une des conditions suivantes :
   • Les employés reçoivent un salaire ou un traitement basé sur des actions
   • Les employeurs se sont appuyés sur des renseignements de tiers pour les assurances, les prestations de santé, le courtage, les avantages imposables et/ou le kilométrage du parc automobile
   • Certains employés vivent dans d'autres administrations fiscales

Cependant, nous recommandons généralement de verser les montants dus dès que possible et de recourir aux paiements sur production uniquement en cas d'une véritable d'urgence, comme pour concilier des écarts constatés après la date limite de versement.

Ressources téléchargeables :