Considérez l'onglet « Documents » du profil de l’employé comme votre dossier numérique, dans lequel vous pouvez stocker tous les documents pertinents pour l'employé. Les documents attribués à l'employé seront automatiquement enregistrés ici, et vous pouvez également télécharger des documents relatifs à la personne dans cet onglet.
Ajout de documents au profil de l'employé
Si vous ajoutez des documents directement au profil d’un employé, vous pouvez spécifier qui aura accès à ce document sur le profil de l’employé. Cette option est particulièrement utile si vous souhaitez voir apparaitre un document sur le profil de l’employé, sans qu'il puisse toutefois avoir accès à ce document. Apprenez comment ajouter des documents directement au profil d’un employé.
Gérer les documents dans l’onglet « Documents »
Trouver des documents
Vous pouvez rapidement retrouver des documents reliés à un employé en entrant le nom du document dans la barre de recherche ou en organisant le tableau des documents. Pour organiser le tableau, cliquez sur l'un des titres de colonnes (Nom, créé, statut), et le tableau sera réorganisé alphabétiquement, chronologiquement ou par groupe de statut.
Télécharger des documents en masse
Supposons que vous téléchargez plusieurs documents du même type, tels que des anciens bulletins de paie ou des évaluations de performance. Dans ce cas, nous vous recommandons de nommer les fichiers en utilisant une hiérarchie de groupe, telle que « Bulletin de paie - John Smith - 21/06/2022 », ce qui facilitera grandement la recherche lorsque vous utiliserez la barre de recherche ou le filtre « Nom ».
Télécharger ou supprimer un document
Cliquez n'importe où sur la ligne d'un document pour l'ouvrir et le visualiser. Cela ouvrira la page du document, où vous pourrez accéder à plusieurs options. En utilisant les trois points dans le coin supérieur droit, vous pouvez supprimer ou télécharger le document.
Documents signés
Si des documents signés sont au dossier, une page supplémentaire sera ajoutée au document. Cette page sert de piste d'audit, indiquant qui a envoyé le document et quand il a été envoyé, visualisé, signé et complété.