Avant d'entrer dans le vif du sujet, commençons par expliquer ce que signifie « calculer au prorata ».
En termes simples, le « calcul au prorata de la paie » consiste à calculer le montant que vous devez verser à un employé pour les heures travaillées au cours de la période de paie.
Par exemple, supposons que la période de paie de l'employeur soit de deux semaines et que le premier jour de travail d'un employé commence le lundi de la deuxième semaine de la période de paie. Le cas échéant, sa première paie sera calculée au prorata pour n'y compter que la semaine où il a travaillé au cours de la période de paie de deux semaines.
Cela signifie que sa première paie correspondra exactement à la moitié de sa paie normale s'il travaille pendant une période de paie de deux semaines.
Pour assurer une paie exacte, Humi calcule au prorata la paie régulière et ne paie l'employé que pour la semaine pendant laquelle il a travaillé au cours de la période de paie de deux semaines.
Il existe de nombreux scénarios dans lesquels un employé peut percevoir un salaire au prorata, notamment :
- Le premier jour de travail a lieu au cours d'une période de paie
- Le dernier jour de travail a lieu au cours d'une période de paye
- L'obtention d'une promotion avec une augmentation de salaire a lieu au cours d'une période de paie
- Un « autre revenu » gagné selon un taux horaire et non selon la « paie régulière ». Par exemple, les congés payés ou les congés de maladie.
Comme vous pouvez le constater dans ces exemples, nous ne calculons le prorata de la paie régulière que lorsque des changements de rémunération sont effectués au milieu de la période de paie.
Chaque entreprise dispose de sa propre politique en matière de calcul au prorata de la paie régulière de ses employés.
Chez Humi, nous vous recommandons toujours d'obtenir des conseils d'un comptable pour vous assurer que vos méthodes sont conformes à la Loi sur les normes d'emploi (LNE) de votre province.
Comment Humi calcule au prorata la paie régulière
Humi calcule au prorata les paies régulières en fonction des lignes directrices établies par l'Institut national de la paie (INP), (anciennement l'Association canadienne de la paie [ACP]). Cette méthode utilise « 260 » comme nombre de jours ouvrables dans une année pour déterminer le taux de rémunération journalier de l'employé.
Si vous vous demandez d'où vient le nombre 260 alors qu'il y a 365 jours dans une année, n'oubliez pas : cela ne comprend pas les fins de semaine (5 jours par semaine x 52 semaines = 260 jours).
Les étapes suivies par Humi pour effectuer un calcul au prorata lorsqu'un employé commence un emploi, quitte un emploi ou perçoit un nouveau salaire au milieu d'une période :
Diviser le(s) salaire(s) actuel(s) de l'employé par 260
Prenons l'exemple d'un employé fictif, Daniel. Son salaire est de 50 000 $.
Pour connaître son salaire journalier, nous faisons le calcul suivant : 50 000/260 = 192,31 $
Déterminer le nombre de jours payables qu'il a travaillés au cours de la période donnée (ce nombre comprend les jours fériés et exclut les fins de semaine)
Le calendrier de paie de Daniel est bihebdomadaire et il a commencé à travailler le mardi de la deuxième semaine de la période de paie. Comme il a travaillé du mardi au vendredi, cela signifie qu'il n'a travaillé que quatre jours payables.
Multiplier le taux journalier par le nombre de jours travaillés
Daniel recevra - 192,31 $ (taux journalier) x 4 (jours travaillés payables au cours de la période de paie) = 769,23 $
Humi définit ce montant comme le salaire normal de l'employé, calculé au prorata pour la période donnée
Remarque
Si vous souhaitez modifier le calcul au prorata, cliquez sur la paie régulière et saisissez un nouveau montant.
Les étapes suivies par Humi pour effectuer un calcul au prorata lorsqu'un employé gagne d'autres revenus selon un taux horaire :
Diviser le(s) salaire(s) actuel(s) de l'employé par 260
Prenons l'exemple d'un employé fictif, Daniel. Son salaire est de 50 000 $ et il travaille 37,5 heures par semaine.
Pour connaître son salaire journalier, nous faisons le calcul suivant : 50 000/260 = 192,31 $
Déterminer le nombre d'heures travaillées par l'employé dans une journée
Pour déterminer le nombre d'heures travaillées par jour par Daniel, nous divisions le nombre d'heures par semaine de son salaire par 5 jours.
Nous faisons le calcul suivant : 37,5 / 5 = 7,5 heures par jour.
Déterminer le « taux horaire »
Pour déterminer le « taux horaire » de Daniel, nous divisions son salaire journalier par le nombre d'heures travaillées par jour. Afin d'assurer une exactitude totale, Humi arrondira le taux horaire à 4 décimales, soit 1/100e de centime.
Nous faisons le calcul suivant : 192,31 $ / 7,5 = 25,6410 $
Nous espérons que ces explications vous éclaireront davantage sur la manière dont Humi calcule au prorata la paie régulière!