Maintenant que vous avez créé une paie hors cycle, vous êtes prêt à la traiter et à payer vos employés.
Cette partie devrait être facile, car elle est très similaire à la façon dont vous traitez vos paies récurrentes.
Il y a trois étapes à suivre :
Avant de traiter la paie :
- Assurez-vous que les comptes bancaires, les crédits d’impôt, les rémunérations, et les départs sont bien configurés pour tous les employés.
- Assurez-vous que les types de revenus sont bien configurés pour tous les employés.
- Vérifiez l'exactitude des dates de la période de paie.
- Vos devez traiter la paie avant 16 h 30 (HNE) pour assurer le traitement des paiements le jour même.
Rappel : Si vous créez une paie hors-cycle alors que vous avez une paie régulière ouverte, vous ne pourrez pas confirmer la paie régulière avant d'avoir traité la paie hors-cycle.
Étape 1 : Modifier la paie
Après avoir créé votre paie hors cycle, vous serez automatiquement dirigé vers la page Modifier la paie.
Il y a quatre en-têtes sur la page Modifier la paie :
- Employé
- Rémunération
- Rémunération supplémentaire
- Paie brute
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment effectuer chaque étape, en commençant par l'ajout ou la suppression d'un employé dans une feuille de paie hors-cycle que vous avez créée.
Ajouter ou supprimer un employé
Revenons un moment à l'étape où vous configuriez cette paie hors cycle. Vous vous souvenez peut-être avoir vu l'option Ajouter tous les employés. Cependant, si cette paie n'était pas destinée à tous les employés, vous devez laissé cette option désactivée.
Par conséquent, par défaut, vous remarquerez que la page Modifier la paie est vide, et que vous devrez ajouter manuellement des employés à la paie hors cycle.
Pour ce faire, commencez par taper le nom de l'employé dans le champ « Ajouter un employé ». Une fois que vous trouvez son nom, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Poursuivez ce processus jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les employés requis à la feuille de paie.
Si vous avez accidentellement ajouté le mauvais employé, vous pouvez rapidement le supprimer en cliquant sur les trois points et en sélectionnant Supprimer.
Rémunération
Les paies hors cycle sont exclusivement désignées pour des rémunérations supplémentaires ou des remboursements, pas pour la rémunération régulière. C'est pourquoi vous remarquerez que cette colonne reste vide, affichant « Hors cycle » à la place. De plus, il est important de noter que les « Avantages sociaux et retenues » ne s'appliquent pas aux paies hors cycle non plus.
Rémunération supplémentaire
Dans cette section, vous allez saisir toute prime ou commission versée aux employés qui gagnent ces types de revenus en plus de leurs revenus normaux.
Il y a trois options disponibles sous Rémunération supplémentaire : Prime, Commission et Autre revenu.
Si cette rémunération ne correspond pas à une prime ou une commission, vous devrez utiliser l'option « + Autre Revenu ».
Si vous avez déjà configuré vos types de revenus personnalisés, ils apparaîtront lorsque vous cliquez sur le lien « + Autres revenus » et que vous faites défiler la page jusqu'à la section « Types de revenus en dollars ».
Si vous n'avez pas encore configuré vos types de revenus, une fenêtre contextuelle s'affichera avec un bouton dans le coin inférieur droit pour « Configurer des types de revenus ». Vous devrez configurer vos types de revenus avant de pouvoir traiter cette paie.
Découvrez comment ajouter des types de revenus ici.
Pour ajouter la rémunération supplémentaire, sélectionnez le type de revenu approprié, saisissez le montant nécessaire pour la période, puis cliquez sur « Enregistrer ». Vous verrez que la paie brute de l'employé augmentera pour refléter le montant de la rémunération supplémentaire, ainsi que l'indemnité du congé annuel applicable.
Paie brute - Ajouter un remboursement
Tous les remboursements sont non imposables, ce qui signifie que la paie brute de l'employé n'augmentera pas lorsque vous saisissez un remboursement.
Remarque : Sur le talon de paie de l'employé, tous les remboursements apparaîtront comme une ligne distincte.
Confirmer le mode de paiement
Par défaut, tous les employés seront payés par dépôt direct à condition que leurs renseignements bancaires soient correctement configurés dans Humi.
Si vous souhaitez verser les salaires par chèque, vous pouvez le faire en décochant la case « Dépôt direct ».
Remarque
Les montants totaux versés par chèque seront conservés dans les dossiers, mais les paies ne seront pas traitées avec Paie Humi.
Achever la modification
Une fois tous les détails du versement ajoutés, vous pouvez examiner la paie.
Cliquez sur « Suivant » en bas à droite pour achever la modification. Vous serez automatiquement dirigé vers la page Étape 2 : Examiner le récapitulatif de la paie.
C’est à cette étape que Paie Humi calculera les montants des retenues telles que le RPC, l’AE et l’impôt sur le revenu. Tous les montants de la paie seront également temporairement verrouillés afin d’éviter que des changements dans les rémunérations ou les avantages sociaux des employés ou des modifications d’un autre administrateur n’affectent la paie en cours.