Supposons que vous êtes l'une des nombreuses entreprises qui travaillent occasionnellement avec des entrepreneurs indépendants ou des consultants. Ainsi il vous arrive peut-être de travailler avec une entreprise de recrutement pour vous aider dans vos embauches, avec un comptable qui nécessite un accès aux dossiers et rapports de paie & ou avec des entrepreneurs pour des projets spécifiques.
Dans ce cas, vous pouvez vous demander comment leur donner accès à des modules spécifiques dans Humi sans les ajouter en tant qu'employé dans la paie de Humi.
Si vous travaillez avec un consultant ou un entrepreneur indépendant, les menus déroulants ci-dessous fournissent un guide étape par étape sur la façon de les ajouter dans Humi.
Comment ajouter des entrepreneurs indépendants ou des consultants dans Humi
Avant d'ajouter le consultant dans Humi, vous devriez avoir un rôle personnalisé disponible avec l'accès limité que le consultant nécessitera.
Si vous n'avez pas créé de rôle personnalisé, cliquez ici pour apprendre à créer un rôle personnalisé.
Exemple : Ajouter un rôle personnalisé pour un recruteur
Si vous travaillez avec un recruteur qui ne devrait avoir accès qu'au module "Recrutement", vous devrez créer un rôle personnalisé qui n'a accès qu'à "Recrutement".
Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Dans Paramètres, allez à Rôles & Permissions et cliquez sur le bouton + Créer un rôle personnalisé
- Sélectionnez Créer un rôle personnalisé à partir de zéro
- Entrez un nom et une description pour le rôle personnalisé et cliquez sur Enregistrer
- À l'étape 1 - Accès au module, cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu Navigation et activez la Vue Administrateur
- Faites défiler jusqu'à Recrutement et cliquez sur la flèche pour révéler Accès au recrutement
- Assurez-vous que les deux boutons soient activés et montrent la couleur verte
- À l'étape 2 - Niveaux de permission, cliquez sur le champ Peut accéder aux informations pour en haut à droite
- Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Tous les employés
- Cliquez sur Terminer, et votre nouveau rôle sera ajouté à Humi !
Le rôle personnalisé pour le consultant en recrutement a été créé, et vous pouvez maintenant passer à l'étape 2 !
Remarque importante
Si vous souhaitez que le consultant ait un accès en lecture seule, assurez-vous que la Vue Administrateur soit désactivée et affiche la couleur grise.
Si le consultant n’a pas encore de compte Humi, vous devrez l’ajouter en tant qu’employé pour pouvoir lui attribuer son rôle personnalisé. Découvrez comment ajouter un employé à Humi.
Lors de l'ajout du consultant à Humi, à la troisième étape, Intégration, retirez le rôle d'employé et cliquez sur le + Ajouter pour sélectionner le rôle personnalisé que vous avez créé pour eux, comme indiqué ci-dessous :
Remarque
Le nouvel employé devra compléter le processus d'intégration. Certains détails de base sont requis pour tous les employés dans Humi, donc vous devrez remplir les champs obligatoires tels que leur nom, leur courriel, le type de rémunération, etc.
Si nécessaire, vous pouvez saisir n'importe quelle information, du moment qu'elle répond aux exigences de ces champs, comme un faux nom ou une adresse fictive. Cela fonctionne également pour toute information que le nouvel employé remplira lui-même lors du processus d'intégration.
Utiliser le NAS d’un employé
Afin de rendre Humi accessible à tous les employés, vous pouvez choisir d'utiliser le numéro d’assurance sociale (NAS) d’un employé. Si cette option est activée, l’employé devra saisir son NAS lors de l’intégration pour terminer le processus. Toutefois il est possible de désactiver cette option, ce qui peut être pratique pour l’embauche d’un entrepreneur ou d’un consultant indépendant, ou pour l’embauche d’une personne qui travaille à l’extérieur du Canada.
Désactivez la collecte du NAS de l’employé en suivant les étapes ci-dessous :
- À partir de Personnel, sous l’onglet Répertoire cliquez sur le bouton « + Employé » dans le coin supérieur droit
- Lors de la première étape du processus d’embauche, faites défiler vers le bas jusqu’à la section NAS de l’employé, assurez-vous que le bouton est désactivé et qu’il est de couleur grise
Si vous n’ajoutez pas le nouvel employé à Paie Humi, vous pouvez désactiver l’obligation de synchroniser ses renseignements avec la paie.
- À partir de Personnel, sous l’onglet Répertoire cliquez sur le bouton « + Employé » dans le coin supérieur droit
- Lors de la première étape du processus d’embauche, faites défiler la page jusqu’à la section Paie Humi
- Assurez-vous que l’option « Synchroniser automatiquement les renseignements sur les employés avec Paie Humi » est désactivée et qu’elle est de couleur grise
- Cela désactivera automatiquement l’obligation d’indiquer le NAS de l’employé
Remarque importante : Ne pas synchroniser avec Paie Humi
Lorsque vous ajoutez le consultant en tant qu’employé dans Humi, FAITES ATTENTION À NE PAS ACTIVER le bouton Paie Humi si vous n’avez pas l’intention de le payer par le biais de Paie Humi. Seuls les employés payés par le biais de Paie Humi peuvent être ajoutés aux rapports de paie.
Humi ne gère pas les paiements des entrepreneurs. Pour le moment vous ne pouvez pas éditer de rapports de paie pour des personnes qui ne sont pas des employés au sens strict du mot dans Humi, c'est pourquoi nous déconseillons d’émettre des paiements aux entrepreneurs ou consultants par le biais de Humi car cela présente un risque si vous êtes sujets à des contrôles ou vérifications. Si le consultant est enregistré en tant qu'Entreprise à propriétaire unique ou Incorporation, il devrait être traité comme une relation d'entreprise à entreprise. Pour le moment, Humi n'est pas en mesure de supporter ce type de relation.
En raison de cela, Humi ne procure pas d'émission de T4A.
C'est tout! Vous êtes prêt pour ajouter des entrepreneurs ou des consultants à Humi quand vous en aurez besoin. Utilisez les liens ci-dessous pour en savoir plus sur tous les outils puissants dans notre module Personnel.