Il peut y avoir des cas où vous devez effectuer des retenues à la source supplémentaires pour les employés. Si vous avez besoin de configurer une retenue pour vos employés, vous êtes au bon endroit!
Qu'est-ce qu'une retenue?
Une retenue est un paiement prélevé sur le talon de paie d'un employé. Les exemples les plus courants de ces retenues imposées par le gouvernement qui peuvent venir à l'esprit sont le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu.
Cependant, si vous devez créer un autre type de retenue, vous pouvez facilement le faire dans Humi. Les autres types de retenues comprennent les cotisations syndicales, les retenues volontaires, les trop-payés de salaires, et bien plus.
Directives provinciales concernant les déductions des trop-payés
Si vous devez créer une retenue parce que vous avez payé un employé en trop, lisez cet article, qui résume les directives sur les trop-payés et les retenues pour chaque province selon la Loi sur les normes d'emploi (LNE).
Selon votre province, vous devrez peut-être fournir un avis écrit ou obtenir un consentement avant de récupérer les montants payés en trop. En savoir plus ici.
Comment créer une retenue
Créer une retenue est similaire à la création d'un avantage. La principale différence est que vous sélectionnez Retenues dans le menu déroulant Avantages et retenues au lieu d'Avantages sociaux. Cliquez sur chaque étape ci-dessous pour découvrir comment créer une retenue.
- À partir de la rubrique Paie, cliquez sur l'onglet Avantages et retenues et sélectionnez Retenues dans le menu déroulant.
- Pour créer une nouvelle retenue, cliquez sur le bouton + Créer une retenue dans le coin supérieur droit.
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Cliquez sur le menu déroulant sous le champ Type et sélectionnez le type de retenue.
Remarque
Si vous ne trouvez pas un type de retenue pertinent, vous pouvez demander un type de retenue personnalisé en cliquant sur le lien Demander une retenue personnalisée à côté du bouton + Créer une retenue. C'est le même processus que de demander un avantage personnalisé. Découvrez comment demander un type de retenue ou d’avantage personnalisé.
- Une fois le type de retenue choisi, vous devez nommer la retenue. Le nom de la retenue saisi ici sera affiché sur les talons de paie des employés et dans les rapports.
- Vous pouvez également ajouter un code GL de compte créditeur si nécessaire.
- Une fois les champs requis remplis, cliquez sur Enregistrer.
Maintenant que vous avez créé la retenue, elle s'affichera dans le tableau des retenues. L'étape suivante consiste à ajouter les employés requis au type de retenue que vous venez de créer.
- Cliquez sur le type de retenue que vous venez de créer.
- Cliquez sur l'onglet Employés.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Ajouter/Supprimer des employés.
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À partir de la fenêtre contextuelle Affecter des employés, sélectionnez les employés que vous souhaitez ajouter au type de retenue.
- Vous pouvez trouver les employés que vous recherchez de quelques façons :
- Utilisez des filtres pour trouver les employés que vous recherchez. Vous pouvez filtrer par département, poste ou statut d'emploi. Par exemple, si vous souhaitez ajouter des avantages sociaux aux nouveaux employés, vous pouvez filtrer par statut d'intégration.
- Recherchez par le nom de l'employé en utilisant la boîte de recherche.
- Cliquez sur Sélectionner la page pour sélectionner rapidement tous les employés.
- Vous pouvez trouver les employés que vous recherchez de quelques façons :
- Une fois les employés requis sélectionnés, cliquez sur le bouton Sélectionner.
Date de prise d'effet : La date de prise d'effet de la retenue sera par défaut la date à laquelle vous avez ajouté l'employé au type de retenue. Si vous souhaitez fixer une date ultérieure pour la retenue, cliquez sur l'icône du calendrier et sélectionnez une date.
Remarque
Comme pour les avantages sociaux, la Paie Humi ne calculera pas les retenues au prorata. Cela signifie que si la date de prise d'effet se situe au milieu d'une période de paie, le plein montant de la cotisation sera déduit de la paie de l'employé. Le montant de la cotisation ne sera pas calculé au prorata ou ajusté en fonction des jours effectivement travaillés par l'employé.
Cotisation salariale : Les montants des cotisations peuvent être définis en dollars ou en pourcentage en fonction de la rémunération. Ce montant sera déduit de la paie de l'employé.
Fréquence :
Cette section vous expliquera comment fixer une date pour le prélèvement des cotisations salariales sur la paie de votre employé. L'option par défaut est chaque période de paie, mais si vous préférez modifier la fréquence, utilisez le menu déroulant pour sélectionner l'une des options suivantes :
- Première période de paie
- Deuxième période de paie
- Dernière période de paie
- Chaque période de paie
- Une seule fois
Remarque importante
Si cette retenue correspond à un trop-payé et que l'employé peut le rembourser en un paiement unique, assurez-vous de modifier la fréquence à « Une seule fois ».
Astuce Humi
Si vous souhaitez appliquer une retenue à plusieurs employés en même temps, vous pouvez le faire en suivant les instructions dans cet article d'aide, mais sous l'onglet Retenue au lieu d'Avantages sociaux.
Allez à Paie > Avantages et retenues > Sélectionnez Retenues dans le menu déroulant > Cliquez sur le type de retenue dans le tableau > Cliquez sur l'onglet Employés > suivez les instructions ici.
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