Comment vérifier si les statuts des documents envoyés aux employés

Nous l'avons tous vécu : une notification de tâche s’affiche, et nous la mettons de côté. Quand la charge de travail s'accumule, il est facile de perdre d'oublier un document à remplir ou à signer.

Pour vous aider à ne rien oublier, nous avons simplifié le processus de suivi des statuts de documents et d'envoi de notifications de rappel pour garantir l'exécution des tâches.

Dans cet article, vous apprendrez comment surveiller l'état de complétion à la fois des documents à signature unique et à signatures multiples.

Vérifiez le statut des documents à signature unique

1. Utilisez la barre de recherche ou les balises pour trouver le document dont vous avez besoin dans le module Documents.

2. Cliquez sur le document pour ouvrir sa page de détails.

3. Accédez à l'onglet 'Employés assignés', où la colonne 'Statut' indique quels employés ont terminé de remplir le document.

Vous pouvez envoyer des notifications de rappel à tous les employés dont le statut est encore en attente. Vous pouvez également envoyer des notifications à des employés spécifiques, ajouter ou bien encore supprimer des employés du document si nécessaire.

Comment trouver un employé

Pour vérifier si un employé spécifique a signé ou pris connaissance du document, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour taper son nom et vérifier le statut lié à ce document et cet employé.
En outre, vous pouvez trier la liste en cliquant sur le titre de n'importe quelle colonne (Employé, Date, Statut), et Humi triera la liste par ordre alphabétique ou chronologique.

Vérifiez l'état de complétion des documents à signatures multiples

1. Dans les Documents, trouvez le document que vous voulez vérifier.

2. Cliquez sur le document pour accéder à sa page de détails.

3. Cliquez sur l'onglet Employés attribués.

4. Cliquez n'importe où sur la ligne pour voir qui a signé le document.

5. La fenêtre contextuelle Employés attribués apparaîtra, affichant le statut de signature de chaque employé. S'ils n'ont pas encore signé, un lien Rappeler sera disponible.

Après avoir consulté le statut du document, vous pouvez envoyer des notifications de rappel à tous les employés avec un statut en attente pour qu'ils signent ou accusent réception du document. 

Vous pouvez également ajouter ou supprimer le nom d'un employé d'un document si vos besoins ont changé.