Avant d'entamer les étapes pour créer produire vos feuillets T4, nous voulons vous fournir des informations utiles. Si vous êtes déjà un expert, vous pouvez sauter cette section et passer directement à la section Produire vos feuillets T4 dans Humi.
Informations utiles
Chaque année d'imposition, les employeurs canadiens qui ont versé des rémunérations à leurs employés tout au long de l'année sont tenus de remplir et d'émettre des feuillets T4 à leurs employés. La date limite pour produire vos déclarations de de revenus auprès de l'ARC et émettre les feuillets T4 aux employés pour l'année d'imposition 2022 est le 28 février 2023.
Si vous êtes novice en matière de paie ou de processus de fin d'année, voici quelques informations sur les T4 et les exigences qui s'y rattachent. La plupart des montants versés par un employeur à un particulier sont appelés « rémunération », et les feuillets T4 couvrent les types de rémunération suivants :
- Traitements, salaires (y compris ceux qui tiennent lieu de préavis de congédiement), pourboires ou gratifications, primes, indemnité de congé annuel, commissions d'emploi, gains bruts et assurables des pêcheurs indépendants, et toute autre rémunération (voir la case 14 - Revenus d'emploi pour obtenir une liste détaillée) que vous avez versée à des employés au cours de l'année.
- Avantages ou allocations imposables
- Allocations de retraite
- Retenues effectuées au cours de l'année
- Montants du facteur d'équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé des prestations pour l'année dans le cadre de votre régime de retraite agréé (RRA) ou de votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)
En général, les rémunérations comme les salaires et traitements, ainsi que les types de revenus supplémentaires comme les primes, les pourboires et les indemnités de congé annuel traités par le biais de Paie Humi sont automatiquement attribués aux cases correspondantes du feuillet T4.
Les avantages sont déclarés dans toutes les cases requises sur les feuillets T4
Dans certains cas, les allocations et les avantages imposables peuvent avoir des exigences de déclaration supplémentaires pour les feuillets T4.
Par exemple, en plus de déclarer une allocation de logement à la case 14 comme revenu d'emploi, il faut la déclarer à nouveau dans la section « Autres revenus » du feuillet T4 avec le code 30.
Il est important de veiller à ce que tous les avantages soient déclarés correctement dans les feuillets T4 en précisant le code correspondant à l'avantage.
Pour en savoir plus sur la déclaration des avantages, consultez l'Étape 2 : Revoir vos dossiers.
Vérifiez l'exactitude des registres des cumulatifs annuels
Les employeurs qui ont commencé à utiliser Paie Humi en cours d'année doivent téléverser le CDA des registres de paie.
Une fois les feuillets T4 préparés, les montants du CDA sont ajoutés aux montants traités dans Paie Humi afin d'obtenir le contexte d'une année complète sur la paie.
Il est important de revoir et de mettre à jour les registres si nécessaire pour s'assurer qu'ils représentent fidèlement les paies traitées par les précédents fournisseurs de services de paie.
En savoir plus sur la à jour du CDA des registres de paie.
Maintenant que vous avez lu ces conseils utiles, penchons-nous sur cet article où nous vous expliquerons les étapes suivantes pour créer et produire vos feuillets T4 :
- Produire vos feuillets T4 dans Humi
- Revoir et rajuster les pensions (le cas échéant)
- Finaliser les feuillets T4 dans Humi
- Envoyer les feuillets T4 aux employés
- Télécharger le dossier fiscal dans Humi
- Produire les feuillets et sommaires auprès de l'ARC
Produire vos feuillets T4 dans Humi
Nous avons simplifié la production de vos feuillets T4 dans Humi. Si vous ne savez pas comment procéder, consultez cet article détaillé :Générer les feuillets T4 des employés.
Revoir les feuillets T4 et rajuster les pensions (le cas échéant)
Si vous avez utilisé un régime de retraite à prestations déterminées, régime de retraite à cotisations déterminées ou régime d'intéressement, vous devrez remplir la case 50 avec le numéro d'agrément du régime de retraite.
et la case 52 avec le montant du facteur d'équivalence sur les feuillets T4 une fois qu'ils auront été générés. Humi affichera un message d'avertissement si nécessaire :
Pour remplir les cases 50 et 52, suivez les étapes décrites dans l'article Générer les feuillets T4 des employés.
3. Finaliser les feuillets T4 dans Humi
En cliquant sur Finaliser les feuillest T4, vous indiquez à Humi que vous avez vérifié l'exactitude de tous les feuillets T4. Ceux-ci seront ensuite verrouillés.
Les employeurs sont tenus d'émettre les feuillets T4 à tous leurs employés avant le dernier jour de février. Paie Humi facilite ce processus en offrant aux employeurs la possibilité d'envoyer tous les feuillets T4 directement aux employés.
Envoyer les feuillets T4 aux employés
Une fois les feuillets T4 finalisés, vous pouvez cliquer sur « Envoyer les feuillets T4 aux employés » pour envoyer le courriel protégé par mot de passe à tous les employés qui nécessitent un feuillet T4.
À partir de la page « Dossier fiscal » dans Humi, cliquez sur « Envoyer les feuillets T4 aux employés » pour envoyer un fichier sécurisé du feuillet T4 au format PDF à l'adresse courriel de chaque employé, selon les coordonnées enregistrées dans Humi.
Conseil
Pour assurer l'exactitude de l'adresse courriel dans Humi, vous pouvez leur demander de vérifier leur courriel dans leur profil d'employé et le mettre à jour si nécessaire.
Télécharger le dossier fiscal dans Humi
Le dossier fiscal contient une copie PDF de tous les feuillets T4 pour vos dossiers, ainsi que le fichier au format XML du formulaire T619 que vous devez transmettre à l'ARC.
Le dossier fiscal de Paie Humi fournit deux types de renseignements fiscaux à des fins d'examen et de production des déclarations de revenus :
Feuillets T4 des employés
Les feuillets T4 sont des résumés des revenus d'emploi et des retenues annuelles pour chaque employé. Humi produira un feuillet T4 pour tous les employés actifs et ayant quitté l'entreprise pour lesquels les salaires ont été versés par l'entremise de Paie Humi.
Le formulaire T619 est un document de transmission par voie électronique du feuillet T4 et du T4 Sommaire. Celui-ci doit être téléchargé et transmis à l'ARC. En outre, le formulaire T619 peut également être téléchargé et consulté sous forme de fichier texte.
En savoir plus sur comment consulter les formulaires d'impôt. Une fois que le dossier fiscal est prêt à être examiné, suivez les étapes suggérées pour revoir les feuillets T4 des employés.
Produire les feuillets et sommaires auprès de l'ARC
Transmettre un formulaire T619 à l'ARC
Après avoir finalisé vos feuillets T4, vous devrez télécharger le formulaire T619 sur le portail en ligne de l'ARC, Options de transfert de fichiers par Internet.
Remarque
Vous pouvez également produire un formulaire T619 à partir de votre compte Mon dossier d'entreprise.
Le lien pour ce faire est également disponible dans la bannière juste au-dessus de la liste des feuillets T4 des employés dans l'application : Paie > Dossiers > Formulaires d'impôt > cliquez sur la trousse de l'employeur.
Assurez-vous que vous disposez des éléments de la liste de vérification indiqués sur le site Web de l'ARC, puis faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur « J'accepte ».
Saisissez votre numéro de compte de l'ARC et votre code d'accès Web, puis suivez le processus comme indiqué sur la page.
Lors de la saisie du numéro de compte de l'ARC, utilisez votre numéro à 9 chiffres suivi de votre code de programme de l'ARC et de votre numéro de référence de l'ARC (le plus souvent 0001). Par exemple, 123456789RP0001
Si vous n'avez pas de code d'accès Web, visitez le lien Besoin d’un code d’accès Web? dans la liste de vérification en ligne de l'ARC.
Enfin, téléversez le fichier XML du formulaire T619 et cliquez sur « Soumettre ».
Et voilà, vous avez produit vos feuillets T4 avec succès. C'est le moment de vous féliciter d'un travail bien fait!
Si vous devez apporter d'autres modifications aux feuillets T4 déjà émis, vous pouvez en savoir plus sur la modification des feuillets T4.
Cliquez ici pour passer à l'étape 5 - Configurer la paie pour la nouvelle année