Étape 3 : Concilier et valider

La conciliation et la validation de vos registres peuvent être difficiles, car les modifications apportées à un registre peuvent avoir un impact sur un autre et le rendre incorrect.

Par exemple, si un avantage imposable non pécuniaire est ajouté lors de l'examen, les cotisations au RPC et à l'AE dues à l'ARC peuvent augmenter. Il est donc essentiel de suivre un processus dans lequel vous examinez vos registres, effectuez des ajustements (si nécessaire), puis examinez à nouveau vos registres.

Cependant, nous vous recommandons fortement d'achever cette étape pour cerner et concilier tout écart potentiel avant de générer vos feuillets T4. À long terme, cela vous fera gagner beaucoup de temps (et vous évitera des maux de tête).

Ce diagramme illustre les tâches que vous devez accomplir pour cette étape. Vous pouvez le télécharger à la fin de cet article, ou cliquez ici pour y accéder directement.

Comme cet article déborde de renseignements utiles, vous pouvez passer directement à la section qui vous intéresse à l'aide des liens ci-dessous. Poursuivez votre lecture pour connaître la marche à suivre pour concilier et valider vos registres, notamment :

• Exécutez le rapport d'analyse de la RGAP pour vérifier les retenues obligatoires au titre du RPC et de l'AE
• Éléments à examiner dans le rapport de la RGAP :
• Causes courantes d'écart des cotisations au titre du RPC et de l'AE

• Exécutez le rapport d'aperçu du feuillet T4 pour vérifier que les gains et les retenues sont déclarés dans les cases appropriées

• Confirmez que tous les types de revenus sont configurés correctement
• Téléchargez un aperçu du feuillet T4 pour vous assurer que le numéro d'assurance sociale et l'adresse courriel de tous les employés sont exacts

• Utilisez l'outil de rajustement de fin d'année pour corriger les problèmes que vous avez relevés dans le rapport d'analyse de la RGAP et/ou dans le rapport d'aperçu du feuillet T4

• Verser les retenues du RPC, de l'AE et les retenues obligatoires en souffrance 

Exécuter un rapport d'analyse de la RGAP

Exécutez le rapport d'analyse de la RGAP pour vérifier les retenues obligatoires au titre du RPC et de l'AE

À partir de Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport de RGAP. Le rapport de RGAP vous aidera à cerner rapidement tout écart possible dans ce qui suit :

• RPC de l’employé
• RPC de l'employeur
• AE de l’employé
• AE de l'employeur

Nous vous recommandons d'effectuer cet examen avant de générer les feuillets T4 de vos employés afin d'éviter que votre entreprise ne reçoive une revue des gains assurables ouvrant droit à pension (RGAP) de l'ARC. 

Éléments à examiner dans ce rapport :

Écart du RPC et écart du RPC A/P

Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés au RPC et les cotisations de l'employeur au RPC calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.

Pour déterminer le montant :

Humi prend les gains ouvrant droit à pension, soustrait l'exemption de base (en fonction des périodes payées et de l'exemption de base de la période de paie), multiplie ce montant par le taux de cotisation au RPC, puis soustrait cette valeur des retenues au titre du RPC.

Écart de l'AE et écart de l'AE A/P

Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés à l'AE et les cotisations de l'employeur à l'AE calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.

Pour déterminer le montant de l'écart de l'AE :

Humi prend les gains assurables, multiplie ce montant par le taux de cotisation à l'AE, puis soustrait cette valeur des retenues au titre de l'AE.

Pour déterminer le montant de l'écart de l'AE A/P :

Humi prend les gains assurables, multiplie ce montant par le taux de cotisation à l'AE, multiplie cette valeur par 1,4, puis soustrait cette valeur des retenues au titre de l'AE A/P.

Si vous constatez un écart qui, selon vous, n'est pas une erreur d'arrondi, nous avons inclus quatre colonnes dans le rapport pour vous aider à déterminer la cause principale : 

1. Anniversaire de l'employé 
2. Exemption des cotisations au RPC
3. Exemption des cotisations à l'AE  
4. Y a-t-il un cumul annuel?

Exécuter le rapport d'aperçu de feuillets T4

Exécutez le rapport d'aperçu de feuillets T4 pour vérifier que les revenus et les retenues sont déclarés dans les bonnes cases

Les rapports d'aperçu des feuillets T4 de Humi sont conçus pour vous aider à examiner rapidement l'emplacement des codes de gains et à vérifier l'exactitude générale. En procédant à cet examen avant de générer vos feuillets T4, vous éviterez les erreurs et les modifications des T4 fastidieux. Le rapport de prévisualisation des T4 vous permet de générer un aperçu case par case de vos feuillets T4, ventilés par employé.

Pour accéder à ce rapport, rendez vous au module Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport sur l'aperçu des T4.

Vous pouvez vérifier cette information dans le profil de l'employé sous les onglets Personnel et Poste et rémunération. 

Confirmez que tous les types de revenus sont configurés correctement 

Certains types de revenus ont des exigences spécifiques de déclaration sur les feuillets T4.

Ces ressources peuvent vous aider à comprendre les exigences relatives aux types de rémunération que vous avez offerts à vos employés au cours de l'année d'imposition :

• Tableau de référence des avantages de l'ARC
• Tableau de référence des paiements spéciaux de l'ARC
• Liste de référence des cases du feuillet T4 de l'ARC

Grâce à ces renseignements, vous pouvez utiliser le rapport d'aperçu des T4 pour vous assurer qu'ils satisfont aux exigences de déclaration.

Si vous souhaitez examiner les spécificités de certains types de rémunération dans votre compte, utilisez les liens ci-dessous pour en savoir plus :

• Salaire / rémunérations horaires. En savoir plus.
• Montants et comportements des retenues pour avantages et allocations imposables..
• Montants et comportements des retenues pour destypes de revenus supplémentaires. 

Humi automatise un grand nombre de ces processus, mais il est conseillé aux employeurs d'effectuer également un examen périodique de tous les registres de paie.

L'ARC a publié une série de ressources utiles pour faciliter ce processus de révision :

• Calcul des cotisations au RPC (plusieurs périodes de paie ou vérification de fin d'année)
• Calculateur en direct de retenues sur la paie (CDRP)
• Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)

Aperçu de feuillet T4

Téléchargez un aperçu du feuillet T4 pour vous assurer que le numéro d'assurance sociale et l'adresse courriel de tous les employés sont exacts

L'ARC utilise le numéro d'assurance sociale indiqué sur le feuillet T4 et pour identifier le contribuable. Si ce numéro est erroné, votre employé rencontrera des difficultés lorsqu'il déclarera ses impôts personnels.

Vous devrez également vérifier l'exactitude de l'adresse courriel de vos employés et vous assurer qu'ils y auront accès. Ceci est important car Humi enverra aux employés leur feuillet T4 par courriel protégé par mot de passe. Par conséquent, tous les employés (actifs et ayant quitté l'entreprise) doivent être en mesure de recevoir ce courriel de Humi.

Confirmez l'exactitude des informations personnelles de votre employé : 

• Prénom de l'employé (légal)
• Nom de famille de l'employé (légal)
• Adresse de l'employé
• Courriel valide de l'employé (pour les employés ayant quitté l'entreprise, utiliser leur courriel personnel)
• Numéro d'assurance sociale (pour des raisons de sécurité, le rapport d'aperçu de T4 affichera un NAS partiellement caviardé)

Les administrateurs peuvent mettre à jour les noms légaux des employés, adresses, courriel ou NAS directement depuis le profil d'employé sous les onglets Personnel ou Poste et rémunération. 

Utiliser l'outil de rajustement de fin d'année

Utilisez l'outil de rajustement de fin d'année pour corriger les problèmes que vous avez relevés dans le rapport d'analyse de la RGAP et/ou dans le rapport d'aperçu du feuillet T4

Avec Humi, il est facile d'effectuer les rajustements nécessaires avec notre outil de rajustement de fin d'année. Cet outil sera disponible le 1er janvier, pour l'année précédente. Par exemple, pour l'année de déclaration 2022, l'outil de rajustement de fin d'année sera disponible dans Humi le 1er janvier 2023.

Il s'agit d'un outil puissant que les administrateurs ne devraient utiliser qu'après avoir examiné attentivement les données de paie et les exigences relatives aux feuillets T4.

Ce tableau de rajustement affiche une rangée pour chaque employé inscrit sur au moins une feuille de paie au cours de l'année. Le tableau comprend également une colonne pour chaque type de rémunération, de revenu supplémentaire, d'avantage et/ou de retenue figurant sur au moins une paie au cours de l'année. 

Pour effectuer un rajustement, double-cliquez sur le champ et effectuez le changement. 

• Pour augmenter la valeur d'un revenu ou d'un avantage, saisissez une valeur positive en dollars.
• Pour augmenter la valeur d'un impôt ou d'une retenue, saisissez une valeur positive en dollars.

Humi enregistre automatiquement les modifications et les reflète sur le feuillet T4. 

Verser les retenues du RPC, de l'AE et les retenues obligatoires en souffrance 

Il est conseillé de concilier les montants versés à l'ARC avec le total des retenues obligatoires de l'année et, le cas échéant, d'effectuer des versements supplémentaires. Vous pouvez consulter tous les paiements reçus par l'ARC dans votre compte Mon Entreprise et les comparer au total des retenues obligatoires. Vous devrez verser tout impôt dû, toute retenue obligatoire au titre du RPC ou de l'AE avant ou dans le cadre du versement final pour l'année d'imposition par l'intermédiaire de votre compte Mon dossier d'entreprise de l'ARC.

Vous n'encourrez aucune pénalité ni aucun intérêt si les montants dus sont versés à l'ARC avant la date limite de la période de versements.

L'ARC offre une solution de dernier recours appelée paiement sur production, ce qui permet aux employeurs admissibles de verser un paiement de rredressement au plus tard le dernier jour de février sans être assujettis à une pénalité ou à des intérêts.

Les employeurs sont admissibles s'ils satisfont aux trois critères suivants :

1. 1. Le paiement de redressement est inférieur à 1 % de leurs versements annuels totaux
   2. Ils respectent parfaitement les exigences en matière de paie :
      • Aucun versement en retard ou en souffrance
      • Aucune cotisation dans l'année de production
      • Toutes les déclarations de renseignements T4 ont été produites au plus tard à la date limite
   3. Ils doivent répondre à au moins une des conditions suivantes :
      • Les employés reçoivent un salaire ou un traitement basé sur des actions
      • Les employeurs se sont appuyés sur des renseignements de tiers pour les assurances, les prestations de santé, le courtage, les avantages imposables et/ou le kilométrage du parc automobile
      • Certains employés vivent dans d'autres administrations fiscales

Cependant, nous recommandons généralement de verser les montants dus dès que possible et de recourir aux paiements sur production uniquement en cas d'une véritable d'urgence, comme pour concilier des écarts constatés après la date limite de versement.

Cliquez ici pour passer à l'Étape 4 : Créer et produire les feuillets T4

Téléchargez le diagramme de fin d'année ci-dessous :