Dans Documents, vous pouvez ajouter des modèles de documents réutilisables à la bibliothèque de modèles ou des documents en lecture seule au lecteur de documents de l'entreprise.
Une fois que vous avez ajouté le document à Humi, vous pouvez l'attribuer à un ou plusieurs employés.
Types de document
Il existe trois types de documents que vous pouvez ajouter à votre bibliothèque de modèles :
- Modèle de lettre d'offre : contient des champs personnalisés que vous pouvez facilement ajuster pour chaque candidat.
- Modèles de signature : un modèle réutilisable pour les documents nécessitant des signatures d'employés.
- Accusé de réception : un document non juridiquement contraignant que les employés peuvent consulter ou accuser réception.
Vous pouvez en apprendre plus sur les types de documents ici.
Les documents doivent être formatés
Dans Humi, vous ne pouvez pas créer un document à partir de zéro. Au lieu de cela, vous devez télécharger un PDF déjà formaté avec des espaces pour les signatures, les dates et tout autre champ que vous souhaitez ajouter ultérieurement à l'aide de l'éditeur de modèles. Vous ne savez pas comment formater votre document ? Pas de soucis—consultez le guide ici !
Comment ajouter des documents
Pour les documents nécessitant un accusé de réception ou une signature de l'employé, deux étapes sont nécessaires :
- Téléchargez le document formaté sur Humi et utilisez l'éditeur de modèles pour ajouter des détails importants tels que les champs de signature, les dates, etc.
- Une fois que votre document est conforme, attribuez-le aux employés concernés pour leur signature ou leur accusé de réception.
Note : Tout ce qui est téléchargé sur le lecteur de documents de l'entreprise sera immédiatement disponible pour consultation.
Étape 1 – Ajouter des documents dans Humi
Lorsque vous créez votre document modèle, laissez des espaces vides là où vous aurez besoin de signatures, de dates, d'initiales, etc. Ainsi, lorsque vous téléchargez le document sur Humi, vous aurez la place pour ajouter ces champs à l'aide de l'éditeur de modèles.
Conseils & Ressources
Vous voulez maîtriser les tenants et aboutissants de l'éditeur de modèles ? Plongez dans notre guide complet de l'éditeur de modèles pour tous les trucs et astuces nécessaires !
Nous avons également compilé des guides utiles, étape par étape, pour formater votre lettre d'offre ou les modèles de document de signature. Avec ces guides, vous deviendrez un pro du document en un rien de temps.
Ajouter des documents dans Humi est un jeu d'enfant, et vous avez des options :
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À partir du module Documents :
Dans Documents, cliquez sur le bouton + Ajouter un document et sélectionnez le type de document dont vous avez besoin. Une fois que vous avez ajouté votre document ici, vous pouvez le réutiliser et l'attribuer à autant d'employés que vous le souhaitez. Efficace, n'est-ce pas! -
Directement dans le profil d'un employé spécifique :
Si vous avez des documents spécifiques à un employé, vous pouvez les ajouter dans les profils des employés. De plus, vous pouvez décider qui peut les consulter.
Par exemple, disons que vous avez une lettre d'avertissement pour un employé, mais que vous ne voulez pas qu'il la voie.
Pas de problème ! Il suffit de la télécharger sur leur profil et choisir quels rôles peuvent accéder à la visibilité du document.
Par exemple, vous pouvez donner accès uniquement aux gestionnaires ou aux administrateurs. Ainsi, le document reste là où il doit être, mais il est invisible pour l'employé.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez garder les informations sensibles sous silence tout en vous assurant que les bonnes personnes peuvent y accéder. Plutôt pratique, quand on en a besoin. Apprenez comment ajouter des documents directement au profil d’un employé.
Étape 2 – Attribuer des documents aux employés
Une fois que vous avez ajouté votre modèle de lettre d'offre, modèle de signature ou document d'accusé réception, l'étape suivante consiste à l'attribuer aux employés concernés.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons fourni des liens vers les articles dont vous avez besoin :
- Comment envoyer une lettre d'offre : Apprenez à envoyer des lettres d'offre personnalisées à vos candidats.
- Attribuer un modèle de signature : Envoyez des documents aux employés qui doivent les signer.
- Attribuer un document de reconnaissance : Partagez des documents en lecture seule avec votre équipe pour laisser chacun prendre connaissance de certaines informations.
Une fois que vous avez attribué des documents à signer aux employés, les champs que vous avez ajoutés à l'aide de l'éditeur de modèles seront automatiquement remplis avec des informations spécifiques à l'employé extraites de leurs profils d'employés. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les mêmes informations pour chaque employé.
Lorsque vous envoyez la lettre d'offre depuis Humi, vous pouvez entrer des informations personnalisées dans les champs que vous avez ajoutés, telles que le salaire et la date d'embauche.
Les modèles de documents sont un gain de temps fantastique. Grâce à l'éditeur de modèles, vous pouvez créer un document que Humi peut facilement adapter à chaque employé.
Vous voulez approfondir vos connaissances sur les modèles de documents ? Consultez cet article.