Les dossiers sont un excellent moyen d'organiser tous vos documents connexes. Vous pouvez facilement trouver n'importe quel dossier préalablement créé dans Documents directement depuis la barre latérale, de sorte que vos fichiers importants sont toujours à un clic de distance.
Sommaire
Documents > Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez ajouter le dossier > Cliquez sur + Ajouter un dossier > Entrez le nom du dossier > Cliquez sur Créer un dossier
Comment créer un nouveau dossier dans Documents :
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- Choisissez l'emplacement où vous souhaitez ajouter le dossier.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un dossier.
- Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez soigneusement le titre pour vous assurer que vous créez le dossier au bon endroit.
- Tapez le nom du dossier et cliquez sur Créer un dossier.
Le dossier a été créé et vous le verrez affiché sur la barre latérale. Vous pouvez maintenant glisser-déposer des documents existants à l'intérieur ou ajouter de nouveaux documents en cliquant sur le bouton "+ Ajouter un document".
Une fois que vous avez ajouté des dossiers, vous pouvez les organiser à partir de la barre latérale.
Dossiers automatiques de Humi
Humi propose quatre types de dossiers dans lesquels les documents des employés sont automatiquement triés afin de tout maintenir organisé sans effort :
- Documents attribués : Considérez cela comme le point de référence pour des fichiers importants tels que les lettres d'offre et les accusés de réception.
- Téléversements des employés : Un dossier personnel pour que les employés puissent téléverser et stocker leurs propres documents.
- Fichiers de tâches : Vous avez des fichiers liés à des tâches spécifiques ? Ils seront ici, pour que tout soit en un seul endroit.
- Fichiers de formation : C'est ici que les employés peuvent trouver le matériel et les ressources de formation.
Une note rapide sur la visibilité des dossiers
Ces dossiers n'apparaîtront que s'ils sont pertinents pour l'employé. Par exemple, le dossier Téléversements des employés n'apparaîtra que s'ils ont téléversé un fichier dans Humi. Le dossier sera automatiquement créé et ajouté pour eux dès qu'ils téléversent quelque chose, sans étapes supplémentaires requises.
Faire attention aux noms de dossiers
Les noms de dossiers dans votre bibliothèque de modèles administratifs seront visibles par les employés lorsque vous leur attribuez des documents. N'hésitez donc pas à prendre un moment pour veiller à nommer les documents en privilégiant la clarté et l'aspect professionel, c'est un petit détail qui peut faire une grande différence.
Avec ces dossiers intégrés, vos employés peuvent rester organisés sans effort.
Comment organiser des dossiers
Organiser des dossiers ou des documents à partir de l'« affichage tableau »
Lorsque vous cliquez sur un dossier ou un lecteur de stockage, tous les documents qu'il contient sont affichés sous forme de tableau, afin que vous puissiez avoir une vue d'ensemble.
À partir de cet espace de travail, vous pouvez glisser-déposer des éléments dans des dossiers à l'intérieur de tableau, ou les déplacer dans un autre dossier/lecteur de stockage dans la barre latérale.
Déplacer plusieurs documents en un seul clic
Pour déplacer plusieurs documents, cochez les cases à côté des documents que vous souhaitez déplacer, puis glissez-déposez-les dans le dossier souhaité.
Vous pouvez également déplacer des éléments entre la bibliothèque de modèles et les lecteurs de stockage de l'entreprise. Humi affichera alors un message d'avertissement pour vous informer du changement de visibilité du document.
Déplacer des dossiers de la barre latérale
À partir de la barre latérale, vous pouvez déplacer des dossiers existants dans un autre dossier ou lecteur de stockage situé dans la barre latérale.
- Assurez-vous que le dossier que vous déplacez et le dossier de destination soient tous deux dépliés et visibles dans la barre latérale. Ainsi vous pourrez voir leur contenu.
- Ensuite, il suffit de cliquer sur le dossier que vous souhaitez déplacer et de le glisser dans le dossier souhaité.
Déplacement de dossiers VS documents
Vous pouvez déplacer des dossiers directement depuis la barre latérale, mais pour déplacer des documents individuels dans un autre dossier, vous devrez passer en affichage tableau afin de retourner à une vue d'ensemble.