La prochaine étape pour vous assurer une fin d'année réussie consiste à examiner vos dossiers de 2021.
Si vous n'avez pas lu l'Étape 1 : Vérifier les dates importantes, cliquez ici.
Développez ou téléchargez le diagramme ici.
Le diagramma ci-dessus illustre les étapes à suivre pour l'étape 2 et l'Étape 3 - Modifier les dossiers.
Nous vous recommandons fortement de prendre le temps de le faire afin de repérer toutes anomalies possibles et d'effectuer les rapprochements avant de générer vos feuillets T4. La révision des dossiers peut être un processus complexe, car les mises à jour apportées à un dossier peuvent fausser un autre dossier.
Par exemple, si vous ajoutez un avantage imposable autre qu’en espèces lors de l'examen, les cotisations au RPC et à l'AE dues à l'ARC peuvent augmenter. Il est donc important de suivre un processus par lequel vous examinez vos registres, effectuez des ajustements (si nécessaire), puis examinez à nouveau vos registres.
Petit rappel
Tous les employeurs sont légalement tenus de conserver les registres de paie et d'emploi de chaque employé pendant au moins 36 mois.
Il est également recommandé de sauvegarder tous les registres de paie, que les fournisseurs de services paie tiers produisent ou non les registres pour vous.
Registres de paie dans Humi
Toutes les paies traitées dans Humi seront enregistrées dans l'historique des registres. Vous pouvez également accéder aux rapports de paie à partir du module Rapports dans Humi. Pour en savoir plus sur les rapports de paie Humi.
Les rapports suivants visent à simplifier la préparation des feuillets T4 :
- Rapport d'analyse de la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)
- Rapport de prévisualisation du T4
Rapport d'analyse de la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)
À partir de Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport de RGAP.
Le rapport de RGAP vous aidera à cerner rapidement tout écart possible dans ce qui suit :
- RPC de l’employé
- RPC de l'employeur
- AE de l’employé
- AE de l'employeur
Nous vous recommandons d'effectuer cet examen avant de générer les feuillets T4 de vos employés afin d'éviter que votre entreprise ne reçoive une revue des gains assurables ouvrant droit à pension (RGAP) de l'ARC.
Exemple
Vous pouvez facilement voir une divergence si un montant autre que zéro apparaît dans l'un des champs de variance.
Un écart positif signifie qu'il y a un excédent (c.-à-d. un montant versé en trop) et un écart négatif signifie qu'il y a une insuffisance (c.-à-d. un montant versé insuffisant).
Pour les excédents, aucune mesure n'est requis de votre part, car l'ARC remboursera les montants versés en trop à l'employé sous forme de remboursement d'impôt.
Veuillez noter qu'il est normal de constater des écarts mineurs s'il y a encore des paies en suspens pour l'année d'imposition en cours.
Si la dernière paie de l'année n'a pas encore été traitée, vous devez vérifier si les écarts seront comblés ou non par la dernière paie.
Éléments à examiner dans ce rapport :
Écart du RPC et écart du RPC A/P
Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés au RPC et les cotisations de l'employeur au RPC calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.
Pour déterminer le montant :
Humi prend les gains ouvrant droit à pension, soustrait l'exemption de base (en fonction des périodes payées et de l'exemption de base de la période de paie), multiplie ce montant par le taux de cotisation au RPC, puis soustrait cette valeur des retenues au titre du RPC.
Écart de l'AE et écart de l'AE A/P
Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés à l'AE et les cotisations de l'employeur à l'AE calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.
Pour déterminer le montant de l'écart de l'AE :
Humi prend les gains assurables, multiplie ce montant par le taux de cotisation à l'AE, puis soustrait cette valeur des retenues au titre de l'AE.
Pour déterminer le montant de l'écart de l'AE A/P :
Humi prend les gains assurables, multiplie ce montant par le taux de cotisation à l'AE, multiplie cette valeur par 1,4, puis soustrait cette valeur des retenues au titre de l'AE A/P.
Causes courantes d'écart des cotisations au titre du RPC et de l'AE
- Erreurs d'arrondi. Il est possible que les retenues du RPC et d'AE par période soient exactes, mais que des écarts mineurs soient constatés lorsque les montants par période sont additionnés pour obtenir le montant annuel en raison des arrondis. Il est peu probable que ces écarts entraînent une RGAP ou un avis de l'ARC.
- L'employé a gagné moins de revenus ouvrant droit à pension au cours d'une période de paie que le montant de l'exemption de base de la période de paie.
- Erreurs administratives ou de calcul.
- Configuration incorrecte des statuts d'exemption des cotisations au RPC ou à l'AE. Par exemple, lorsqu'un employé atteint l'âge de 18 ans et devient non-exempté ou atteint l'âge de 70 ans et devient exempté.
- Montants cumulés incorrects ou manquants téléversés vers la Paie Humi lors de la mise en œuvre.
- Un changement dans la fréquence de la paie en cours d'année.
- Les dossiers ont été ajustés rétroactivement et ne correspondaient plus aux versements effectués.
- Un taux réduit de cotisations patronales à l'AE
Si vous constatez un écart qui, selon vous, n'est pas une erreur d'arrondi, nous avons inclus quatre colonnes dans le rapport pour vous aider à déterminer la cause principale :
- Anniversaire de l'employé
- Exemption des cotisations au RPC
- Exemption des cotisations à l'AE
- Y a-t-il un cumul annuel?
Remarque
Le rapport vise à aider à révéler les erreurs de base dans la mise en œuvre ou l'utilisation de Paie Humi. Il n'est pas conçu pour remplacer la vérification par l'employeur des registres de paie. Par conséquent, Humi ne garantit pas que tous les écarts soient pris en compte dans le rapport de RGAP.
Rapport de prévisualisation du T4
À partir du module Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport sur l'aperçu des T4.
Le Rapport de prévisualisation T4 vous permet de générer un aperçu case par case de vos T4, ventilés par employé.
Il est conçu pour vous aider à examiner rapidement l'emplacement des codes de gains et à vérifier l'exactitude générale.
En procédant à cet examen avant de générer vos feuillets T4, vous éviterez les erreurs et les modifications des T4 fastidieux.
Points importants à noter
Confirmez l'exactitude des informations personnelles de votre employé :
- Prénom de l'employé (légal)
- Nom de famille de l'employé (légal)
- Adresse de l'employé
- Courriel valide de l'employé (pour les employés ayant quitté l'entreprise, utiliser leur courriel personnel)
- Numéro d'assurance sociale (pour des raisons de sécurité, le rapport d'aperçu de T4 affichera un NAS partiellement caviardé)
Vous pouvez vérifier cette information dans le profil de l'employé sous les onglets Personnel et Poste et rémunération.
Remarque
Il est essentiel de s'assurer que tous les employés payés en 2021 sont configurés dans Paie Humi, même s'ils ont quitté l'entreprise.
Confirmez que tous les types de revenus sont configurés correctement
Certains types de revenus ont des exigences spécifiques de déclaration sur les feuillets T4.
Ces ressources peuvent vous aider à comprendre les exigences relatives aux types de rémunération que vous avez offerts à vos employés au cours de l'année d'imposition :
- Tableau de référence des avantages de l'ARC
- Tableau de référence des paiements spéciaux de l'ARC
- Liste de référence des cases du feuillet T4 de l'ARC
Grâce à ces renseignements, vous pouvez utiliser le rapport d'aperçu des T4 pour vous assurer qu'ils satisfont aux exigences de déclaration.
Si vous souhaitez examiner les spécificités de certains types de rémunération dans votre compte, utilisez les liens ci-dessous pour en savoir plus :
- Salaire / rémunérations horaires. En savoir plus.
- Montants et comportements des retenues pour avantages et allocations imposables.
- Montants et comportements des retenues pour destypes de revenus supplémentaires.
Humi automatise un grand nombre de ces processus, mais il est conseillé aux employeurs d'effectuer également un examen périodique de tous les registres de paie.
L'ARC a publié une série de ressources utiles pour faciliter ce processus de révision :
- Calcul des cotisations au RPC (plusieurs périodes de paie ou vérification de fin d'année)
- Calculateur en direct de retenues sur la paie (CDRP)
- Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)
Remarque
Le rapport vise à aider à révéler les erreurs de base dans la mise en œuvre ou l'utilisation de Paie Humi. Il n'est pas conçu pour remplacer la vérification par l'employeur des registres de paie. Par conséquent, Humi ne garantit pas que tous les écarts soient pris en compte dans le rapport de RGAP.
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