Vérifiez la fréquence de votre calendrier de paie et le nombre de périodes de paie
Un employeur peut envisager de modifier la fréquence de son calendrier de paie en fonction de divers facteurs internes et externes, notamment le changement de fournisseur de services de paie, la réduction de la fréquence pour diminuer les coûts d'exploitation ou le changement de fréquence de versements requis en raison de la croissance de l'entreprise. Que vous prévoyiez ou non un changement de fréquence de paie en 2021, il est important de vérifier que la bonne fréquence est configurée dans Paie Humi.
De plus, assurez-vous que le nombre de périodes de paie pour 2021 correspond à la fréquence du calendrier de paie final :
Vérifiez les dates de vos périodes de paie
Paie Humi crée automatiquement des périodes de paie pour l'année d'imposition en fonction de votre calendrier de paie. Chaque période de paie comporte cinq dates clés.
Si une date de paie tombe un jour férié, Humi ajustera automatiquement la date de chèque de la période de paie au jour ouvrable précédant le jour férié.
Durant la fin de l'année 2020 et le début de l'année 2021, Humi fournira par courriel un sommaire de paie personnalisé aux employeurs admissibles. Ce sommaire comprendra un aperçu des périodes de paie de 2021. En savoir plus sur les sommaires ici.
Confirmez votre type d'auteur de versements et votre fréquence de versements
En tant qu'employeur, votre type d'auteur de versements détermine la fréquence et les échéances de vos versements. La fréquence des versements est généralement déterminée en fonction du montant de la retenue mensuelle moyenne (MRMM) d'il y a deux années civiles.
Vérifiez si un changement de la fréquence des versements aura une incidence sur la fréquence de la paie
Dans certains cas, un changement de la fréquence des versements nécessite un changement de la fréquence de la paie. Par exemple, supposons qu'un employeur est un auteur de versements accélérés de seuil deux tenu d'effectuer des versements jusqu'à quatre fois par mois, mais qu'il ne paie ses employés que mensuellement. Le cas échéant, le nombre de paies à traiter par mois sera insuffisant et les fournisseurs de services de paie ne seront pas en mesure de verser les sommes à l'ARC assez fréquemment au nom de l'employeur.
Si vous prévoyez un changement de la fréquence des versements en 2021, nous vous recommandons de vérifier si un changement de la fréquence de paie est nécessaire.
Revoir vos configurations de paie des employés
Confirmer que les taux d'indemnisation sont à jour
Les employés reçoivent généralement une augmentation de salaire en fin d'année. Assurez-vous que les rémunérations de chaque employé sont configurées avec le bon taux et les bonnes dates d'entrée en vigueur avant de traiter votre première paie en 2021. En savoir plus sur comment configurer le poste et la rémunération d'un employé.
Vérifier l'actualité des avantages
Chaque avantage offert aux employés peut avoir des implications directes sur les versement des retenues à la source ainsi que sur les calculs et rapports d'impôts. Il est important de comprendre les répercussions des retenues pour chaque avantage offert. En savoir plus sur les avantages imposables.
Assurez-vous que tous les avantages existants sont configurés avec une case T4 spécifique pour représenter la manière dont l'avantage doit être déclaré lors de la préparation des feuillets T4.
Veuillez noter que les cases 14, 16-18, 22, 24 et 26 sont automatiquement attribuées par Paie Humi en fonction des paramètres relatifs au revenu imposable, ouvrant droit à pension ou assurable.
En outre, vérifiez que chaque avantage offert est bien configuré pour indiquer s'ils sont admissibles à des retenues au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE ou du RPC. Les montants de la cotisation de l'entreprise et de la prime de l'employé doivent également correspondre aux montants annuels prévus pour les versements de votre régime d'avantages sociaux. En savoir plus sur la gestion des avantages dans Paie Humi.
Vérifier l'actualité des types de revenu supplémentaires
Les gains réguliers, ou les rémunérations régulières, comprennent généralement des salaires et des traitements versés aux employés de façon régulière. En plus de ces gains, il existe d'autres moyens de rémunérer un employé qui contribueront à ses gains bruts. Ceux-ci sont généralement appelés des « types de revenu supplémentaires ».
Vérifiez que chaque type de revenu est bien configuré pour refléter s'ils sont admissibles aux retenues au titre de l'impôt sur le revenu, de l'AE ou du RPC, ou s'ils sont soumis à des exigences en matière de congé annuel. En savoir plus sur la gestion des types de revenu dans Paie Humi.
Vérifier l'actualité des crédits d'impôt
Au niveau fédéral et provincial, les employés ont droit à des crédits d'impôt personnels de base. Ces crédits d'impôt sont automatiquement déduits du revenu imposable des employés, de sorte que seulement le revenu dépassant ce seuil sera assujetti à l'impôt.
Si le montant des demandes de remboursement fédérales ou provinciales des employés a changé, ils doivent soumettre de nouveaux formulaires à leur employeur afin d'assurer l'exactitude des calculs de paie. Par ailleurs, assurez-vous que les renseignements fiscaux sont à jour avec les montants d'exemption de base pour 2021. De plus, rappelez aux employés de remplir et de fournir de nouveaux formulaires TD1 fédéral et TD1 provincial pour tout crédit d'impôt supplémentaire.
Vérifier l'actualité des statuts d'exemption
Dans certains cas, l'état d'exemption d'un employé pour les retenues obligatoires (c.-à-d. l'impôt sur le revenu, l'AE ou le RPC) peut changer. Les exemples courants sont lorsqu'un employé atteint l'âge de 18 ans et devient admissible aux retenues au titre du RPC, ou lorsqu'un employé atteint l'âge de 70 ans et devient exempté de verser des cotisations au titre du RPC. Il est important de vérifier que tous les statuts d'exemption sont à jour dans Paie Humi pour éviter les écarts dans les retenues obligatoires en 2021.
Vérifier l'actualité des impôts supplémentaires à retenir
Il arrive qu’un employé souhaite que des impôts supplémentaires soient retenus sur son revenu à chaque période de paie. Cette situation peut survenir pour diverses raisons, par exemple pour compenser des retenues insuffisantes ou pour compenser une augmentation du taux d'imposition découlant du fait d'occuper plusieurs emplois, car chaque fournisseur de services de paie indépendant ne dispose pas nécessairement de toutes les informations relatives aux revenus d'emploi de l'employé.
D'autre part, il est également possible qu'un montant précédemment fixé n'est plus applicable à partir de 2021. C'est toujours une bonne idée de vérifier si les montants saisis dans Paie Humi sont à jour.