Gérer les tenants et les aboutissants de la paie peut s'avérer une tâche complexe, compte tenu de la multitude de détails importants. Cet article vous explique quand verser les retenues afin que vous puissiez vous assurer que vous suivez les bonnes étapes au bon moment.
Liens utiles
Pour vous faciliter la tâche, les liens ci-dessous vous mèneront à des sections pertinentes du site Web de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Nous recommandons de consulter les renseignements fournis par l'ARC pour vous assurer que vous disposez à tout moment des instructions les plus précises et les plus récentes.
En quoi consiste les versements des retenues sur la paie
Utilisez les menus déroulants ci-dessous pour en savoir plus sur les versements et comment les gérer.
Les versements des retenues sur la paie sont un montant que vous devez payer à l'Agence du revenu du Canada (ARC) lorsque vous versez des salaires ou que vous accordez un avantage imposable à un employé. Le versement est une retenue à la source du montant que vous avez versé à votre employé. Ces retenues doivent être versées régulièrement à l'ARC selon un calendrier et un type déterminés par l'ARC.
Vous pouvez trouver votre type d'auteur de versements en vous connectant à Mon dossier d’entreprise de l’ARC.
Pour en savoir plus sur les différents types d'auteur de versements, cliquez ici.
Astuce Humi
Après avoir déterminé votre type d'auteur de versements, vous pouvez le mettre à jour dans Humi dans vos paramètres d'entreprise.
Humi ne met pas automatiquement à jour votre type d'auteur de versements. C'est donc à vous d'apporter les modifications nécessaires. Ne vous inquiétez pas, effectuer une mise à jour est simple :
- Connectez-vous à votre compte Humi.
- Accédez à Entreprise > Aperçu > Renseignements sur la paie > Modifier.
- Mettez à jour le type d'auteur de versements en sélectionnant l'option qui convient.
La modification du type d'auteur de versements s'effectuera dans le système dans un délai d'un jour ouvrable.
Puis-je mettre à jour le type d'auteur de versements à l'avance?
Oui! Si le nouveau type d'auteur de versements s'applique à une date ultérieure, vous pouvez mettre à jour celui-ci plus tôt afin d'éviter les modifications de dernière minute.
L'ARC m'imposera-t-elle une pénalité si j'envoie les versements avant la date limite?
Non, l'ARC ne vous pénalise pas si vous envoyez les versements plus tôt que nécessaire.
Par exemple :
- Un auteur de versements mensuels peut effectuer des versements au même titre qu'un auteur de versements de seuil 1.
- Un auteur de versements de seuil 1 peut effectuer des versements au même titre qu'un auteur de versements de seuil 2.
Vous pouvez éviter tout problème de traitement de la paie en assurant la mise à jour des renseignements relatifs aux types d'auteurs de versements.
Il est essentiel de suivre le bon calendrier pour vos versements de retenues. Nous souhaitons vous fournir les renseignements les plus exacts; voici donc une liste des dates d'échéance des versementsprovenant directement de l'ARC.
Rapport sur les versements
Pour vous simplifier un peu la tâche, vous pouvez utiliser le Rapport sur les versements dans Humi en suivant les étapes ci-dessous :
- À partir de Rapports, sous l'onglet Paie, sélectionnez le Rapport sur les versements.
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Vous pouvez filtrer et modifier la période du rapport par année, trimestre, mois ou période de paie.
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Si vous souhaitez exporter les données dans un fichier Excel, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Exporter un fichier Excel dans le coin supérieur droit.
Ce rapport est un outil utile pour suivre tous les versements envoyés ou à envoyer en votre nom, selon votre calendrier de versements.
Le rapport sur les versements affiche tous les dossiers de versements législatifs pour chaque période de paie et leur échéance, notamment :
- RPC
- AE
- Impôt sur le revenu
Remarque
Selon la fréquence des versements de votre entreprise, nous vous recommandons de consulter ce rapport régulièrement pour confirmer que les versements sont toujours envoyés à temps.
Remarque importante
Si la paie est traitée après la date d'échéance du versement ou si vous avez choisi d'effectuer le versement vous-même, les transactions de versement ne seront pas traitées par Humi et ne figureront pas dans le rapport.
Lorsque vous êtes prêt à verser vos retenues, vous pouvez le faire en ligne au moyen du service Mon paiement, l'option de prélèvement automatique dans Mon dossier d'entreprise. Vous pouvez également le faire en présentant des pièces de versement en personne à votre banque (ou institution financière), au moyen d'une carte de débit ou de crédit, un chèque ou un mandat de banque envoyé par la poste, ou un virement bancaire pour les non-résidents.
Cliquez ici pour obtenir une liste des fournisseurs de services tiers approuvés par le gouvernement.
Remarque importante
Il est extrêmement important d'effectuer les versements à la fréquence prévue, car les pénalités de retard de l'ARC peuvent être très sévères. Même en utilisant un tiers pour effectuer des versements en votre nom, il vous incombe de fournir la bonne fréquence de versements afin que ceux-ci soient effectués à temps. Cliquez ici pour obtenir une liste des dates d'échéance des versements.Les retenues et les revenus déclarés pour vos employés sont fondés sur un cumul de l'année (CDA). Le CDA est un montant cumulé de la masse salariale utilisé à des fins de tenue de livres et de déclaration. Ce sont les sommes des montants depuis le début de l'année jusqu'à la période de paie définie. Les valeurs typiques du CDA comprennent la paie régulière, les commissions, les primes, les impôts, le RPC, l'AE, etc.
En tant qu'employeur, vous devez utiliser ces renseignements pour produire un feuillet T4 et un T4 Sommaire pour chaque employé. Les renseignements comprennent généralement les revenus d'emploi, les commissions, les allocations et les avantages imposables, ainsi que toute autre rémunération.
Vous pouvez produire des feuillets T4 de deux façons :