Nous pouvons vous aider à recouvrer le trop-payé si vous avez accidentellement surpayé un employé. Avant de configurer des retenues, lisez cet article pour comprendre les règles de votre province.
Cet article résume les règles de chaque province concernant les trop-payés/retenues fondées sur la Loi sur les normes d'emploi (LNE). Selon votre région, vous devrez peut-être fournir un avis écrit ou obtenir un consentement avant de recouvrer les trop-payés.
Après vous être familiarisé avec les lignes directrices de la LNE de votre province, suivez les étapes de cet article pour créer une retenue et recouvrer les fonds.
Si un trop-payé s'est produit en raison d'une erreur de paie (pour les paiements effectués le 1er novembre 2020 ou après cette date), les employeurs n'ont pas besoin d'obtenir une autorisation écrite de l'employé pour recouvrer le trop-payé. Cependant, ils doivent en aviser l'employé par écrit avant d'effectuer la retenue. De plus, ils ne peuvent effectuer une retenue sur le salaire si l'erreur est survenue au cours des six derniers mois. Source
Les employeurs doivent contacter la Direction des normes d'emploi avant d'effectuer toute retenue sur les salaires d'un employé, sauf celles exigées par la loi, comme l'AE, le Régime de pensions du Canada et les retenues imposées par le tribunal. Source
Le trop-payé des salaires peut être retenue des salaires subséquents. Source sous l'article 17, au paragraphe 36(3)
Les retenues légales incluent la récupération des avances de salaire et des trop-payés. Source
En cas de trop-payé, l'employeur peut recouvrer le montant sur les salaires de l'employé, y compris les salaires réguliers, l'indemnité du congé annuel ou l'indemnité de départ. Source
Un employeur ne peut effectuer certaines retenues sur le salaire d'un employé qu'à la suite d'une avance antérieure de salaire à l'employé. Source sous la section Retenues sur les salaires
Les régimes de remboursement s'appliquent généralement aux employés actifs (ceux ayant un statut Actif ou Congé autorisé à durée déterminée) et doivent être achevés dans la période définie. Les remboursements doivent se faire sur le même nombre de périodes de paie que le trop-payé ou plus tôt, en respectant les conventions collectives. Le cas échéant, les employeurs doivent remplir le Formulaire de demande d'approbation d'un régime de remboursement de trop-payé. Source
Les employeurs ne peuvent pas déduire de la paie d'un employé des dommages, des bris, des manques ou des dettes sans autorisation écrite. Les exceptions incluent les impôts, les cotisations gouvernementales (p. ex., l'assurance-emploi) et les paiements ordonnés par un tribunal. Les retenues sans autorisation sont illégales à moins qu'elles ne profitent directement à l'employé, comme le paiement d'un loyer ou d'un solde de compte. Source
Qu’est-ce qui peut être déduit du salaire d’un employé?
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Les retenues exigées par les lois fédérales ou provinciales, comme l’impôt et les cotisations à l’assurance-emploi;
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Les retenues autorisées à la suite d’une ordonnance d’un tribunal (le paiement d’une pension alimentaire, par exemple), ou découlant d’une convention collective (comme les cotisations syndicales);
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Le trop-payé sur le salaire;
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Des sommes spécifiques, autorisées par écrit par l’employé. Source
L'employeur devrait obtenir le consentement écrit préalable de l'employé pour toute retenue sur les salaires réguliers et le congé annuel, selon Checkmark Business Solutions. Source sous Deductions p. 5