Avant de créer vos politiques de congés, vous devez d'abord créer vos flux d'approbation.
Les flux d'approbation assurent que la bonne personne est désignée pour approuver les demandes de congés des employés. Cette étape est essentielle car vous devez choisir le flux d'approbation approprié lors de la configuration de chaque politique de congés.
Vous pouvez créer des flux d'approbation distincts pour chaque politique de congés si nécessaire.
Ce guide vous explique comment créer des flux d'approbation et les affecter aux politiques de congés dans Humi afin d'assurer un flux de travail simple et efficace qui facilite la gestion des demandes de congés. Jetons-y un coup d'œil!
Comment créer des flux d'approbation
- Naviguez vers l'onglet Paramètres dans le module Congé.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Flux d'approbation et cliquez sur le bouton + Créer un nouveau flux d'approbation.
- Dans la fenêtre contextuelle, donnez à votre flux d'approbation un nom qui indique clairement son objectif. Par exemple, approbation de gestionnaire, approbation de deux personnes, etc.
- Une fois nommé, cliquez sur Enregistrer pour continuer.
- Vous serez dirigé vers la page Modifier le flux d'approbation, où vous pourrez configurer davantage le flux d'approbation.
- Dans la section Paramètres principaux, vous pouvez modifier le nom du flux d'approbation si nécessaire. Sous le champ du nom, vous trouverez le bouton à bascule Approbation automatique. Basculez ce bouton si vous souhaitez approuuver automatiquement les demandes des employés.
- Dans la section Étapes de l'approbation, sélectionnez la personne qui approuvera les demandes de congé.
Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la personne qui approuvera les demandes.Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre étapes dans le flux d'approbation et choisir parmi les options suivantes :
- Gestionnaire (du demandeur)
- Gestionnaire du gestionnaire (du demandeur)
- Administrateur (tous les administrateurs)
- Personne spécifique
Flux d'approbation à plusieurs étapes
Si un flux d'approbation à plusieurs étapes convient mieux à votre entreprise, vous pouvez facilement ajouter plusieurs étapes au flux d'approbation. Supposons que vous souhaitiez que le gestionnaire de l'employé fournit l'approbation initiale, suivie par le gestionnaire du gestionnaire de l'employé pour l'approbation finale.
Voici comment faire :
- Dans la section Étapes de l'approbation, sélectionnez Gestionnaire dans le menu déroulant puis cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation +.
- À l'étape 2, sélectionnez le gestionnaire du gestionnaire dans le menu déroulant.
Sinon, si une personne est responsable de toutes les approbations des congés, vous pouvez simplement sélectionner Personne spécifique et toutes les demandes de congé leur seront envoyées.
Dans ce scénario, lorsqu'un employé demande un congé, son gestionnaire sera le premier à recevoir la demande. Une fois approuvé, Humi transmettra la demande au deuxième approbateur (le gestionnaire du gestionnaire) pour l'approbation finale.
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Dans la dernière section, Notifications d'approbation, vous pouvez décider qui sera informé lorsqu'une demande de congé est approuvée.
Et pour couronner le tout? Ces personnes n'auront pas à se soucier d'approuver ou de refuser les demandes; elles recevront simplement une notification une fois que tout est réglé.
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Une fois que vous avez décidé qui doit être informé, cliquez simplement sur le bouton Enregistrer et c'est tout!
Comment attribuer un flux d'approbation
Une fois que vous avez créé votre flux d'approbation, il figurera dans la section Flux d'approbation. C'est comme voir votre création prendre vie! D'ici, vous pouvez facilement gérer et modifier vos flux d'approbation quand vous le souhaitez.
Vous y êtes presque. Il est maintenant temps d'attribuer votre nouveau flux d'approbation aux politiques de congé pertinentes. Voici comment le faire :
- Repérez le flux d'approbation que vous recherchez dans la section Flux d'approbation, cliquez sur les trois points et sélectionnez Attribuer le flux dans le menu déroulant.
- Une liste des politiques de congés s'affichera dans la fenêtre contextuelle. Sélectionnez les politiques que vous souhaitez attribuer à ce flux d'approbation. Vous pouvez choisir plusieurs politiques en cliquant sur chacune d'elle.
Note: Si le flux d'approbation est déjà attribué à une politique, vous ne pourrez pas le sélectionner.
- Lorsque vous avez ajouté toutes les politiques nécessaires, cliquez sur Attribuer.
Voilà! Vous avez réussi à mettre en place et à attribuer votre tout premier flux d'approbation. Félicitations!
Si vous voulez créer d'autres flux d'approbation, vous n'avez qu'à répétez ces étapes.
Approbateur auxiliaire
C'est toujours une bonne idée d'avoir un plan de rechange, c'est pourquoi nous avons créé la fonctionnalité Approbateur auxiliaire. Si l'approbateur désigné n'est pas disponible pour traiter une demande de congé, la mise en place d'un approbateur auxiliaire assure le bon déroulement du processus en évitant tout retard ou toute confusion.
💡 Découvrez comment configurer un approbateur auxiliaire.
Cette fonctionnalité vous permettra de vous assurer que vos demandes de congés seront traitées promptement, même si l'approbateur désigné est absent du bureau ou indisponible.
Grâce à la possibilité de créer des flux d'approbation personnalisés, les attribuer à des politiques de congés spécifiques et informer les parties pertinentes dès l'approbation, vous franchissez une étape importante vers une gestion efficace et harmonieuse des congés.
Félicitations! Grâce à votre nouvelle maîtrise des flux d'approbation, vous pouvez désormais optimiser la gestion des congés.