Dans cet article, nous expliquons les renseignements personnels que vous trouverez dans le profil de l’employé. Cependant, supposons que vous ayez besoin de renseignements liés à l’emploi d’un employé, tels que son compte bancaire, sa rémunération ou ses exonérations fiscales. Le cas échéant, vous trouverez tous ces renseignements dans l’onglet Poste et rémunération.
Tous les administrateurs ont accès à cette page, et les gestionnaires n’ont seulement accès à celle de leurs subordonnés directs. Toutefois, notez que les administrateurs peuvent limiter les autorisations et l’accès de leur gestionnaire à cette page si nécessaire.
Cet article décrit plus en détail les renseignements contenus dans chacune de ces sections afin que vous puissiez trouver facilement ce que vous cherchez.
Ajouter des renseignements sensibles sur les employés
Nous vous recommandons de placer les champs personnalisés et les groupes de champs personnalisés contenant des renseignements sensibles sur les employés dans l’onglet Poste et rémunération du profil de l’employé. Ainsi, seuls les administrateurs ou les gestionnaires disposant d’une autorisation pourront consulter les renseignements dans les champs personnalisés.
Sections par défaut
Les sections par défaut de l’onglet Poste et rémunération s’affichent pour tous les employés dans Humi et comprennent les renseignements de base sur leur emploi.
Renseignements sur l’employé
La première section est les Renseignements sur l’employé, qui contiennent des renseignements de base sur l’employé. Les renseignements contenus dans ces champs sont essentiels, car plusieurs d’entre eux auront une incidence directe sur certaines fonctionnalités de Humi.
Elle indique la date d’entrée en fonction de l’employé et peut avoir une incidence sur les types de congés, en fonction de la configuration. Par exemple, si les congés de l’employé s’accumulent dès le départ, les congés seront calculés au prorata de la date d’embauche jusqu’à la fin de l’année.
Remarque importante concernant le réembauchage des employés
Lorsque vous réembauchez des employés, ne modifiez pas la « date d’embauche », car cela modifierait les données historiques de l’employé au sein de votre entreprise. Suivez plutôt le processus de réembauche.
Ce champ indique le supérieur immédiat de l’employé.
Tenir à jour
Ce champ a une incidence directe sur les fonctionnalités de Humi, telles que l'organigramme et les notifications de demande de congé en fonction du flux d’approbation, donc il est essentiel de maintenir ce champ à jour au fur et à mesure que l’employé évolue au sein de l’entreprise.
Ce champ indique le bureau où travaille l’employé.
Comprendre la localisation et la paie des employés
Si vous voulez ajouter un employé à la Paie Humi,il est essentiel d'attribuer les employés au bureau auquel ils se rapportent à des fins fiscales, peu importe où cet employé habite.
Ces champs sont principalement utilisés à des fins de suivi et influencent le nombre de départements et de postes.
Attribuer le bon bureau
Si vous voulez ajouter un employé à la Paie Humi, il est essentiel d'attribuer les employés au bureau auquel ils se rapportent à des fins fiscales, peu importe où cet employé habite.
Ces champs ne modifient pas les fonctionnalités de Humi, mais ces renseignements sont conservés ici.
Si votre employé est déjà intégré à Paie Humi, une icône indiquant « Rémunéré » s’affichera ici.
Si vous venez de commencer à utiliser Humi et que vous n’avez pas encore configuré votre employé dans Paie Humi, le bouton Rémunérer s’affichera. Pour ajouter l’employé à la paie, cliquez sur le bouton Rémunérer et confirmez.
Cette action est permanente
Une fois qu’un employé est ajouté à la paie, vous ne pouvez plus le supprimer.
Compte bancaire
- Cette section est obligatoire si vous souhaitez recevoir votre paie par le biais de Paie Humi.
- Si l'employé ne sera pas payé par le biais de Humi, cette section est entièrement facultative.
Rémunération actuelle
Historique de la rémunération
Cette section affiche un historique de la rémunération de l’employé. À partir d'ici, vous pouvez consulter l'historique des rémunérations, ajuster la rémunération actuelle ou créer de nouvelles rémunérations. Toutes les « nouvelles rémunérations » seront ajoutées à cette section.
Vous pouvez créer deux types de rémunération :
-
Nouvelle rémunération : utilisée pour les augmentations de salaire (hausses, promotions, etc.)
Pour apprendre comment créer une nouvelle rémunération régulière pour un employé, cliquez ici. -
Rémunération supplémentaire : utilisée pour ajouter une rémunération concomitante.
Pour apprendre comment ajouter une rémunération supplémentaire pour un employé, cliquez ici.
Besoin d'ajuster la rémunération actuelle?
Si vous devez modifier la « Rémunération actuelle » de l’employé, cliquez sur « Modifier ». Vous serez ensuite dirigé vers la page « Modifier la rémunération », où vous pourrez apporter les modifications.
Tenir la rémunération à jour
La paie utilise le montant indiqué dans la « Rémunération actuelle »; il est donc essentiel de veiller à ce qu’il soit toujours à jour. Lorsque les employés reçoivent une augmentation de salaire, il est important de mettre ce montant à jour pour s’assurer qu’ils sont payés correctement.
Sections supplémentaires pour Paie Humi
Si un employé est inscrit à Paie Humi, ces sections supplémentaires s’afficheront également dans l’onglet Poste et rémunération.
Types de revenus supplémentaires
Dans cette section, vous pouvez consulter tous les Types de revenus supplémentaires configurés pour l’employé.
Les types de revenus supplémentaires peuvent simplifier des éléments tels que les allocations récurrentes pour voiture ou pour cellulaire. Au lieu de saisir manuellement ce montant récurrent à chaque paie pour l’employé, vous pouvez le configurer en tant que Type de revenu supplémentaire afin qu’il soit automatiquement versé à chaque période de paie.
- Pour ajouter un type de revenu supplémentaire pour un employé, cliquez sur + Type de revenu pour ouvrir la fenêtre de création.
- Sélectionnez le type de revenu désiré dans le menu déroulant.
- Attribuez le montant récurrent par période.
- Une fois créé, un nouvel élément avec le montant spécifié sera ajouté à la paie de l’employé et automatiquement ajouté à toutes les paies subséquentes.
Vous ne voyez pas le type de revenu que vous recherchez?
Pour cette démonstration, nous avons créé le type de revenu appelé « Allocation pour cellulaire ». C'est pourquoi il est disponible dans le menu déroulant des types de revenu dans l'exemple ci-dessus.
Si le type de revenu dont vous avez besoin n'est pas disponible dans ce menu déroulant, cela signifie que vous devez le configurer. Cliquez ici pour savoir comment.
Pour en savoir plus sur la façon de configurer les types de revenus et les allocations.
Méthode d’indemnisation du congé annuel
Cette section vous permet de modifier la manière dont un employé reçoit son indemnité de congé annuel.
Vous avez le choix entre deux méthodes :
- Le congé annuel cumulé sera conservé dans Humi et versé lorsque l’employé prendra son congé annuel. (C’est le réglage par défaut.)
- Le paiement du congé annuel accumulé est effectué à chaque paie.
Si vous souhaitez modifier la méthode d’indemnisation du congé annuel, cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit, séléctionnez l’option que vous préférez, puis cliquez sur Enregistrer.
Impôts et exemptions
Cette section indique si l'employé a été exempté de divers impôts. Ces exemptions sont réglées sur Désactivé par défaut.
Pour activer une exonération, cliquez sur le bouton situé à côté de l'option pertinente pour l'activer; il passera à la couleur verte. L'employé sera maintenant exonéré de cet impôt en particulier.
Il y a quatre exonérations fiscales par défaut disponibles dans Humi :
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Impôt sur le revenu - Ne pas retenir d'impôts de l’employé
Sur le TD1, un employé peut indiquer que son revenu total pour l’année provenant de tous les employeurs et payeurs sera inférieur à son montant total de déduction. Si l'employé l'a indiqué sur le TD1, l'employeur ne retiendra pas d'impôts pour cet employé. -
Exemption du Régime de pensions du Canada (RPC), du Régime de rentes du Québec (RRQ)
- À quelques exceptions près, tous les travailleurs canadiens en dehors du Québec sont assujettis aux cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), et les travailleurs au Québec sont assujettis aux cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ).
- Le RPC n'est pas automatiquement appliqué aux employés de moins de 18 ans et de plus de 69 ans.
- Pour les employés du Québec seulement, le RRQ ne s'applique automatiquement pas aux employés de moins de 18 ans.
- Le RRQ n'est également plus appliqué à partir du 1er janvier de l'année civile à laquelle un employé atteint 73 ans. Pour en savoir plus, consultez le Guide Humi des taxes et exemptions.
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Exempté de l'assurance-emploi (AE) et du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)
Les employeurs, qu'ils soient constitués en société ou non, sont responsables de la déduction des cotisations de l'assurance-emploi (AE) de tous les employés, quel que soit leur âge. Certains revenus sont exemptés. Pour les employés du Québec, cette option appliquera également une exemption à la cotisation du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). -
Exemption de l'indemnité des accidents du travail
La majorité des employeurs sont tenus de payer les cotisations d’indemnisation des travailleurs. Chaque province a des directives et des seuils de revenus cotisables différents. En savoir plus sur l'indemnité des accidents du travail.
Besoin d'activer une exemption de l'impôt sur le revenu ou du RPC/RRQ?
Les options d’exemption de l’impôt sur le revenu et du RPC/RRQ sont désactivées par défaut car elles nécessitent généralement une vérification manuelle. Cependant, si vous êtes certain qu’un employé est exempté de l’un ou des deux impôts, veuillez contacter l'équipe de soutien Humi afin que nous puissions activer l’exemption pour l’employé sélectionné.
Comprendre les répercussions fiscales
Nous vous conseillons fortement de consulter un comptable pour vérifier si l’employé a droit à des exonérations fiscales. L'ajout d'exonérations fiscales ici aura une incidence sur l'impôt sur le revenu déduit par période de paie et sur le versement de l'impôt à l'organisme gouvernemental compétent.
Crédits et retenues d'impôt personnels
Tous les employés sont assujettis à des crédits d’impôt personnels de base aux niveaux fédéral et provincial. Ces crédits d’impôt sont automatiquement appliqués au revenu imposable de l’employé, et celui-ci ne sera pas imposé tant qu’il n’aura pas dépassé les montants des crédits d’impôt.
Dans cette section et les deux suivantes, vous pouvez examiner les crédits d'impôt en vigueur et ajouter les crédits d'impôt ou les retenues supplémentaires nécessaires sur la base du ou des formulaires de déclaration des crédits d'impôt personnels remplis par l'employé.
Pour en savoir plus sur la saisie des crédits d'impôts personnels et des retenues, cliquez ici.
Comprendre les répercussions fiscales
Nous vous conseillons fortement de consulter un comptable pour vérifier si l’employé a droit à des crédits d’impôt supplémentaires. L'ajout d'un crédit d'impôt ou d'une retenue ici aura une incidence sur l'impôt sur le revenu déduit par période de paie et le versement de l'impôt associé à l'organisme gouvernemental compétent.