Avec le télétravail devenant la nouvelle norme, de nombreux employés reçoivent des ordinateurs, des chaises de bureau, des claviers, etc. à utiliser en travaillant de chez eux.
Tout ce qu'une entreprise fournit à ses employés pour le travail est considéré comme un Actif de l'entreprise. Chez Humi, nous avons une fonctionnalité formidable appelée le Suivi des actifs.
Cet outil pratique permet aux administrateurs de suivre facilement les actifs de l'entreprise qui ont été distribués aux employés. En utilisant le Suivi des actifs, les administrateurs et gestionnaires peuvent voir l'actif, la catégorie de l'actif, qui le possède, quand il a été donné, quand il a été retourné, les numéros de série de l'actif, le coût et les notes.
Utilisez les menus déroulants ci-dessous pour explorer tout ce que vous pouvez faire avec le Suivi des actifs.
- Dans Entreprise, cliquez sur l'onglet Actifs et sélectionnez Journal dans les options du menu déroulant
- Cliquez sur le "+ Ajouter un actif" bouton dans le coin supérieur droit
- Utilisez le pop-up pour saisir toutes les informations pertinentes pour l'actif
- Quand vous êtes prêt, cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter l'actif à Humi
Le nom de l'actif est le seul champ obligatoire, mais nous vous encourageons à remplir le plus de détails possible. Vos options incluent :
| Nom de l'actif |
Utilisez ce champ pour attribuer un nom à l'actif afin de faciliter le suivi. Ce champ est obligatoire et ne peut pas être laissé vide. |
| Catégorie de l'actif |
Utilisez ce champ pour désigner une catégorie pour votre actif. Ceci est utile pour garder vos actifs organisés en groupes. Si vous souhaitez créer une nouvelle catégorie pour un actif, vous pouvez le faire directement dans le menu déroulant Catégorie d'actif en cliquant sur « + Ajouter une nouvelle catégorie ». |
| Numéro de série | Utilisez ce champ pour suivre les numéros de série sur certains appareils ou articles. Ceci est particulièrement utile pour des choses comme les ordinateurs portables ou les téléphones cellulaires de l'entreprise. |
| Remarques | Utilisez ce champ pour ajouter tout détail supplémentaire concernant un actif, tel que les défauts connus ou l'usure. |
| Coût | Utilisez ce champ pour enregistrer le coût d'un actif. |
| Attribué à |
Utilisez ce champ pour attribuer l'actif à un employé spécifique en sélectionnant son nom dans le menu déroulant. Vous pouvez également choisir de laisser l'actif non attribué en sélectionnant « Aucun » dans le menu déroulant. Si vous décidez d'attribuer l'actif à un employé, le champ « Date d'attribution » apparaîtra, et vous devrez entrer la date à laquelle l'actif a été attribué. |
- Dans Entreprise, cliquez sur l'onglet Actifs et sélectionnez Catégories dans le menu déroulant
- Depuis cette page, cliquez sur le bouton "+ Créer une catégorie" dans le coin supérieur droit et donnez un nom à votre catégorie
- Cliquez sur « Enregistrer » et votre nouvelle catégorie sera ajoutée au Suivi des actifs
Remarque
Vous pouvez également modifier ou supprimer une catégorie existante. Sur la page Catégories d'actifs, cliquez sur les trois points à côté du nom de la catégorie et sélectionnez « Modifier » ou « Supprimer » dans le menu déroulant.
La suppression d'une catégorie de l'annuaire des catégories ne supprimera pas les actifs actuellement sous cette catégorie.
Une fois que vous avez ajouté un actif à Humi, vous pouvez le gérer dans le module Entreprise dans l'onglet Journal des actifs. Cette liste pratique offre plusieurs façons de suivre vos actifs, peu importe où ils vont.
Vous pouvez choisir d'attribuer, de réattribuer, de modifier ou de supprimer un actif à tout moment en cliquant sur les trois points du côté droit.
Remarque
Pour un historique détaillé d'un actif, cliquez sur son nom pour ouvrir une page dédiée où vous pouvez voir l'historique des attributions, ainsi que toutes les informations actuelles enregistrées sur l'actif.
Si un actif employé a été retourné, vous pouvez choisir de réattribuer l'actif à un autre employé ou de le laisser non attribué. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer :
- Pour ce faire, cliquez sur les trois points sur le côté de l'actif et sélectionnez « Réattribuer ».
- Utilisez le pop-up pour entrer la date à laquelle l'actif a été retourné
- Dans le champ « Réattribuer à », vous pouvez choisir le nouvel employé à qui attribuer l'actif ou le laisser comme « Non attribué » s'il n'est destiné à personne d'autre pour le moment
Remarque
Les actifs attribués sont affichés sur le profile de l'employé sous l'onglet "Plus" > "Actifs". Par défaut, tous les administrateurs et gestionnaires de l'employé auront la permission de voir cela.
Maintenant que vous avez appris à utiliser Humi pour suivre les actifs de votre entreprise, découvrez certaines des autres fonctionnalités disponibles dans le module Entreprise.