Ajouter des documents en lecture seule à l'espace de stockage des documents de l'entreprise est un excellent moyen de fournir des documents essentiels auxquels les employés peuvent se référer à tout moment.
Voici quelques exemples de documents en lecture seule que vous pourriez inclure :
- Aménagement des bureaux
- Politiques de l'entreprise
- Documents généraux "Comment faire"
Avez-vous besoin d'une signature ou préférez-vous un accusé de réception ?
Quand vous voulez vous assurer que les employés ont examiné les documents mais que vous n'avez pas besoin de leurs signatures, vous pouvez attribuer des documents en lecture seule pour que votre équipe les reconnaisse.
Si vous avez un document nécessitant les signatures des employés, utilisez plutôt un modèle de signature. Cliquez ici pour apprendre comment configurer des modèles de signature.
Comment ajouter un document en lecture seule
Sommaire
Documents > Sélectionnez l'espace de stockage > Cliquez sur + Ajouter un document d'entreprise > Téléchargez le document PDF de votre ordinateur > Modifiez le nom du document et ajoutez des étiquettes si nécessaire > Cliquez sur Télécharger
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Dans Documents, sélectionnez l'espace de stockage Document. (Vous pouvez uniquement créer des documents pour accuser réception dans la bibliothèque de modèles.)
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Cliquez sur le bouton + Ajouter un document d'entreprise et séléctionnez le document que vous souhaitez télécharger. Rappel : Tous les documents doivent être au format PDF.
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Le nom du fichier sera affiché dans le champ Nom du document, donc vous pouvez le modifier si nécessaire.
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Les balises peuvent vous aider à trouver des documents spécifiques en utilisant la barre de recherche ou les filtres. Elles sont entièrement optionnelles mais recommandées. En savoir plus sur les balises de documents ici.
Dans le champ Balises, vous pouvez sélectionner une balise existante. Si une balise qui vous semble appropriée n'existe pas, vous pouvez facilement en ajouter une nouvelle en la saisissant dans le champ et en cliquant sur le bouton "entrer/retour" sur votre clavier. Une nouvelle balise sera alors automatiquement créée. -
Cliquez sur le bouton Télécharger.
Vous pouvez télécharger plus de documents dans le même espace de stockage en cliquant sur le lien Télécharger plus de documents dans le coin inférieur droit.
Votre document en lecture seule est maintenant dans l'espace de stockage des documents de l'entreprise et peut être consulté par tout le monde. Si vous souhaitez vous assurer que votre équipe a lu le document, vous pouvez créer un document d'accusé de réception dans la bibliothèque de modèles. Ces documents nécessitent que les employés reconnaissent avoir lu le document, mais ne nécessitent pas de signature.
Conseils de dépannage
- Si vous ajoutez accidentellement un document au mauvais dossier, vous pouvez le glisser et le déposer dans le bon dossier ensuite.
- Si vous essayez de déplacer un document de votre bibliothèque de modèles privée vers l'espace de stockage des documents de l'entreprise public, vous verrez un avertissement indiquant que cette action n'est pas autorisée. À la place, vous devez télécharger le document directement dans l'espace de stockage des documents de l'entreprise et le partager à cet endroit.