Les dossiers sont un excellent moyen d'organiser vos documents, mais à mesure que votre entreprise se développe et que de plus en plus de documents sont ajoutés, il peut devenir difficile de trouver rapidement des documents spécifiques.
C'est là que l'utilisation des balises entre en jeu. Les balises fonctionnent comme un filtre, ce qui vous permet de trouver rapidement ce que vous voulez en ajoutant des balises à vos documents.
Comment fonctionnent les balises de document
Lorsque vous ajoutez un document à Humi, vous verrez un champ Balise où vous pouvez créer et ajouter des balises. Toute balise que vous créez sera enregistrée pour une utilisation future, et vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez !
Pour trouver des documents par balise, cliquez sur le bouton Filtrer dans Documents. Vous verrez une liste de toutes vos balises, cochez la case à côté de n'importe quelle balise pour afficher les documents qui y sont associés.
Vous pouvez également ajouter plusieurs balises à chaque document, ce qui facilite l'organisation et la recherche de ce que vous cherchez précisément.
Nous vous recommandons d'ajouter des balises à chaque document que vous créez pour rester organisé et faciliter la recherche du document dont vous avez besoin !
Ouvrez les champs pour en savoir plus sur les balises:
La façon la plus efficace d'ajouter des balises à vos documents est de les ajouter lors de leur téléchargement. Sur la page de téléchargement des documents (Documents > + Ajouter un bouton Document > Sélectionnez le type de document > Téléchargez le document), vous pouvez créer des balises ou ajouter des balises existantes dans le champ Balises.
Si vous avez oublié d'ajouter des balises au moment de télécharger le document, ne vous inquiétez pas; vous pouvez ajouter ou supprimer des balises de vos documents à tout moment.
Ajouter une nouvelle balise
- Après avoir sélectionné le document que vous souhaitez télécharger, vous verrez le champ Balises.
- Dans ce champ, saisissez le nouveau nom de balise et appuyez sur Entrée/Retour sur votre clavier.
- La balise nouvellement créée apparaîtra dans le champ Balises avec une croix en forme de "X" à côté, que vous pouvez utiliser pour supprimer la balise si nécessaire. Vous pouvez ajouter autant de balises que vous le souhaitez dans ce champ.
Soyez spécifique avec les balises
Ajouter plus de balises peut vous aider à affiner votre recherche et à trouver le contenu plus rapidement lorsque vous utilisez les balises pour la recherche.
Cliquez sur le champ Balises de la page de téléchargement de document et sélectionnez la balise existante dans le menu déroulant. Autre possibilité, vous pouvez commencer à taper le nom de la balise et la sélectionner lorsqu'elle apparaît dans le menu déroulant.
Si vous avez oublié d'ajouter des balises à votre document ou souhaitez supprimer des balises existantes, vous pouvez facilement le faire depuis la page de document.
- Dans Documents, cliquez sur le document que vous souhaitez modifier, et Humi vous dirigera vers la Page de Document.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Renommer & modifier les balises dans le menu déroulant.
- Dans le champ Balises, cliquez sur "X" pour supprimer la balise, choisissez une balise existante dans le menu déroulant ou créez une nouvelle balise en la tapant et en appuyant sur "entrée/retour" sur votre clavier.
Supprimer des balises
Dans la fenêtre contextuelle Modifier le document, vous pouvez supprimer les balises indésirables en cliquant sur "X" à côté du nom de la balise.
- Dans Documents, cliquez sur le bouton Filtrer, puis cliquez sur le lien Gérer les balises.
- Trouvez la balise que vous souhaitez renommer et cliquez sur les trois points à la fin de la ligne.
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Sélectionnez Renommer dans le menu déroulant.
- Ajoutez le nouveau nom de balise dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur Enregistrer.
Les documents balisés seront mis à jour
Lorsque vous renommez une balise de document, tous les documents précédemment balisés seront mis à jour pour refléter le nouveau nom de la balise.