Avez-vous déjà reçu un courriel d'approbation auxiliaire, mais vous croyez qu'il s'agit d'une erreur? Ne vous inquiétez pas; vous n'êtes pas seul! Si vous recevez un tel courriel, il se peut qu'il y ait un problème dans le flux d'approbation.
Mais, nous avons ce qu’il vous faut. Dans ce guide, nous examinerons plusieurs scénarios pouvant mener à cette situation, notamment que faire si :
- L'approbateur désigné est défini sur le statut En cours d'intégration
- L'approbateur désigné est défini sur le statut Emploi quitté
- Il y a une demande de congé, mais aucun approbateur désigné
En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que toutes les futures demandes de congés transmises à la bonne personne. Allons-y!
L'approbateur désigné est défini sur le statut En cours d'intégration
Si l'approbateur désigné est défini sur le statut En cours d'intégration, cela signifie qu'il n'a pas encore activé son compte Humi et qu'il n'a pas accès à toutes les fonctionnalités fantastiques des RH. Nous devons les activer aussitôt que possible!
Pour résoudre ce problème, l'approbateur désigné doit achever leur intégration dans Humi. Une fois terminé, il deviendra actif et toutes les futures demandes de congés lui sera directement envoyées.
Voici ce que vous devez faire si l'approbateur désigné est défini sur le statut En cours d'intégration :
- Tout d'abord, vous devez trouver le profil de l'employé de l'approbateur désigné dans Humi.
- Utilisez la fonction de recherche (l'icône de loupe) dans le coin supérieur droit de la page d'accueil pour rechercher son nom.
- Cliquez sur son nom pour accéder à son profil d'employé.
- Dans son profil d'employé, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Renvoyer l'invitation. Cela enverra un courriel d'activation et des instructions pour configurer son compte Humi.
- Après avoir renvoyé l'invitation, il est recommandé d'en informer l'employé afin qu'il puisse rapidement achever son intégration et commencer à profiter de tous les avantages de Humi.
Vous ne voyez pas l'option « Renvoyer l'invitation »?
Si vous ne voyez pas cette option lorsque vous cliquez sur les trois points, c'est une bonne nouvelle! Cela signifie que l'employé a déjà configuré son compte Humi. Maintenant, tout ce qu'il doit faire est de se connecter à Humi pour achever son processus d'intégration.
Les demandes soumises précédemment doivent être approuvées manuellement
Même si l'approbateur désigné est en cours d'intégration, l'approbateur auxiliaire ou un autre administrateur doit continuer à approuver toutes les demandes de congé existantes. Toutefois, soyez assuré que toutes les demandes futures seront envoyées à l'approbateur désigné que vous avez configuré dès l'achèvement de son intégration.
L'approbateur désigné est défini sur le statut Emploi quitté
Si l'approbateur désigné a quitté l'entreprise et son statut est maintenant défini sur Emploi quitté, il est temps de modifier le flux d'approbation. Assurez le bon déroulement du processus en remplaçant l'ancien employé par un employé actif.
Vous avez quelques options pour mettre à jour le flux d'approbation, soit dans la section Flux d'approbation dans le module Congé ou directement depuis le profil de l'employé demandeur en mettant à jour le champ « Supérieur hiérarchique ».
Mettre à jour le flux d'approbation depuis le module Congé
- Accédez à Congé et cliquez sur l'onglet Paramètres.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Flux d'approbation et repérez le flux d'approbation que vous devez mettre à jour.
- Une fois que vous l'avez trouvé, cliquez sur les trois points à droite et sélectionnez Modifier le flux dans le menu déroulant.
- Faites défiler jusqu'à la section Étapes de l'approbation et assurez-vous que l'employé ayant quitté l'entreprise n'y figure pas. Le cas échéant, mettez à jour le flux d'approbation avec un employé actif.
Si vous sélectionnez Gestionnaire comme approbateur, il est recommandé de vérifier le champ « Supérieur hiérarchique » dans le profil de l'employé pour vous assurer qu'il est affecté au bon gestionnaire. Si vous ne savez pas comment le faire, consultez cet article pour obtenir de plus amples renseignements.
Envoyer un rappel pour achever l'intégration
Si le bon approbateur est déjà attribué dans les étapes de l'approbation, mais que son statut est toujours défini sur En cours d'intégration, vous pouvez lui envoyer un rappel pour achever son intégration. Une fois actif dans Humi, il commencera à recevoir toutes les futures demandes de congés comme prévu.
Les demandes soumises précédemment doivent être approuvées manuellement
Étant donné que l'approbateur désigné a quitté l'entreprise, l'approbateur auxiliaire ou un autre administrateur doit continuer à approuver toutes les demandes de congé existantes. Toutefois, soyez assuré que toutes les demandes futures seront dirigées vers l'approbateur désigné une fois que le flux d'approbation aura été mis à jour avec un employé actif.
Il y a une demande de congé, mais aucun approbateur désigné
Si vous recevez un courriel de demande de congé qui semble être hors de propos, il peut s'agir d'une lacune dans le flux d'approbation. Considérez cela comme un signe de Humi pour vérifier vos flux d'approbation.
Si votre flux d'approbation comprend un gestionnaire, assurez-vous que l'employé qui a fait la demande de congé relève de quelqu'un. Si le champ Supérieur hiérarchique est vide dans leur profil d'employé, cela signifie que le gestionnaire de l'employé n'est pas bien configuré dans Humi. Suivez les étapes décrites danscet article pour mettre à jour le gestionnaire de l’employé.
Les demandes soumises précédemment doivent être approuvées manuellement
Étant donné que l'approbateur désigné n'était pas bien configuré dans le profil de l'employé, l'approbateur auxiliaire ou un autre administrateur doit continuer à approuver toutes les demandes de congé existantes. Toutefois, soyez assuré que toutes les demandes futures seront dirigées vers l'approbateur désigné une fois le gestionnaire de l'employé ajouté dans Humi.
Il est important d'affecter le bon approbateur pour assurer le bon déroulement du processus d'approbation des congés. Les étapes décrites dans ce guide vous permettront de résoudre les problèmes éventuels et de veiller à ce que les demandes de congés parviennent aux bons destinataires.
N'oubliez pas que le fait de régler les problèmes de flux d'approbation promptement permet non seulement d'améliorer l'efficacité, mais aussi la satisfaction de tous les employés. Assurons-nous donc du bon déroulement de ce flux d'approbation!!