Prendre des congés est un facteur essentiel pour assurer l'équilibre, la santé et la productivité des employés. Les soins personnels et le bien-être sont devenus des éléments extrêmement importants pour naviguer dans le monde d'aujourd'hui, et nous avons tous besoin d'une pause de temps en temps!
Cela dit, votre entreprise doit continuer à fonctionner pendant l'absence de ses employés. Il est donc important de gérer les demandes de congés de manière stratégique.
Si vous avez reçu une demande de congé mais ne savez pas comment procéder, vous êtes au bon endroit! Cet article expliquera comment approuver les demandes de congé.
Comment approuver des demandes de congé
Dans le flux d'approbation, les gestionnaires sont généralement désignés comme les approbateurs de congé pour leurs supérieurs hiérarchiques. Cependant, les administrateurs peuvent répondre aux demandes de congés de n'importe quel employé de l'entreprise, et ils ont également accès à des fonctionnalités supplémentaires.
Il y a quelques endroits où vous verrez des demandes de congé :
- Gestionnaires et administrateurs : Dans votre boîte de réception Humi sur votre tableau de bord
- Gestionnaires et administrateurs : Courriel de notification dans votre boîte de réception de RH Humi
- Gestionnaires : Dans le module Congé sous l'onglet Mon équipe
- Administrateurs : Dans le module Congé sous l'onglet Demandes
Êtes-vous un approbateur auxiliaire?
Il peut arriver que vous receviez une demande de congé si vous êtes un approbateur auxiliaire.
Comment refuser une demande de congé
Une fois terminé, nous vous encourageons fortement à lire cet article d'aide additionnel qui explique comment refuser une demande de congé.
Gérer les demandes depuis votre tableau de bord
Chaque fois qu'il y a une nouvelle demande de congé, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception Humi sur votre tableau de bord qui ressemble à ceci :
Répondre à une demande de congé est simple : il suffit de cliquer directement sur la notification dans votre boîte de réception. Vous serez dirigé à la page Afficher la demande où vous pourrez vérifier si des demandes se chevauchent avec d'autres membres de l'équipe avant de décider si vous pouvez approuver ou non la demande.
Une fois que vous avez pris en compte tous les facteurs pertinents, accédez à la section Flux d'approbation sur le côté droit de la page et cliquez sur le bouton Approuver ou Refuser, selon votre décision.
Vous ne pouvez pas autoriser la demande de congé?
Si vous devez refuser une demande de congé, vous pouvez saisir un commentaire pour expliquer la raison du refus et/ou recommander d'autres dates pour une nouvelle demande de congé. Cet article explique plus en détail comment refuser une demande de congé.
Gérer les demandes depuis le courriel de notification
Vous recevrez un courriel de notification de RH Humi (helper@humi.ca) pour chaque nouvelle demande de congé :
Lorsque vous cliquez sur le bouton Afficher la demande, votre navigateur Internet s'ouvrira sur cette page :
À partir d'ici, vous pouvez cliquer sur le bouton Approuver ou Refuser pour répondre.
⚠️ Les demandes qui se chevauchent ne seront pas affichées
Pour votre information, vous ne pourrez pas voir les demandes qui se chevauchent sur cette page. Si vous voulez approuver une demande ici, assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires pour décider.
Gestionnaires : Approuver des demandes de congé
En tant que gestionnaire responsable de l'approbation des demandes de congé, vous pouvez accéder facilement à toutes les demandes de congé de vos subordonnés directs dans un emplacement centralisé : l'onglet Mon équipe dans le module Congé.
À partir d'ici, vous pouvez filtrer les demandes par statut en attente pour voir toutes les demandes qui n'ont pas encore été approuvées. Par défaut, les demandes les plus récentes s'affichent toujours en tête de la liste.
En savoir plus sur le tri et le filtrage de votre tableau des demandes de congé.
Comment approuver une demande de congé
- Depuis l'onglet Mon équipe, dans le module Congé, cliquez sur la demande en attente.
- Vous serez dirigé vers la page Afficher la demande, où vous pourrez consulter les détails de la demande de congé de l'employé et vérifier si des demandes se chevauchent dans votre département.
- Lorsque vous êtes prêt à prendre votre décision, sélectionnez le bouton Approuver ou Refuser dans la section Flux d'approbation.
Vous ne pouvez pas autoriser la demande de congé?
Si vous devez refuser une demande de congé, vous pouvez saisir un commentaire pour expliquer la raison du refus et/ou recommander d'autres dates pour une nouvelle demande de congé. En savoir plus sur comment refuser une demande de congé ici.
Administrateurs : Gérer les demandes de congé
Si vous êtes un administrateur, vous aurez un accès complet à toutes les demandes de congé pour l'ensemble de l'entreprise à partir de l'onglet Demandes du module Congé.
Étant donné votre fonction élargie, vous pouvez approuver les demandes de congé de plusieurs façons :
- Directement depuis le Tableau des demandes
- Depuis la page Afficher la demande
- Forcer l'approbation ou le refus de la demande
Approuver depuis le Tableau des demandes de congé
Si vous êtes prêt à approuver la demande de congé, vous pouvez le faire directement depuis le Tableau des demandes de congé.
Il vous suffit de repérer la demande et de cliquer sur les trois points à droite. Ensuite, sélectionnez Approuver ou Refuser dans le menu déroulant.
Approuver partiellement une demande de congé
Si vous ne pouvez pas approuver toutes les dates demandées, vous pouvez modifier les dates demandées pour approuver une partie des dates demandées.
Vous n'avez qu'à cliquer sur Modifier et de modifier les dates en conséquence. Une fois que vous avez sélectionné les dates que vous souhaitez approuver, cliquez sur le bouton Approuver.
⚠️ Les demandes qui se chevauchent ne seront pas affichées
Pour votre information, vous ne pourrez pas voir les demandes qui se chevauchent sur cette page. Si vous voulez répondre à une demande ici, assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires pour décider.
Répondre depuis la page Afficher la demande
- À partir de l'onglet Mon équipe, dans le module Congé, cliquez sur la demande en attente.
-
Vous serez dirigé vers la page Afficher la demande.
À partir d'ici, vous pouvez voir les détails de la demande et vérifier se des demandes se chevauchent dans votre département. - Une fois que vous avez recueilli les renseignements nécessaires pour prendre votre décision, cliquez sur le bouton Approuver ou Refuser dans la section Flux d'approbation pour répondre.
Forcer l'approbation de la demande de congé
En tant qu'administrateur, vous pouvez accélérer le processus d'approbation en forçant l'approbation ou le refus des demandes de congé, en évitant le besoin d'approbations supplémentaires.
Cette fonctionnalité est pratique dans divers scénarios, par exemple, lorsqu'un approbateur est absent ou lorsque des demandes traînent dans le système.
Comment forcer l'approbation des demandes de congé
- À partir de l'onglet Demandes, dans le module Congé, cliquez sur la demande en attente.
-
Vous serez dirigé vers la page Afficher la demande.
À partir de cette page, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Forcer l'approbation dans les options du menu déroulant. -
Vous recevrez un avertissement contextuel comme illustré ci-dessous:
- Si vous voulez vraiment forcer l'approbation de la demande, cliquez sur le bouton Forcer l'approbation.
La section Flux d'approbation indique que l'approbation de la demande a été forcée et affiche l'approbateur.
Vous êtes maintenant un expert en approbation des demandes de congé! N'oubliez pas de soumettre vos propres demandes de congé pour profiter d'une pause bien méritée.