La gestion des départs et des congés des employés est un élément clé de la gestion des avantages sociaux de toute entreprise.
Cet article porte sur l'importance de traiter rapidement les départs des employés et d'informer les fournisseurs d'avantages sociaux des congés autorisés. Nous allons également examiner la continuation des avantages sociaux pendant les délais de préavis de cessation d'emploi prévus par la loi au Canada, ainsi que les différentes options offertes aux employés lorsqu'ils quittent le régime.
Traiter les cessations d'emploi
Les administrateurs de régimes devraient toujours traiter les cessations d'emploi sur le portail des fournisseurs d'avantages sociaux dans les meilleurs délais. C'est important pour plusieurs raisons :
- Vous évitez d'être facturé pour une personne ayant quitté l'entreprise.
- Vous empêchez la personne ayant quitté l'entreprise de soumettre des demandes de prestations auxquelles elle n'a plus droit.
Si vous ne signalez pas le départ d'un employé, le nombre de demandes de prestations risque d'augmenter, entraînant ainsi des répercussions négatives pour votre régime collectif. Veuillez noter que les crédits pour les cessations d'emploi ayant pu vous échapper peuvent seulement être antidatés jusqu'à 3 mois, à condition qu'aucune demande de prestations n'ait été soumise par l'employé après sa date de cessation d'emploi.
Mettre fin à l'emploi d'un employé avec des feuilles de temps futures soumises
Une fois que l'employé quitte l'entreprise, toutes les feuilles de temps déjà soumises, qu'elles soient approuvées ou en attente, seront supprimées des RH et de la paie.
Cependant, il y a une exception à cette règle.
Si un employé qui a quitté son emploi a soumis une feuille de temps pour une période future dans une paie qui a déjà été traitée et qui est verrouillée, vous devez suivre certaines étapes en fonction de votre situation particulière. Cliquez ici pour en savoir plus.
Informer votre fournisseur d'un congé autorisé
Il est également très important d'informer votre fournisseur de tout congé autorisé. Vous devez également envoyer un courriel à votre gestionnaire des avantages sociaux chez Humi pour l'informer du congé autorisé d'un employé. Ils se feront un plaisir de vous expliquer les prochaines étapes ainsi que les éléments nécessitant une approbation de votre fournisseur d'avantages sociaux.
Renseignements à fournir dans votre courriel
Dans votre courriel à Humi, veuillez fournir les renseignements suivants concernant l'employé ayant pris un congé autorisé :
- Type de congé
- Dernier jour de travail
- Date de retour prévue
- Si la continuation des avantages sociaux est prévue pendant leur congé
Selon la nature du congé, certains avantages pourraient légalement devoir se poursuivre, tandis que d'autres pourraient nécessiter l'approbation du fournisseur.
Indemnités de départ
Si vous envisagez d'offrir une indemnité de départ à un employé qui quitte l'entreprise, celle-ci pouvant comprendre des avantages sociaux pendant une certaine période, il est important de savoir que tous les fournisseurs d'avantages sociaux exigent une approbation. Toutefois, cela ne s'applique pas aux avantages qui se poursuivent pendant leur délai de préavis prévu par la loi en cas de cessation d'emploi involontaire.
Prenons l'exemple d'un employé en Ontario qui travaille au sein de votre entreprise depuis deux ans. La loi prévoit un préavis de deux semaines et ses avantages sociaux devraient demeurer en vigueur pendant cette période. Si vous envisagez de prolonger les prestations au-delà de cette période, vous devrez obtenir l'accord de votre fournisseur.
Au Canada, les règles relatives à la continuation des avantages sociaux peuvent varier selon la province de résidence de l'employé et son ancienneté dans votre entreprise. Il est donc conseillé de consulter les précisions sur la LNE sur votre site Web provincial ou d'en discuter avec un avocat spécialisé en droit du travail pour mieux comprendre vos obligations.
N'oubliez pas que votre gestionnaire des avantages sociaux chez Humi est toujours à votre disposition pour coordonner l'approbation de la continuation des avantages sociaux. Vous n'avez qu'à nous envoyer un courriel ici.
Conversions des prestations
Lorsqu'un employé quitte un régime, il a la possibilité de convertir ses prestations en une police individuelle auprès du fournisseur d'avantages sociaux. Le meilleur dans tout ça? Vous n'avez pas besoin de remplir un formulaire médical.
Le lancement de ce processus doit généralement avoir lieu dans les 31 jours. La plupart des fournisseurs vous contacteront par téléphone ou par courriel (si vos coordonnées sont disponibles) pour vous guider tout au long du processus de conversion.
Mettre à jour le courriel
Avant de traiter le cessation d'emploi dans le portail du fournisseur, assurez-vous de mettre à jour le courriel de l'employé avec son courriel personnel. Cela assurera qu'il reçoit tous les renseignements importants concernant ses options de conversion.
Il est extrêmement important de gérer efficacement les cessations d'emploi et les congés autorisés des employés, tant pour des raisons financières que de conformité. C'est ici qu'interviennent les administrateurs de régimes. Ils jouent un rôle clé afin d'assurer une transition facile pour les employés qui quittent l'entreprise tout en respectant les exigences légales et les protocoles des fournisseurs.
En maîtrisant les tenants et les aboutissants de la continuation des prestations, des processus de préavis et des options de conversion, vous pouvez gérer ces aspects efficacement et assurer le bon fonctionnement de votre système de gestion des prestations.