Dans le monde en constante évolution des avantages sociaux et de la paie, il est essentiel que les administrateurs de régimes examinent régulièrement leurs relevés mensuels.
Cette pratique vous permet non seulement de rester informé de toute modification des avantages sociaux, mais elle s'avère également utile pour vérifier l'exactitude des relevés de facturation mensuels et résoudre les éventuels problèmes.
Pourquoi vérifier les relevés?
Il est important de vérifier régulièrement les relevés de prestations afin de repérer tout changement dans le profil d'un employé qui pourrait avoir une incidence sur les retenues salariales ou les avantages imposables.
Des événements importants de la vie, comme un mariage, la naissance d'un enfant ou un changement de situation familiale, peuvent modifier considérablement les avantages sociaux d'un employé.
Par exemple, l'ajout d'une nouvelle personne à charge peut faire passer la couverture d'un employé de individuelle à familiale, ce qui peut entraîner une modification du tarif. Si l'employé verse des cotisations, il faudra modifier ses retenues salariales selon le nouveau taux de cotisation familial.
Situations dans lesquelles la modification des cotisations d'un employé est nécessaire
Les cotisations mensuelles d'un employé peut changer en raison de plusieurs situations :
- Changement de couverture individuelle à une couverture familiale
- Changement de province : les impôts sont calculés différemment selon la province de résidence
- Modification du salaire : cela ne s'applique que s'il existe des avantages salariales
- Application des montants maximaux sans preuve : Pour en savoir plus, lisez l'article Communiquer les maximums sans preuve
- Prestations facultatives : Certains régimes contiennent des prestations facultatives pour lesquelles un employé peut demander une augmentation, comme l'assurance-vie ou l'assurance contre les maladies graves. Les frais pour les prestations facultatives sont toujours acquittés par l'employé. Ainsi, toute demande approuvée figurera sur le relevé mensuel du fournisseurs de votre régime collection et devra être ajoutée aux retenues salariales de cet employé.
Situations dans lesquelles les tarifs changent dans le cadre d'une police
Les tarifs de l'ensemble de votre police peuvent changer dans certaines situations :
- Si une modification du régime a une incidence sur les tarifs. Il peut s'agir par exemple de l'ajout d'un nouvel avantage ou de l'augmentation du plafond des soins dentaires.
- Pendant une période spéciale de l'année : le renouvellement! Les tarifs peuvent légèrement changer à chaque renouvellement annuel. Cette variation peut être due à l'historique des demandes de prestations de votre régime collectif, à des changements démographiques et à d'autres facteurs.
Prendre l'habitude de vérifier les relevés de prestations et de paie est un excellent moyen de repérer tout changement dans le profil des employés, d'assurer l'exactitude des relevés de facturation et de corriger rapidement tout problème potentiel.
Ainsi, les administrateurs de régimes peuvent facilement gérer les événements de la vie, les modifications de police et les ajustements au renouvellement. Vous assurez également que la paie tient compte de toutes retenues salariales ou avantages imposables.