Si vous êtes prêt à vous lancer dans Humi et à importer les données sur vos employés dans Humi, cet article vous expliquera comment y parvenir.
L' importateur d’employés se trouve dans la section Entreprise, sous l’onglet Importation en haut, à droite.
L’importateur d’employés est un outil fantastique qui vous permet d’importer rapidement et facilement toutes les données sur vos employés dans Humi en quelques minutes.
Nous vous recommandons de le faire avant le début de la mise en œuvre, car cela créera les profils de vos employés (plutôt que de les créer un par un!).
5 étapes pour importer les données sur les employés :
Une fois votre compte d’entreprise activé, vous pourrez importer les renseignements sur vos employés.
Les renseignements que vous incluez dans votre importation de données seront directement reflétés dans Humi, il est donc essentiel d’ajouter tous les éléments au bon endroit. Consultez les tableaux ci-dessous pour connaître les champs obligatoires.
Suivez les étapes suivantes pour préparer vos données à l’importation :
- Pour utiliser l’importateur d’employés, allez dans Entreprise et cliquez sur l’onglet Importer
- Téléchargez le fichier d’importation Humi en cliquant sur le bouton Télécharger le modèle
- Vous pouvez utiliser les données de l’échantillon comme exemple pour remplir le modèle. Une fois que vous vous êtes familiarisé avec le formatage, vous pouvez supprimer les données de l’échantillon et ajouter tous les renseignements sur vos employés à la feuille de calcul
Conseil pratique
Si vous avez besoin d’exporter des données d’employés à partir de Bamboo, cliquez ici. Si vous essayez d’exporter des données de Collage HR, cliquez ici.
Champs minimums requis pour l’importateur d’employés
Les colonnes suivantes sont les champs minimums requis pour importer les données sur vos employés dans Humi. (Ces champs sont également requis lorsque vous utilisez l’importateur d’employés pour mettre à jour les renseignements sur les employés existants).
- Prénom légal
- Nom légal
- Courriel (doit être valide) - Nous vous suggérons fortement d'utiliser des adresses e-mail professionnelles plutôt que personnelles afin de conserver les informations sensibles stockées dans Humi en toute sécurité.
- Poste
- Service
- Date d’entrée en fonctions
- Autorisation du rôle de Humi (Admin, Gestionnaire, Employé, etc.)
- Type d’emploi
- Nom du bureau
Remarque importante
Le champ Supérieur immédiat doit indiquer une adresse courriel valide d’un autre employé, soit déjà inscrit dans Humi, soit inscrit dans le même fichier d’importation.
Chacun des onglets ci-dessous comprend un groupe de champs interdépendants. Si vous incluez des renseignements dans votre téléchargement pour l’un des champs suivants, les autres champs de leur groupe deviennent obligatoires pour cet employé. Cela permet de s’assurer que les données dans Humi sont complètes.
Ce groupe comprend des renseignements sur l’adresse postale actuelle de l’employé et comprend les champs suivants :
- Ligne d’adresse 1
- Ville
- Pays
- Province
- Code postal
Ce groupe comprend des renseignements sur la rémunération actuelle de l’employé et comprend les champs suivants :
- Salaire
- Type de rémunération
- Date d’entrée en vigueur de la rémunération
- Pourcentage d’indemnisation du congé annuel
Ce groupe contient des renseignements sur les détails du compte bancaire de l’employé et sert principalement à des fins de dépôt direct. Il comprend les champs suivants :
- Compte bancaire
- Succursale
- Institution financière
- Mode de paiement
Tous les renseignements bancaires seront requis si la bascule des renseignements bancaires requis pour tous les employés est activée. Cette bascule se trouve sous Personnes → Paramètres → Intégration.
Si vous avez besoin des renseignements bancaires mais que vous ne les avez pas au moment de l’importation, ne vous inquiétez pas - nous sommes là pour vous!
Vous pouvez toujours télécharger le fichier CSV, mais vous devez désactiver la première bascule et activer la seconde. En activant la seconde bascule, vos employés devront saisir les renseignements bancaires requis lors de l’intégration pour achever le processus.
Une fois que vous avez préparé votre fichier CSV avec tous les champs requis, vous pouvez le télécharger dans Humi et faire correspondre les colonnes aux champs de profil respectifs.
Si vous utilisez le modèle fourni, la plupart ou toutes les colonnes correspondront automatiquement.
Recommandation
Nous vous recommandons de faire un test d’importation avec un ou deux employés avant d’importer tous vos employés. Cela vous permettra de repérer tout problème majeur avant de télécharger toutes les données sur vos employés.
La colonne Champs Humi affiche les noms des champs qui figureront sur les profils des employés sur Humi. La capture d’écran ci-dessous montre comment ces champs apparaîtront sur le profil de l’employé après le téléchargement.
Comprendre les différentes colonnes
Les colonnes de l'Importeur affichent les noms des colonnes de votre fichier importé.
La colonne Aperçu des données vous donne un aperçu des renseignements contenus dans la colonne sélectionnée.
Pour passer à l’étape suivante, vous devez remplir les champs de la section Colonnes obligatoires par défaut .
Les champs obligatoires ou dépendants qui doivent encore être mis en correspondance sont surlignés en rouge. Vous devrez faire correspondre ces champs manuellement afin de pouvoir passer à l’étape suivante.
La carte « Colonnes sans correspondance » sur le côté droit vous montrera toutes les colonnes importées qui n’ont pas été mises en correspondance avec un champ Humi. Si une colonne est vide, elle sera indiquée comme telle..
Comment créer des champs personnalisés
Si vous importez des colonnes qui ne correspondent pas à un champ de profil Humi existant, vous pouvez créer un champ personnalisé en cliquant sur + Créer un champ personnalisé situé en haut de n’importe quelle section Champs personnalisés. Ceci est possible pour les champs de l’onglet de profil Renseignements personnels ouEmploi et rémunération.
La création d’un champ personnalisé vous permet de lui attribuer un nom, un texte de remplacement, une visibilité des rôles, un regroupement, un type de validation et un cryptage.
Si vous indiquez le champ personnalisé comme étant obligatoire, vous devrez vous assurer que les valeurs sont remplies lorsque vous réviserez les données à l’étape 4.
Si vous ne souhaitez pas ajouter ces champs personnalisés maintenant, sélectionnez Ne pas importer dans le menu déroulant. Vous pouvez toujours créer des champs personnalisés à partir des paramètres et ajouter ces données ultérieurement.
Vous y êtes presque! C’est ici que vous pourrez réviser les données nouvelles ou mises à jour relatives aux employés. S’il y a des erreurs dans une rangée, elles seront marquées d’un indicateur rouge. Pour pouvoir achever l’importation, toutes les erreurs doivent être corrigées.
Vous pouvez utiliser le bouton « Ouvrir en plein écran » pour obtenir une meilleure vue du contenu du tableau et les boutons « Suivant » et « Précédent » pour naviguer entre les erreurs.
Remarque importante
Certains champs dépendent d’autres champs et doivent être tous remplis ou laissés vides pour pouvoir continuer. Les champs dépendants sont basés sur des employés individuels. La liste des champs dépendants se trouve à l’étape 1.
Maintenant que toutes les colonnes correspondent aux champs obligatoires et que toutes les erreurs ont été corrigées, vous pouvez achever l’importation des données sur les employés. Tout nouvel employé sera ajouté au répertoire en tant que nouveau profil et les employés existants seront mis à jour (le cas échéant).
Voilà, c’est fait! Nous savons que ce processus peut être un peu fastidieux, mais heureusement, vous n’avez à le faire qu’une seule fois!
Important :
Veuillez noter que les nouveaux employés ne recevront pas de courriel d’activation une fois l’importation terminée. Les profils seront définis sur « intégration » jusqu’à ce que le courriel d’invitation soit envoyé par les administrateurs et que les employés activent leurs profils.
Si vous avez besoin d’effectuer une mise à jour massive des données sur vos employés, l’importateur d’employés peut faciliter le processus et le rendre plus efficace!
Remarque importante
L’importateur d’employés ne comprend pas les détails relatifs aux congés, aux documents ou aux avantages sociaux. Pour accéder à ces détails, l’importateur de demandes de congés se trouve sous Rapports → Importation des données.
Comment effectuer une mise à jour massive des données sur les employés
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier rapidement les données sur vos employés :
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À partir d'Entreprise, sous l’onglet Importation:
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Vous trouverez une page où vous pourrez importer des données sur les employés
- Commencez par exporter les données des employés de Humi en cliquant sur le bouton Exporter les données sur les employés. Cela vous permettra de télécharger un fichier CSV dans lequel vous pourrez apporter toutes les modifications nécessaires.
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Une fois que vous avez téléchargé le fichier, vous pouvez apporter des modifications directement à la feuille de calcul
Remarque importante
Vous ne devez pas modifier les titres des colonnes. Si vous les modifiez, le fichier ne sera PAS téléchargé correctement. Pour savoir comment préparer les données sur vos employés, consultez les étapes 1 à 5 ci-dessus.
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Lorsque vous avez terminé vos modifications, enregistrez le document sous format CSV
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Revenez dans Entreprise et cliquez sur l’onglet Importation pour accéder à l’importateur d’employés
- Pour télécharger votre fichier, vous pouvez le glisser-déposer dans l’importateur ou le sélectionner sur votre ordinateur en cliquant sur le bouton Parcourir les fichiers
- Cliquez sur Suivant et suivez les instructions pour achever le téléchargement
Remarque
Comme vous avez d’abord téléchargé les données depuis Humi, la plupart ou la totalité des données devraient automatiquement correspondre au bon champ dans Humi. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez consulter les étapes d’importation en haut de cet article pour obtenir de l’aide.
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Et voilà! Vous pouvez utiliser ce processus pour apporter des modifications aux données sur vos employés à tout moment. C’est simple comme bonjour.