Lors du travail avec des données, il est courant de recevoir des demandes pour le type de fichier .csv. Pour beaucoup, travailler avec les CSV peut sembler un peu intimidant. Cet article vous aidera à comprendre les fichiers CSV et vous montrera les meilleures façons de travailler avec eux, pour que vous puissiez importer et exporter des données comme un pro.
Qu'est-ce qu'un fichier CSV?
Les valeurs séparées par des virgules, ou CSV comme elles sont plus communément connues, sont de simples fichiers texte qui, comme le nom l'indique, délimitent des données avec des virgules. Grâce à leur simplicité, les fichiers CSV sont couramment utilisés pour importer/exporter des données entre différents systèmes.
Les fichiers CSV sont-ils les mêmes que les fichiers Excel ?
En bref, non. Il est courant de penser que les fichiers CSV sont des fichiers Microsoft Excel car de nombreux ordinateurs associent automatiquement l'extension de fichier ".csv" à Excel, d’où l'ouverture automatique de ces fichiers avec Excel.
Cependant, le travail de devinette par défaut qu'Excel fait pour analyser les données et les afficher dans le tableau nécessite souvent une mise en forme correcte après coup.
Il est courant de voir des dates converties en objets date d'Excel ou des chiffres entiers longs, comme des numéros de carte de crédit, NIP ou numéros de téléphone, convertis en notation scientifique. Cela cause généralement beaucoup de confusion et rend les gens méfiants à l'égard des fichiers CSV.
Si vous vous sentez incertain à propos des CSV, ne vous inquiétez pas - vous êtes au bon endroit!
Importation des CSV
Dans cette section, nous vous expliquerons comment importer des fichiers CSV dans Google Sheets et Microsoft Excel. Utilisez les menus déroulants ci-dessous pour en savoir plus :
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Commençons par créer une feuille de calcul vierge. Au lieu d'utiliser l'option "Ouvrir avec Google Sheets" qui peut apparaître, il est préférable de commencer avec une feuille Google vierge.
Une fois la feuille de calcul créée, nous sommes prêts à importer les données CSV.
- Cliquez sur Fichier et sélectionnez Importer
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l'onglet Télécharger à l'extrême droite
- Sélectionnez le fichier CSV que vous souhaitez importer
- Après avoir sélectionné votre CSV et l'avoir téléchargé, vous serez présenté avec la boîte de dialogue d'importation de fichier
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C'est l'étape la plus importante. Les paramètres que vous sélectionnez dans la fenêtre contextuelle d'importation de fichier détermineront à quel point il sera facile ou difficile de travailler avec les données
Pour vous aider, voici ce que nous vous suggérons :
- Emplacement de l'importation
- Étant donné que nous avons créé une toute nouvelle feuille de calcul, l'option Remplacer la feuille de calcul serait la meilleure. Cependant, si vous importez le CSV dans une feuille de calcul existante, alors l'option Insérer une ou plusieurs nouvelles feuilles pourrait être une meilleure solution.
- Type de séparateur
- Il est important que vous sélectionniez Virgule ici. Google est assez bon pour détecter automatiquement la virgule; cependant, si vous voulez être sûr, il est préférable de la définir vous-même.
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Remarque
L'option Tabulation doit être utilisée lors du traitement de fichiers à valeurs séparées par des tabulations (TSV).
- Convertir le texte en nombres, dates et formules
- C'est ici que vous choisirez quoi faire avec le texte, les nombres, les dates et les formules. Si vous ne voulez pas que Google ajuste automatiquement vos données, il est préférable de sélectionner Non pour cette option. Cela permettra aux valeurs d'être importées comme du texte simple et de ne pas être formatées d'une quelconque manière.
- Une fois que vous cliquez sur le bouton Importer les données, la page se rafraîchira, et vos données apparaîtront dans toute leur splendeur dans la feuille de calcul Google
À partir de là, vous pouvez filtrer, formater et éditer les données CSV à votre guise sans vous inquiéter qu'elles soient formatées ou altérées par une mauvaise manipulation.
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Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur - nous vous recommandons d'ignorer la fenêtre contextuelle "Ouvrir avec Excel" que vous pourriez recevoir automatiquement, car cela ne fonctionne pas aussi bien que de créer un nouveau classeur dès le début.
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Allez à l'onglet Données en haut de la feuille Excel
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Dans le menu déroulant Obtenir des données externes, sélectionnez l'option Depuis Texte. (Comme les CSV sont de simples fichiers texte, c'est la meilleure façon de les importer dans Excel)
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Ceci vous invitera à sélectionner le fichier que vous souhaitez importer.
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Sélectionnez le fichier et cliquez sur Obtenir les données
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La fenêtre de l'Assistant d'importation de texte s'ouvrira. Choisissez Délimité puis cliquez sur Suivant >
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Sur la page suivante, sous Délimiteur, sélectionnez Virgule et désélectionnez l'option par défaut Tabulation. Une fois que vous avez fait cela, vous verrez dans la case d'aperçu que les données sont en cours d'analyse
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Cliquez sur Suivant > pour continuer
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À cette étape, nous dirons à Excel comment traiter les valeurs dans chaque colonne en sélectionnant les cases dans l'aperçu en bas de la boîte de dialogue
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D'abord, nous devons sélectionner toutes les colonnes dans la boîte d'aperçu. Pour ce faire, cliquez sur la première colonne, maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez la dernière colonne
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Dans Format des données de la colonne, choisissez Texte. Cela s'appliquera à toutes les colonnes sélectionnées
- Cliquez sur Terminer
- Vous serez ensuite invité à indiquer où mettre les données. Étant donné que nous avons déjà créé une nouvelle feuille, nous pouvons placer les données dans Feuille1 en commençant par la cellule A1
Remarque
Si vous souhaitez importer les données dans une feuille de calcul existante, vous pouvez spécifier la cellule exacte ou la nouvelle feuille pour les y placer.
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Une fois que vous êtes satisfait de votre sélection, cliquez sur OK
- C'est tout! Les données seront importées et vos données CSV apparaîtront dans la feuille de calcul
Exportation des CSV
Dans cette section, nous vous expliquerons comment exporter des fichiers CSV depuis Google Sheets et Microsoft Excel. Utilisez les menus déroulants ci-dessous pour en savoir plus :
Ce processus est beaucoup plus simple que l'importation, et il peut être effectué en 3 clics - littéralement.
Cliquez sur Fichier > Télécharger sous > Valeurs séparées par des virgules (.csv, feuille actuelle)
Le fichier sera généré et téléchargé instantanément.
Remarque
Il est recommandé de supprimer toutes les colonnes ou lignes inutilisées dans la feuille de calcul avant d'exporter pour réduire la taille et la complexité du fichier. Moins de données inutiles égale moins de casse-tête.
Pour exporter vos données Excel, il vous suffit d'aller dans Fichier > Enregistrer sous... et sélectionner le format de fichier approprié dans la boîte de dialogue.
Vous avez le choix entre deux méthodes :
CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (.csv) - Ce format de fichier convertira automatiquement tout caractère accentué (couramment utilisé en français ou dans d'autres langues non-anglaises) en une valeur encodée UTF-8. Selon le système dans lequel vous utiliserez ce fichier, cela pourrait ne pas être la meilleure option car cela pourrait entraîner des données mal encodées.
Valeurs Séparées par des Virgules (.csv) - Ce format de fichier contient les valeurs pures non éditées selon une structure CSV. Nous vous recommandons de choisir cette option.
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