Alors que nous plongeons dans le processus de mise en œuvre, il y a quelques documents qui nécessitent votre attention. Cela peut sembler beaucoup à première vue, mais faites-nous confiance, c'est plus facile que ça en a l'air.
Les documents clés dont nous avons besoin de chaque fournisseur sont la Demande principale et les Inscriptions des employés.
Maintenant, certains fournisseurs pourraient demander quelques formulaires supplémentaires. Pas de soucis! Votre représentant commercial vous a couvert avec un Guide de mise en œuvre. Ce guide pratique dissipe toute confusion concernant les informations spécifiques nécessaires pour chaque document supplémentaire.
Demande principale
La Demande principale est votre outil pratique pour confirmer tous ces détails importants concernant votre entreprise. Nous parlons de choses comme votre adresse, ce que fait votre entreprise, si vous avez des filiales ou des affiliés sous le même plan, et si vous aviez une couverture auparavant.
Il est également très utile pour obtenir des informations sur le nombre de vos employés et définir les critères d'éligibilité pour ceux couverts par le plan (comme les périodes d'attente, les heures minimum travaillées, etc.). De plus, il s'assure que tous les membres éligibles sont inscrits. Rappelez-vous simplement, si vous avez des membres qui ne travaillent pas activement, vous devrez inclure leurs détails dans les espaces fournis.
Dans une autre section de la demande principale, il sera demandé de confirmer les répartitions mensuelles des primes. Ces sections de répartition des primes se réfèrent à la facture mensuelle/coût du plan de chaque avantage. Le titulaire de la police (l'entreprise) est tenu de contribuer à au moins 50 % de la prime mensuelle et a la flexibilité de couvrir n'importe où entre 50 % et 100 %. Il n'y a pas de norme fixe, vous permettant de déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise. Il est important de noter que le % de contribution diffère du % de coassurance, vous pouvez trouver une explication détaillée à ce sujet dans notre Glossaire de mise en œuvre.
La demande vous permet également de nommer au moins un administrateur de plan pour votre groupe. Cette personne chanceuse pourra se connecter au portail du fournisseur pour vérifier vos factures et autres détails du plan.
En outre, vous devrez compléter, signer et dater les Accords de débit préautorisé (DPA) et envoyer une copie d'un chèque annulé. Bien que cela puisse sembler redondant, les fournisseurs exigent toujours à la fois le DPA complété et un chèque annulé pour éviter les erreurs bancaires et répondre aux exigences de conformité.
Pour conclure, quelqu'un ayant l'autorité de signer pour votre entreprise devrait apposer sa signature et la date sur la demande entièrement complétée. Cette dernière étape scelle l'accord, confirmant que tout a été complété et vérifiant que les informations que vous avez fournies sont correctes.
Inscriptions des employés
Si votre fournisseur prend en charge l'inscription numérique :
- La feuille de calcul Excel sera directement téléchargée dans le système de l'assureur pour commencer l'inscription en ligne, il est donc crucial de garantir l'exactitude des informations dans la feuille de calcul.
- Veuillez revoir les informations existantes et apporter les mises à jour nécessaires. Cela pourrait inclure de dire adieu à ceux qui nous ont quittés 😢 et de souhaiter la bienvenue à nos nouvelles recrues. 👋
Les courriels uniques sont indispensables
Juste un petit rappel, nous devons nous assurer que chaque personne sur la feuille de calcul a sa propre adresse électronique unique. Les membres de votre équipe auront l'occasion de mettre à jour leurs adresses électroniques préférées pendant le processus d'inscription, donc pour l'instant, incluez simplement les adresses électroniques que nous avons déjà en dossier.
Si votre fournisseur utilise les inscriptions PDF/papier :
- Chaque employé doit compléter et signer ses formulaires d'inscription, sauf pour la partie supérieure du formulaire qui doit être complétée par l'administrateur du plan.
Mettre en place de nouveaux avantages pourrait sembler une grosse tâche, mais ne vous inquiétez pas! Avec une approche étape par étape et un œil attentif aux détails, cela devient gérable. De la Demande principale aux Inscriptions des employés, chaque document assure que votre entreprise et ses merveilleux employés sont prêts à réussir.
Cela pourrait prendre un peu de temps et d'efforts, mais à la fin, vous aurez un plan d'avantages sociaux complet parfaitement adapté aux besoins de votre organisation. Ça en vaudra totalement la peine!