Bienvenue sur notre page FAQ sur le suivi du temps!
Nous avons compilé ici les réponses aux questions les plus courantes que nous posent les administrateurs sur l'utilisation du module Suivi du temps afin de vous aider à utiliser le module et d'améliorer votre expérience. Cette ressource est votre destination ultime pour des renseignements rapides et des conseils de dépannage.
Cliquez sur l'une des questions ci-dessous pour obtenir les réponses que vous recherchez.
Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un employé au module Suivi du temps :
- Àpartir du module Suivi du temps, sous Paramètres, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Employés affectés.
- Cliquez sur le bouton Ajouter ou supprimer des employés.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le ou les employés que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer pour les ajouter au module Suivi du temps.
Au moins un administrateur doit être affecté au suivi du temps à tout moment.
Au moins un administrateur doit avoir un accès complet au module Suivi du temps afin d'assurer que Humi puisse envoyer des notifications importantes à un membre de votre équipe si nécessaire. Lorsque vous configurez le module Suivi du temps pour la première fois, ajoutez-vous ou un autre administrateur au module afin d'optimiser l'efficacité.
Si vous disposez de l'intégration des modules Suivi du temps et Paie, les étapes sont légèrement différentes. Cliquez ici pour en savoir plus.Les flux d'approbation servent à approuver les heures travaillées saisies par les employés.
Il existe trois flux d'approbation possibles pour les projets :
- Approbation du ou des propriétaires du projet - Le propriétaire du projet approuve les heures
- Approbation du sperviseur immédiat- Le sperviseur immédiat de l'employé approuve les heures
- Approbation automatique - Les heures saisies sont automatiquement approuvées
Oui! Vous pouvez fixer une date limite hebdomadaire pour la soumission des feuilles de temps de votre équipe. Cette échéance peut être fixée à n'importe quelle heure de la journée, n'importe quel jour de la semaine et constituera la date limite pour la soumission des heures enregistrées et des approbations.
- Pour commencer, accédez au module Suivi du temps et cliquez sur l'onglet Paramètres.
- Dans la section Échéances et rappels, cliquez sur le bouton Modifier.
- Sélectionnez l'option Oui pour activer une échéance hebdomadaire et choisissez un jour et une heure. Par défaut, l'échéance est fixée au vendredi à 17 h HNE.
Lorsque vous activez une échéance hebdomadaire, Humi ajoute également un rappel pour aider chacun à respecter l'échéance. Ce rappel sera envoyé par courriel et sous forme de notification dans la boîte de réception Humi de chaque membre de votre équipe à l'approche de l'échéance hebdomadaire.
Par défaut, ce rappel est défini à 1 jour avant l'échéance hebdomadaire, mais vous pouvez choisir le délai que vous souhaitez.
Article connexe : Configurer une échéance et des rappels pour une feuille de temps
Oui! Les employés peuvent enregistrer leurs heures jusqu'à 90 jours à l'avance, ce qui facilite la planification des congés ou une avance sur salaire.
Autoriser la soumission de feuilles de temps futures
- Accédez au module Suivi du temps et cliquez sur l'onglet Paramètres.
- Dans la section Paramètres généraux, cliquez sur le bouton Modifier.
- Faites défiler la page jusqu'à la section Enregistrer des heures futures et sélectionnez Oui.
- Ensuite, choisissez le nombre de jours à l'avance que les employés peuvent soumettre leurs feuilles de temps. Veuillez sélectionner un nombre compris entre 1 et 90 jours.
- N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
C'est tout! Une fois cette fonctionnalité activée, vos employés pourront facilement saisir leurs heures à l'avance, vous facilitant ainsi la tâche.
Si vous devez mettre fin à l'emploi d'un employé qui a soumis des feuilles de temps futures, cliquez ici pour lire l'article à ce sujet.
Oui! Les heures ajoutées dans le module Suivi du temps seront automatiquement ajoutées à la paie une fois que vous aurez configuré l'intégration. Pour obtenir un guide étape par étape, cliquez ici.
Pour assurer une intégration réussie, il y a quelques points importants à parendre en compte :
- Les employés ajoutés à l'intégration doivent être synchronisés avec la paie. Pour savoir comment ajouter un employé à la paie, cliquez ici.
- Les heures normales des employés salariés ne seront pas transmises à la paie, mais certaines rémunérations horaires supplémentaires peuvent l'être. Pour en savoir plus sur les types de rémunération supplémentaires, cliquez ici.
- Toutes les modifications apportées aux données de suivi du temps de vos employés seront toujours gérées dans le module Suivi du temps. Pour en savoir plus sur la gestion du suivi du temps, cliquez ici.
Vous pouvez créer un projet dans le module Suivi du temps et y affecter des employés. Cela vous permet de vérifier le temps consacré à chaque tâche et de vous assurer que les employés respectent leurs engagements et les échéances.
Si vous souhaitez savoir comment créer, modifier, archiver et supprimer des projets dans le module Suivi du temps, lisez cet article sur la gestion des projets.
Les rapports de suivi du temps constituent un moyen simple et efficace de visualiser et d'exporter les données du module Suivi du temps.
Les administrateurs peuvent rapidement consulter les heures enregistrées par chaque employé, surveiller la durée des projets ou filtrer par projet spécifique pour accéder aux renseignements pertinents.
Cet article détaillé décrit comment interpréter les renseignements figurant dans vos rapports sur le suivi du temps.