Notre module Documents est très intuitif et facile à utiliser—si vous avez déjà utilisé Google Drive, vous vous sentirez comme chez vous !
Avec Documents, vous pouvez faire beaucoup : télécharger des documents en lecture seule, assigner des documents pour signature, suivre les progrès, et envoyer des rappels pour maintenir le rythme.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers ce processus simple.
Les administrateurs ont accès à de nombreuses fonctionnalités, mais si vous vous demandez ce que les employés voient et peuvent faire, cliquez ici.
Êtes-vous prêt à vous y lancer ? Passez directement à Aperçu de l'ajout de documents pour un guide étape par étape.
Barre latérale des documents
Dans la barre latérale, vous pouvez facilement revenir à l'endroit où vous vous êtes arrêté en cliquant sur Documents récents pour voir les documents que vous avez consultés récemment.
Vous trouverez également ici les deux principales zones de stockage : la Bibliothèque de modèles et les Documents de l'entreprise. Pour développer le lecteur et voir les dossiers à l'intérieur, cliquez sur la flèche à côté du nom.
Bibliothèque de modèles
Tous les documents figurant sur ce lecteur de stockage sont privés et seuls les administrateurs et les employés affectés au modèle de document spécifique peuvent les consulter.
Documents de l'entreprise
Ce lecteur de stockage contient uniquement des documents en lecture seule que tous les employés peuvent voir. Cela inclut généralement les politiques d'entreprise à l'échelle de la compagnie, les consignes de santé et de sécurité, les informations sur les avantages des employés, etc.
Dossiers et sous-dossiers
Vous pouvez voir tous les dossiers dans la barre latérale, mais les documents qu'ils contiennent (ou leurs sous-dossiers) n'apparaîtront que lorsque vous cliquerez sur un dossier. Pour voir les sous-dossiers intégrés, cliquez sur la flèche située à côté du dossier pour le développer.
Dossiers automatiques de Humi
Humi propose quatre types de dossiers dans lesquels les documents des employés sont automatiquement triés, ce qui aide à tout organiser sans effort :
- Documents attribués : Considérez cela comme un espace dédié pour les fichiers importants comme les lettres d'offre et les avis de réception.
- Téléchargements de l'employé : Un dossier personnel pour que les employés téléchargent et stockent leurs propres documents.
- Fichiers de tâche : Avez-vous des fichiers liés à des tâches spécifiques ? Ils arriveront ici, afin que tout soit regroupé en un seul endroit.
- Fichiers de formation : C'est ici que les employés peuvent trouver tous leurs matériaux et ressources de formation.
Remarque sur la visibilité des dossiers
Ces dossiers n'apparaîtront que s'ils sont pertinents pour l'employé. Par exemple, le dossier Téléchargements de l'employé n'apparaîtra que s'ils ont téléchargé un fichier sur Humi. Le dossier sera automatiquement créé et ajouté pour eux dès qu'ils téléchargeront quelque chose—aucune étape supplémentaire n'est requise.
Prudence avec les noms de dossier
Les noms de dossiers dans votre bibliothèque de modèles administratifs seront visibles par les employés lorsque vous attribuerez des documents. Prenez donc un moment pour vous assurer que les noms sont clairs et professionnels—c'est un petit détail qui peut faire une grande différence.
Avec ces dossiers intégrés, vos employés peuvent tout garder organisé sans effort.
Documents non enregistrés dans un dossier
Si vous ajoutez des documents sans les placer dans un dossier spécifique, Humi les enregistrera automatiquement dans le lecteur de stockage où vous vous trouviez lors de leur création.
Les dossiers et sous-dossiers sont classés par ordre alphabétique et vous ne pouvez pas les réorganiser dans la barre latérale.
Curieux de savoir comment gérer les dossiers ? Cliquez ici pour savoir comment ajouter des dossiers et les organiser.
Utilisation de la barre de recherche
Utilisez la barre de recherche en haut pour trouver rapidement un document spécifique. Saisissez le nom du document ou un mot-clé, et vous obtiendrez une liste de résultats contenant les mots-clés que vous avez saisis.
Pour quitter l'affichage de recherche, vous n'avez qu'à cliquer sur n'importe quel autre dossier.
Maintenant que vous savez naviguer dans Documents, vous pouvez ajouter des dossiers pour organiser vos documents existants ou revoir l'Aperçu de l'ajout de documents.
Commentaires
0 commentaireVous devez vous connecter pour laisser un commentaire.