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Avez-vous terminé la deuxième étape?Avant de lire cet article, nous vous suggérons fortement de lire Étape 2 - Examiner les avantages imposables en premier. |
Cette étape vous guidera dans la conciliation et la validation de vos registres.
La conciliation et la validation de vos registres peuvent être difficiles, car les modifications apportées à un registre peuvent avoir un impact sur un autre et le rendre incorrect.
Par exemple, si un avantage imposable non pécuniaire est ajouté lors de l'examen, les cotisations au RPC et à l'AE dues à l'ARC peuvent augmenter. Il est donc essentiel de suivre un processus dans lequel vous examinez vos registres, effectuez des ajustements (si nécessaire), puis examinez à nouveau vos registres.
Cependant, nous vous recommandons fortement d'achever cette étape pour cerner et concilier tout écart potentiel avant de générer vos feuillets d'impôt. À long terme, cela vous fera gagner beaucoup de temps (et vous évitera des maux de tête).
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Télécharger le diagramme de fluxPour vous faciliter la tâche, nous avons présenté l'ensemble du processus sous la forme d'un diagramme de flux simple.
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Ce diagramme montre les tâches que vous devez accomplir pour cette étape.
Assurez-vous de conserver vos registres.
Tous les employeurs sont légalement responsables de la conservation des registres de paie et d'emploi pour chaque employé. La norme fédérale est d'au moins 36 mois. Cependant, la norme provinciale diffère selon votre lieu. Pour vos périodes de conservation spécifiques, veuillez consulter la législation de votre province ou territoire.
Il est également recommandé de sauvegarder tous les registres de paie, que les fournisseurs de services paie tiers produisent ou non les registres pour vous.
Partie 1 - Ajouter les codes de prestations dentaires
L'accès aux prestations dentaires doit être déclaré sur le feuillet T4. Vous devrez saisir les codes de prestations dentaires pour tous les employés dans Humi.
- Pour ce faire, allez dans la rubrique Paie.
- Cliquez sur l'onglet Avantages et retenues et sélectionnez Avantages et retenues - Prestations dentaires fédérales.
- Attribuez les codes pertinents à chaque employé.
- Pour simplifier la tâche, les employés peuvent facilement être affectés en lot à des codes.
| Code | Description |
|---|---|
| Code 1 | Aucune assurance soins dentaires ni aucune couverture de services dentaires de quelque nature que ce soit. |
| Code 2 | Assurance soins dentaires et couverture de services dentaires de quelque nature que ce soit pour le bénéficiaire seulement. |
| Code 3 | Assurance soins dentaires et couverture de services dentaires de quelque nature que ce soit pour le bénéficiaire, le conjoint et les personnes à charge. |
| Code 4 | Assurance soins dentaires et couverture de services dentaires de quelque nature que ce soit pour le bénéficiaire et son conjoint seulement. |
| Code 5 | Assurance soins dentaires et couverture de services dentaires de quelque nature que ce soit pour le bénéficiaire et les personnes à charge seulement. |
Points importants à noter :
- Ces codes sont déterminés en fonction de l'accès, et non de l'utilisation réelle de la prestation, au 31 décembre de l'année d'imposition.
- Tout employé ayant quitté l'entreprise sera automatiquement attribué au Code 1 - Aucune assurance.
Avez-vous saisi les codes de prestations dentaires en 2023?
Si vous utilisiez Humi en 2023, vous auriez saisi ces codes dans l'outil de rajustement de fin d'année. Tout code saisi l'année dernière sera automatiquement attribué en fonction des renseignements saisis précédemment. Pour modifier ces codes, suivez les instructions ci-dessus.
Partie 2 - Exécuter un rapport de RGAP
Exécutez le rapport de RGAP pour vérifier les retenues obligatoires aux fins du RPC et de l'AE, ainsi qu'aux fins du RRQ et le RQAP, le cas échéant
À partir de Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport de RGAP. Le rapport de RGAP vous aidera à cerner rapidement tout écart possible dans ce qui suit :
- RPC/RRQ de l’employé
- RPC/RRQ de l'employeur
- AE de l’employé
- AE de l'employeur
- RQAP de l'employé
- RQAP de l'employeur
Nous vous recommandons d'effectuer cet examen avant de produire les feuillets T4 et/ou les Relevés 1 de vos employés afin de vous assurer que votre entreprise ne recevra pas de Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) de l'ARC ou une Déclaration des cotisations d'employés et d'employeur au RRQ (LMU-141) ou une Déclaration des cotisations au RQAP (LMU-150) (LMU-150) de Revenu Québec.
Exemple
Vous pouvez facilement voir une divergence si un montant autre que zéro apparaît dans l'un des champs de variance.
Un écart positif signifie qu'il y a un excédent (c.-à-d. un montant versé en trop) et un écart négatif signifie qu'il y a une insuffisance (c.-à-d. un montant versé insuffisant).
Pour les excédents, l'ARC remboursera les montants versés en trop à l'employé sous forme de remboursement d'impôt. Vous devrez faire une demande à l'ARC et à RQ respectivement pour récupérer vos parties de l'employeur.
Veuillez noter qu'il est normal de constater des écarts mineurs s'il y a encore des paies en suspens pour l'année d'imposition en cours.
Si la dernière paie de l'année n'a pas encore été traitée, vous devez vérifier si les écarts seront comblés ou non par la dernière paie.
Éléments à examiner dans ce rapport :
Agence du revenu du Canada
Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés au RPC et les cotisations de l'employeur au RPC calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.
| Type d'écart | Calcul |
|---|---|
| Montant du RPC | Humi prend les gains ouvrant droit à pension, soustrait l' exemption de base (en fonction des périodes payées et de l'exemption de base de la période de paie), multiplie ce montant par le taux de cotisation au RPC, puis soustrait cette valeur des retenues au titre du RPC. |
Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés à l'AE et les cotisations de l'employeur à l'AE calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.
| Type d'écart | Calcul |
|---|---|
| Montant de l'AE | Humi prend les gains assurables, multiplie ce montant par le taux de cotisation à l'AE, puis soustrait cette valeur des retenues au titre de l'AE. |
| Montant de l'AE A/P | Humi prend les gains assurables, multiplie ce montant par le taux de cotisation à l'AE, multiplie cette valeur par 1,4, puis soustrait cette valeur des retenues au titre de l'AE A/P. |
Revenu Québec
Montants de RRQ, RQAP et RQAP A/P
Ces montants représentent les écarts dans les cotisations des employés et de l'employeur calculées tout au long de l'année par rapport aux montants exigés par la loi.
| Type d'écart | Calcul |
|---|---|
| RRQ | Humi prend les gains ouvrant droit à pension, soustrait l' exemption de base (en fonction des périodes payées et de l'exemption de base de la période de paie), multiplie ce montant par le taux de cotisation au RRQ, puis soustrait cette valeur des retenues au titre du RRQ. |
| Montant du RQAP | Humi prend les gains assurables du RQAP, multiplie ce montant par le taux de cotisation au RQAP, puis soustrait cette valeur des retenues au titre du RQAP. |
| Montant du RQAP A/P | Humi prend les gains assurables du RQAP, multiplie ce montant par le taux de cotisation au RQAP A/P, puis soustrait cette valeur des retenues au titre du RQAP A/P. |
Causes courantes d'écart
- Erreurs d'arrondi. Il est possible que les retenues par période soient exactes, mais que des écarts mineurs soient constatés lorsque les montants par période sont additionnés pour obtenir le montant annuel en raison des arrondis. Il est peu probable que ces écarts entraînent un rapport de RGAP ou un avis de l'ARC ou du RQ.
- L'employé a gagné moins de revenus ouvrant droit à pension au cours d'une période de paie que le montant de l'exemption de base de la période de paie.
- Veuillez noter que Humi calculera le RPC/RRQ sur les revenus qui atteignent le seuil de retenue au cours d'une seule période de paie, quel que soit le salaire annuel. Cela signifie qu'un employé peut gagner moins que le montant de l'exemption annuelle de 3 500 $ au cours d'une année, mais Humi déduira quand même les cotisations au RPC/RRQ au cas où l'employé dépasserait ce plafond.
- Configuration incorrecte des états d'exemption des cotisations au RPC ou à l'AE. Par exemple, les employés qui sont exemptés en raison de leur âge sont traités automatiquement et l'exemption des cotisations au RPC/RRQ ne devrait pas être activée.
- Montants cumulés incorrects ou manquants téléversés vers la Paie Humi lors de la mise en œuvre.
- Un changement dans la fréquence de la paie en cours d'année.
- Les dossiers ont été ajustés rétroactivement et ne correspondaient plus aux versements effectués.
- Erreurs administratives ou de calcul.
Si vous constatez un écart qui, selon vous, n'est pas une erreur d'arrondi, nous avons inclus quatre colonnes dans le rapport pour vous aider à déterminer la cause principale :
- Anniversaire de l'employé
- Exemption des cotisations au RPC
- Exemption des cotisations à l'AE
- Y a-t-il un cumul annuel?
Remarque importante
Le rapport vise à aider à révéler les erreurs de base dans la mise en œuvre ou l'utilisation de Paie Humi. Il n'est pas conçu pour remplacer la vérification par l'employeur des dossiers de paie. Par conséquent, Humi ne garantit pas que tous les écarts soient pris en compte dans le rapport de RGAP.
Partie 3 - Produire les rapports d'aperçu de feuillets T4 et Relevé 1
Produisez les rapports d'aperçu de feuillets T4 et Relevé 1 pour vérifier que les revenus et les retenues sont déclarés dans les bonnes cases
Les rapports d'aperçu des feuillets T4 et Relevé 1 de Humi sont conçus pour vous aider à examiner rapidement l'emplacement des codes de gains et à vérifier l'exactitude générale. En procédant à cet examen avant de générer vos feuillets T4 et Relevé 1, vous éviterez les erreurs et les modifications des T4 et des modifications de Relevés 1 fastidieux. Il vous permet de générer un aperçu case par case de vos feuillets T4 et Relevé 1 respectivement, ventilés par employé.
Pour accéder à ces rapports, sous Rapports, sélectionnez l'onglet Paie et cliquez sur le rapport d'aperçu de feuillet T4 ou sur le rapport d'aperçu de Relevé 1.
Vous pouvez vérifier cette information dans le profil de l'employé sous les onglets Personnel et Poste et salaire.
Remarque importante
Il est essentiel de s'assurer que tous les employés payés en 2024 sont configurés dans Paie Humi, même s'ils ont quitté l'entreprise.
Confirmez que tous les types de revenus sont configurés correctement
Certains types de revenus ont des exigences spécifiques de déclaration sur les feuillets T4 et Relevé 1.
Ces ressources peuvent vous aider à comprendre les exigences relatives aux types de rémunération que vous avez offerts à vos employés au cours de l'année d'imposition :
- Tableau de référence des avantages de l'ARC
- Tableau de référence des paiements spéciaux de l'ARC
- Liste de référence des cases du feuillet T4 de l'ARC
- Liste de référence des cases du Relevé 1 de RQ
Grâce à ces renseignements, vous pouvez utiliser les rapports d'aperçu de feuillet T4 ou de Relevé 1 pour vous assurer que les relevés d'impôt des employés satisfont aux exigences de déclaration.
Comprendre les types de rémunération
Si vous souhaitez examiner les spécificités de certains types de rémunération dans votre compte, utilisez les liens ci-dessous pour en savoir plus :
- Types de rémunération salariale et horaire
- Montants et comportements des retenues pour avantages et allocations imposables
- Montants et comportements des retenues pour des types de revenus supplémentaires
Ressources utiles de l'ARC et RQ
Humi automatise un grand nombre de ces processus, mais il est conseillé aux employeurs d'effectuer également un examen périodique de tous les registres de paie.
L'ARC a publié une série de ressources utiles pour faciliter ce processus de révision :
- Calcul des cotisations au RPC (plusieurs périodes de paie ou vérification de fin d'année)
- Calculateur en direct de retenues sur la paie (CDRP)
- Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)
RQ a publié une série de ressources utiles pour faciliter ce processus de révision :
- WebRAS - Calcul les retenues à la source et les cotisations de l'employeur
- Calcul les retenues à la source et les cotisations de l'employeur
Remarque importante
Le rapport vise à aider à révéler les erreurs de base dans la mise en œuvre ou l'utilisation de Paie Humi. Il n'est pas conçu pour remplacer la vérification par l'employeur des dossiers de paie. Par conséquent, Humi ne garantit pas que tous les écarts soient pris en compte.
Partie 4 - Utiliser les aperçus des formulaires d'impôt au format PDF
Téléchargez un aperçu du feuillet T4 ou du Relevé 1 au format PDF pour vous assurer que le numéro d'assurance sociale et l'adresse courriel de tous les employés sont exacts
L'ARC et RQ utilisent le numéro d'assurance sociale indiqué sur le T4 et le Relevé 1 pour identifier le contribuable. Si ce numéro est erroné, votre employé rencontrera des difficultés lorsqu'il déclarera ses impôts personnels.
Vous devrez également vérifier l'exactitude de l'adresse courriel de vos employés et vous assurer qu'ils y auront accès. Ceci est important car Humi enverra aux employés leur feuillet T4 et Relevé 1 par courriel protégé par mot de passe. Par conséquent, tous les employés (actifs et ayant quitté l'entreprise) doivent être en mesure de recevoir ce courriel de Humi.
Confirmez l'exactitude des informations personnelles de votre employé :
- Prénom de l'employé (légal)
- Nom de famille de l'employé (légal)
- Adresse de l'employé
- Courriel valide de l'employé (pour les employés ayant quitté l'entreprise, utiliser leur courriel personnel)
- Numéro d'assurance sociale (pour des raisons de sécurité, le rapport d'aperçu de T4 affichera un NAS partiellement caviardé)
Les administrateurs peuvent mettre à jour les noms légaux des employés, adresses, courriel ou NAS directement depuis le profil d'employé sous les onglets Personnel ou Poste et salaire.
Partie 5 - Utiliser l'outil de rajustement de fin d'année
Avec Humi, il est facile d'effectuer les rajustements nécessaires avec notre outil de rajustement de fin d'année! Il s'agit d'un outil puissant et les administrateurs ne doivent l'utiliser qu'après un examen approfondi des données relatives à la paie et des exigences des feuillets T4 et des Relevés 1.
Pour un guide étape par étape sur l'utilisation de l'outil de rajustement de fin d'année, cliquez ici.
À venir le 6 janvier!
Cet outil sera disponible le 6 janvier, pour l'année précédente. Par exemple, pour l'année de déclaration 2024, l'outil de rajustement de fin d'année sera disponible dans Humi le 6 janvier 2025.
(Facultatif) Corrigez les problèmes que vous avez relevés dans le rapport de RGAP et/ou dans les rapports d'aperçu du feuillet T4/Relevé 1
Le tableau de rajustement a une rangée pour chaque employé qui figurait sur au moins une paie au cours de l'année. Le tableau comprend également une colonne pour chaque type de rémunération, de revenu supplémentaire, d'avantage et/ou de retenue figurant sur au moins une paie au cours de l'année.
Pour effectuer un rajustement, double-cliquez sur le champ et effectuez le changement.
- Pour augmenter la valeur d'un revenu ou d'un avantage, saisissez une valeur positive en dollars.
- Pour augmenter la valeur d'un impôt ou d'une retenue, saisissez une valeur positive en dollars.
Humi enregistre automatiquement les modifications et les reflète sur le feuillet T4.
Ajoutez des informations sur le régime de retraite (si nécessaire)
Si vous avez utilisé un régime de retraite à prestations déterminées, régime de retraite à cotisations déterminées ou régime d'intéressement, vous devrez remplir la case 50 avec le numéro d'agrément du régime de retraite et la case 52 avec le montant du facteur d'équivalence sur les feuillets T4 une fois qu'ils auront été générés.
Si une somme est due
La fonctionnalité de rajustement n'effectue pas de versement à vos employés ou à l'ARC/RQ. Si l'ajustement donne lieu à une augmentation de la somme due à l'employé ou à l'ARC/RQ, vous devrez la verser (ou la recouvrer) en dehors de Humi.
À propos des versements
Si vous devez effectuer un ajustement qui entraîne une augmentation des montants d'impôt, que ce soit pour l'employé ou pour l'employeur, veuillez noter que vous, en tant qu'employeur, devez verser ces montants à l'ARC/RQ en dehors de Humi.
Partie 6 - Verser les retenues du RPC, du RRQ, de l'AE, du RQAP et les retenues obligatoires en souffrance
Il est conseillé de concilier les montants versés à l'ARC et RQ avec le total des retenues obligatoires de l'année et, le cas échéant, d'effectuer des versements supplémentaires.
Les paiements perçus par l'ARC sont consultables dans votre compte Mon entreprise, et les paiements perçus par RQ sont consultables dans votre compte clicSÉQUR. Vous pouvez utiliser ces comptes pour comparer les versements reçus au total des retenues obligatoires.
Vous devrez verser tout impôt dû, toute retenue obligatoire au titre du RPC/RRQ, de l'AE ou du RQAP avant ou dans le cadre du versement final pour l'année d'imposition par l'intermédiaire de vos comptes auprès de l'ARC et de RQ.