Chaque année d'imposition, les employeurs canadiens qui ont versé des rémunérations à leurs employés tout au long de l'année sont tenus de remplir et d'émettre des feuillets T4 à leurs employés. Pour l'année d'imposition 2020, la date limite pour produire vos déclarations de revenus auprès de l'ARC et émettre les feuillets T4 aux employés est le 28 février 2021.
Ce guide présentera les éléments importants à prendre en compte pour assurer un processus de déclaration et de production des feuillets T4 harmonieux cette année.
Paie Humi simplifie le processus en préparant automatiquement les feuillets T4 en fonction de vos registres de paie de l'année d'imposition. Cependant, il est fortement recommandé aux employeurs de bien comprendre les répercussions de la déclaration pour les feuillets T4. En général, le processus consiste à examiner minutieusement les feuillets T4 préparés de tous les employés avant de les émettre, tout en tenant compte de la date limite d'émission des feuillets T4, car des pénalités peuvent être encourues en cas de déclaration inexacte ou de production tardive.
Types de revenus à déclarer sur les feuillets T4
La plupart des sommes versées à une personne par un employeur constituent une rémunération. Les feuillets T4 comprennent les types de rémunérations suivants :
- Traitements, salaires (y compris ceux qui tiennent lieu de préavis de congédiement), pourboires ou gratifications, primes, indemnité de congé annuel, commissions d'emploi, gains bruts et assurables des pêcheurs indépendants, et toute autre rémunération (voir la case 14 - Revenus d'emploi pour obtenir une liste détaillée) que vous avez versée à des employés au cours de l'année
- Avantages ou allocations imposables
- Allocations de retraite
- Retenues effectuées au cours de l'année
- Montants du facteur d'équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé des prestations pour l'année dans le cadre de votre régime de retraite agréé (RRA) ou de votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)
En général, les rémunérations comme les salaires et traitements, ainsi que les types de revenus supplémentaires comme les primes, les pourboires et les indemnités de congé annuel traités par le biais de Paie Humi sont automatiquement attribués aux cases correspondantes du feuillet T4.
Vérifiez que les avantages sont déclarés dans toutes les cases requises sur les feuillets d'impôt
Dans certains cas, les allocations et les avantages imposables peuvent avoir des exigences de déclaration supplémentaires pour les feuillets T4. Par exemple, en plus de déclarer une allocation de logement à la case 14 comme revenu d'emploi, il faut la déclarer à nouveau dans la section « Autres revenus » du feuillet T4 avec le code 30.
Il est important de veiller à ce que tous les avantages soient déclarés correctement dans les feuillets T4 en précisant le code correspondant à l'avantage. Passez en revue les avantages existants pour vérifier que chaque avantage applicable est attribué à une case T4 désignée. En savoir plus sur la configuration des avantages.
Pour obtenir la liste des codes à utiliser, consultez le Tableau des avantages de l'ARC.
*Veuillez noter que les cases 14, 16-18, 22, 24 et 26 sont automatiquement attribuées par Paie Humi.
Vérifiez l'exactitude des registres des cumulatifs annuels
Les employeurs qui ont commencé à utiliser Paie Humi en milieu d'année doivent généralement téléverser le cumul de l'année (CDA) des registres de paie. Une fois les feuillets T4 préparés, ces registres permettent de fournir le contexte de l'année complète de la paie traitée, en plus des paies traitées directement dans Paie Humi.
Il est important de revoir et de mettre à jour les registres si nécessaire pour s'assurer qu'ils représentent fidèlement les paies traitées par les précédents fournisseurs de services de paie. En savoir plus sur la mise à jour du CDA des registres de paie. De plus, vérifiez auprès de votre ancien fournisseur de services de paie s'il a produit des feuillets T4 au cours de l'année, car la production de feuillets T4 en double peut entraîner une surestimation des gains réels et nécessiter un rapprochement.
Paie Humi applique généralement des cotisations au RPC à parts égales entre l'employeur et l'employé. Paie Humi applique généralement des cotisations à l'AE à parts égales entre l'employeur et l'employé, sauf si vous avez demandé un ratio personnalisé au cours de l'année.
Nouvelles exigences de déclaration pour les feuillets T4
En août 2020, l'ARC a introduit des exigences de déclaration supplémentaires pour les feuillets T4 de l'année d'imposition. Les employeurs sont tenus de déclarer les revenus d'emploi de chaque employé individuellement pour les périodes suivantes dans la section Autres renseignements :
- Code 57 : Revenus d'emploi - 15 mars au 9 mai
- Code 58 : Revenus d'emploi - 10 mai au 4 juillet
- Code 59 : Revenus d'emploi - 5 juillet au 29 août
- Code 60 : Revenus d'emploi - 30 août au 26 septembre
Si vous utilisiez Paie Humi avant le 15 mars 2020, les montants auront été préremplis en votre nom. Vérifiez que les montants correspondent aux montants de paie traités au cours des périodes lorsque vous examinez les feuillets T4 préparés dans l'application.
Si vous n'utilisiez pas Paie Humi entre le 15 mars et le 26 septembre, vous pouvez suivre une procédure intégrée à l'application pour saisir rétroactivement les renseignements sur le revenu d'emploi, décrite dans la section suivante du guide.
Préparer et revoir le dossier fiscal
Après avoir vérifié l'exactitude et l'actualité de vos données sur les employés et la paie, il est temps de générer le dossier fiscal dans Paie Humi.
Paie Humi fournit trois types de renseignements fiscaux à des fins d'examen et de production des déclarations de revenus :
Feuillets T4 des employés
Les feuillets T4 sont des résumés des revenus d'emploi et des retenues annuelles pour chaque employé. Humi produira un feuillet T4 pour tous les employés actifs et ayant quitté l'entreprise pour lesquels les salaires ont été versés par l'entremise de Paie Humi.
T4 Sommaire
Le T4 Sommaire contient les totaux des montants déclarés sur les feuillets T4 correspondants. Vous pouvez consulter directement dans Humi une ventilation de base, ainsi que la version plus détaillée disponible dans votre dossier fiscal.
T619
Le formulaire T619 est un document de transmission par voie électronique du feuillet T4 et du T4 Sommaire. Celui-ci doit être téléchargé et transmis à l'ARC. En outre, le formulaire T619 peut également être téléchargé et consulté sous forme de fichier texte.
Remarque
Certaines cases dans le T4 Sommaire ont été intentionnellement laissées vides pour que vous disposiez des renseignements les plus exacts et les plus pertinents.
En savoir plus sur comment consulter les formulaires d'impôt. Une fois que le dossier fiscal est prêt à être examiné, suivez les étapes suggérées pour revoir les feuillets T4 des employés.
Vérifiez les montants des retenues obligatoires
L'ARC examine les feuillets T4 et les T4 Sommaire produits par les employeurs pour s'assurer que les gains ouvrant droit à pension et les gains assurables déclarés correspondent aux retenues prélevées et versées. S'il y a un écart entre les cotisations au RPC ou à l'AE requises et celles que vous avez déclarées, l'ARC vous fournira une liste de la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) indiquant les noms des employés concernés et tout solde dû.
Pour aider les employeurs à repérer rapidement les écarts possibles et éviter des versements tardifs, Paie Humi effectue une analyse préliminaire de RGAP pour le feuillet T4 de chaque employé, qui est disponible lorsque vous prévisualisez le feuillet T4 dans l'application.
Les résultats de la RGAP sont fournis à titre de référence en fonction des calculs de Humi. Ils ne vous empêchent pas d'émettre les feuillets T4 tels quels. Le montant définitif concernant les montants versés en trop ou en moins doit être fondée sur la liste de la RGAP fournie par l'ARC.
Cependant, il est recommandé aux administrateurs de la paie d'examiner attentivement l'analyse de la RGAP de Paie Humi pour chaque employé et, le cas échéant, de verser la différence par le biais du site Web de l'ARC dès que possible. En savoir plus sur comment corriger les erreurs de versements.
Après avoir versé la différence, veillez à mettre à jour les feuillets T4 dans Paie Humi afin de tenir compte des dernières retenues, et ce, avant d'émettre les documents aux employés.
Émettre les feuillets T4 aux employés
Les employeurs sont tenus d'émettre les feuillets T4 à tous leurs employés avant le dernier jour de février. Paie Humi facilite ce processus en offrant aux employeurs la possibilité d'envoyer tous les feuillets T4 directement aux employés. À partir de la page « Dossier fiscal » dans l'application, cliquez sur « Envoyer les feuillets T4 aux employés » pour envoyer un fichier sécurisé du feuillets T4 au format PDF à l'adresse courriel de chaque employé, selon les coordonnées enregistrées dans Humi.
De plus, les employeurs peuvent télécharger gratuitement les feuillets T4 définitifs ainsi que le fichier T619 à conserver en copie de sauvegarde.
Transmettre un formulaire T619 à l'ARC
Après avoir finalisé vos feuillets T4, vous devrez télécharger le formulaire T619 sur le portail en ligne de l'ARC, Options de transfert de fichiers par Internet. Le lien pour le faire est disponible dans la bannière juste au-dessus de la liste des feuillets T4 des employés dans l'application.
Assurez-vous que vous disposez des éléments de la liste de vérification indiqués sur le site Web de l'ARC, puis faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur « J'accepte ». Saisissez votre numéro de compte de l'ARC et votre code d'accès Web, puis suivez le processus comme indiqué sur la page.
Lors de la saisie du numéro de compte de l'ARC, utilisez votre numéro à 9 chiffres suivi de votre code de programme de l'ARC et de votre numéro de référence de l'ARC (le plus souvent 0001). Par exemple, 123456789RP0001
Si vous n'avez pas de code d'accès Web, visitez le lien « Besoin d’un code d’accès Web? » dans la liste de vérification en ligne de l'ARC.
Enfin, téléversez le fichier XML du formulaire T619 et cliquez sur « Soumettre ».
Et voilà, vous avez produit vos feuillets T4 avec succès. C'est le moment de vous féliciter d'un travail bien fait! Si vous devez apporter d'autres modifications aux feuillets T4 déjà émis, vous pouvez en savoir plus sur la modification des feuillets T4.