Vous pouvez utiliser les "Champs personnalisés" pour obtenir des informations supplémentaires sur vos employés au-delà des champs par défaut fournis dans Humi.
Voici quelques exemples de "Champs personnalisés" que vous pouvez créer :
- Numéros de plaque d'immatriculation
- Tailles de t-shirts/uniformes
- Section "À propos de moi"
- Licences requises
- Allergies
Il existe d'innombrables façons d'utiliser cette fonctionnalité pour obtenir des informations personnalisées sur vos employés afin de vous assurer qu'ils sont pris en charge, qu'ils restent engagés et que vous construisez de bonnes relations.
Si vous êtes ici mais vous vous demandez, "qu'est-ce qu'un champ personnalisé ?" Consultez cet article sur Aperçu des champs personnalisés.
Vous devez avoir la permission "Gérer les champs" pour créer des champs personnalisés (tous les administrateurs auront cet accès)
Vous pouvez créer un champ personnalisé de deux manières :
- Via "l'importateur d'employés"
- Directement via la page "Champs personnalisés" dans le module "Paramètres"
Les champs supplémentaires créés avec "l'importateur d'employés" apparaîtront sur cette page ; sinon, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour créer un "Champ personnalisé."
Comment créer un "Champ personnalisé"
- Dans les "Paramètres," cliquez sur le menu déroulant "Champ personnalisé" et choisissez "Champs."
- Cliquez sur le bouton "+ Créer un champ personnalisé" dans le coin supérieur droit.
- Remplissez les informations nécessaires pour le champ personnalisé.
Comment remplir les "Informations sur le champ" pour votre nouveau "Champ personnalisé"
Nous vous expliquerons comment remplir chaque champ afin que vous n'ayez pas de devinettes ! La plupart de ces champs sont intuitifs, donc nous savons que vous y arriverez, mais pour plus de clarté, lisez la suite.
Nom
Le champ "Nom" est essentiellement le titre du "Champ personnalisé" que vous créez.
Par exemple, si nous voulions créer un champ personnalisé pour une section "À propos de moi", nous mettrions "À propos de moi" dans le champ "Nom".
La capture d'écran ci-dessous est un exemple de la façon dont un champ personnalisé "À propos de moi" apparaîtrait sur le profil de l'employé.
Texte d'espace réservé
Le texte d'espace réservé est affiché en gris clair comme exemple pour aider les employés à comprendre le type d'information à renseigner.
La capture d'écran ci-dessous montre un exemple de l'aspect d'un texte d'espace réservé pour la personne remplissant les champs :
En poursuivant avec notre exemple "À propos de moi", dans le champ "Nom", nous écririons "À propos de moi", et dans le champ "Espace réservé", nous écririons : "Parlez-nous un peu de vous."
Type de champ
Ensuite, vous choisirez le "Type de champ." Le "Type de champ" correspond à la manière dont vous souhaitez que votre employé réponde au champ personnalisé.
Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir, alors nous avons expliqué chacune d'entre elles plus en détail ci-dessous :
Texte court - Il s'agit d'un champ de texte libre. Cette option est excellente pour les réponses qui ne nécessitent qu'une petite quantité de texte. Vous pouvez également définir un nombre minimum et maximum de caractères pour cette option.
Vous pouvez utiliser un champ de texte court pour des questions comme, "Quel est votre nom préféré ?"
Nombre - Utilisez ce champ pour les réponses qui requièrent uniquement des chiffres comme des années, des longueurs, des quantités, etc. Vous pouvez également définir un nombre minimum et maximum de caractères pour cette option.
Veuillez noter que de nombreux "nombres" ne conviennent pas au champ de nombre car ils sont une séquence de chiffres et non un "nombre."
Voici quelques exemples courants :
- Numéros d'employés (ils peuvent avoir besoin de commencer par un zéro)
- Numéros de série (ils peuvent inclure des lettres)
- Numéros de téléphone (il s'agit d'une série de chiffres, mais il peut y avoir des tirets, des espaces ou des parenthèses pour la mise en forme)
Les exemples ci-dessus devraient utiliser le "texte court" et non "nombre."
Date - Utilisez ce champ si le champ nécessite une date.
Ex : Création d'un champ personnalisé pour la date d'expiration de la licence de RCR
Oui/Non - Utilisez ce champ lorsque la réponse ne nécessite qu'une réponse "Oui" ou "Non".
Nous vous avions dit que c'était intuitif !
Menu déroulant - Utilisez cette option si vous souhaitez créer des options limitées pour que votre employé puisse choisir.
Par exemple, si vous avez utilisé ce type de champ pour la taille de t-shirt, les options de menu déroulant pourraient être XXS, XS, S, M, L, XL, XXL.
Un autre avantage est que toutes les réponses ne peuvent provenir que des options du menu déroulant, ce qui facilite l'exportation d'informations de manière plus gérable et précise.
Si vous avez fait une erreur ou changé d'avis sur une option de menu déroulant, vous pouvez rapidement supprimer les options en cliquant sur "X Supprimer" à côté de l'option de ligne.
Après avoir entré les options de réponse du menu déroulant, vous pouvez les réorganiser en cliquant sur les six points et en les faisant glisser à l'emplacement souhaité dans le menu déroulant.
Remarque : S'il y a une faute de frappe ou si vous devez apporter une modification après avoir créé et assigné le champ personnalisé, vous pouvez toujours le modifier. Lorsque vous apportez une modification, elle se réajustera automatiquement sur tous les profils contenant ce champ personnalisé.
Texte long - Le texte long est le champ à utiliser lorsque vous avez besoin d'une réponse nécessitant des réponses prolongées car il permet à vos employés d'écrire des paragraphes avec des sauts de ligne.
Continuons avec l'exemple "À propos de moi". Dans ce cas, le meilleur type de champ à choisir serait l'option "Texte long".
Groupe de champs
Après avoir choisi le "Type de champ" approprié, l'étape suivante consiste à sélectionner le "Groupe de champs." Le "Groupe de champs" est l'endroit où le champ personnalisé apparaîtra sur le profil de l'employé. Vous pouvez choisir parmi vos groupes de champs existants ou en créer un nouveau en cliquant sur "+ Ajouter un nouveau groupe" dans les options de menu déroulant.
Découvrez-en plus sur les Groupes de Champs Personnalisés
Comment créer et réorganiser les "Groupes de Champs Personnalisés"
Remarque importante
Nous vous recommandons de placer les champs personnalisés contenant des informations sensibles sur les employés dans l'onglet "Poste & Salaire" sur le profil de l'employé. Ainsi, seuls les administrateurs ou les gestionnaires disposant d'une autorisation pourront consulter les informations des champs personnalisés.
Chiffrement du champ
Le chiffrement des champs vous donne un niveau de protection supplémentaire pour garder vos informations sensibles en sécurité, surtout si vous avez des collègues curieux avec des yeux vagabonds.
Si vous choisissez "Oui", la réponse de l'employé à ce champ personnalisé sera floutée sur le profil de l'employé et ne s'affichera que lorsque votre souris survolera directement.
Champ obligatoire
Comme indiqué par le nom, ce champ est idéal pour indiquer si une question doit être répondue ou non.
Si vous souhaitez que la réponse soit obligatoire pour les employés, choisissez oui et si c'est optionnel, choisissez "Non."
Rôles ayant la permission de modifier et afficher
Attribuez les administrateurs ou gestionnaires qui auront la permission de modifier et afficher les réponses dans le champ personnalisé sur le profil de l'employé.
En général, seuls les administrateurs et l'employé ont ce type de permission, mais si vous souhaitez que les gestionnaires ou un rôle personnalisé aient accès, vous pouvez les choisir dans ce menu déroulant.
Rappel : Si le champ personnalisé que vous créez est situé sur le profil de l'employé dans l'onglet "Personnel", tout le monde peut le voir.
Les champs personnalisés situés dans l'onglet "Poste & Salaire" du profil de l'employé ne seront visibles que par les administrateurs, les gestionnaires à qui cet employé relève directement (pas tous les gestionnaires du système) et les rôles personnalisés qui ont eu accès à cet employé.
Rôles ayant la permission de seulement consulter
Choisissez les types de rôle qui sont seulement autorisés à voir ces informations ici.
En général, les gestionnaires ont des permissions de consultation uniquement, mais vous pouvez choisir plusieurs rôles dans le menu déroulant.
Autoriser ce champ à être ajouté aux documents
Si vous cochez cette case, cela inclura le champ personnalisé dans la liste des champs disponibles dans l'éditeur de modèles de documents.
Veuillez noter : Les champs nouvellement ajoutés ne seront visibles que lors de la création d'un nouveau modèle de signature et non lors de la modification de modèles existants.
Une fois que vous avez rempli tous les champs, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le bouton "Sauvegarder et attribuer" dans le coin inférieur droit.
- Sélectionnez les employés auxquels vous souhaitez attribuer ce champ personnalisé sur la page suivante.
- Cliquez sur le bouton "Sélectionner des employés" et choisissez les employés pour attribuer ce champ personnalisé. Vous pouvez filtrer par départements, postes, statut, bureaux, type d'emploi ou utiliser la barre de recherche pour trouver des employés spécifiques.
- Cliquez sur le bouton "Attribuer" une fois que vous avez choisi les employés à qui vous souhaitez attribuer ce champ personnalisé, cliquez sur le bouton "Attribuer".
- Vous verrez alors une liste des employés assignés. Si vous avez oublié d'ajouter un employé depuis cette page, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter/Supprimer des employés" dans le coin supérieur droit et les ajouter.
Une fois que vous avez attribué tous les employés souhaités à ce champ personnalisé, vous pouvez cliquer sur "Terminer."
Félicitations ! Votre champ personnalisé nouvellement créé apparaîtra désormais sur les profils des employés assignés, et ils pourront le remplir comme requis.
Avant de partir…
Lors de la création d'un champ personnalisé, une tâche/notification ne sera pas envoyée aux employés assignés. Au lieu de cela, vous devriez leur envoyer un e-mail pour les informer du champ personnalisé et leur demander de le remplir comme requis.
Au fur et à mesure que vous créez plus de champs personnalisés, vous pouvez vouloir les réorganiser dans le "Groupe de champs." Vous pouvez le faire !
Cliquez ici pour apprendre à "Réorganiser les champs personnalisés au sein des groupes de champs."