Changer de fournisseur de services de paie peut sembler fastidieux, mais d'après notre expérience, les défis à relever en valent toujours la peine!
Si vous changez de fournisseur de services de paie pour rejoindre Humi - bienvenue, nous sommes ravis de vous accueillir! Cependant, pour faciliter le changement de fournisseur de services de paie, il y a quelques étapes essentielles à suivre avant de résilier votre compte auprès de votre fournisseur actuel.
Ce guide vous expliquera comment faciliter votre transition vers Paie Humi.
Guide en 3 étapes de Humi pour changer de fournisseur de services de paie
Étape 1 - Informez votre fournisseur de services de paie actuel
Étape 2 - Demandez à votre fournisseur de services de paie actuel de fournir les documents suivants :
- RE des employés
- Copies de tous les rapports du « Registre de paie » jusqu'à la dernière paie
- Talons de paie de tous les employés, y compris ceux qui ont quitté l'entreprise
Étape 1 - Informez votre fournisseur de services de paie actuel
La première étape pour changer de fournisseur de services de paie consiste à informer votre fournisseur actuel que vous souhaitez résilier votre compte. Cependant, cette étape consiste en l'étape 1, car de nombreux fournisseurs de services de paie exigent un préavis de résiliation, généralement de 30 à 90 jours, ce qui pourrait avoir une incidence sur votre planification.
Relisez votre contrat ou contactez votre fournisseur actuel pour connaître le préavis de résiliation dont il a besoin pour éviter des retards dans votre mise en œuvre de Paie Humi.
Étape 2 - Demandez des documents à votre fournisseur de services de paie actuel
Avant de fermer votre compte auprès de votre fournisseur actuel, vous devez demander plusieurs documents afin d'assurer une transition harmonieuse vers Humi.
Vous devriez demander les documents suivants :
- RE de tous les employés
- Copies de tous les rapports du Registre de paie jusqu'à la dernière paie
- Talons de paie de tous les employés (y compris ceux qui ont quitté l'entreprise)
A) Demander des RE pour « changer de fournisseur de services de paie »
Vous savez peut-être déjà qu'il faut produire un RE lorsqu'un employé quitte l'entreprise, mais saviez-vous qu'il faut le soumettre à Service Canada lorsque l'on change de fournisseur de services de paie?
La différence la plus significative entre ces RE est que vous ne donnerez pas ceux-ci à vos employés. Avant de passer à votre nouveau fournisseur de services de paie, votre fournisseur actuel devrait plutôt les soumettre à Service Canada pour tous les employés après avoir traité la dernière paie.
Cela permet d'assurer que Service Canada dispose des registres complets des heures de travail et de la rémunération assurables de vos employés. Conseil : Le code de raison est « K » - Changement de fournisseur de services de paie. Pour en savoir plus, consultez le site Web de l'ARC.
Si votre fournisseur actuel ne soumet pas les RE à Service Canada, Humi (votre nouveau fournisseur de services de paie) n'aura pas accès à une « ventilation de la rémunération assurable par période de paie » détaillée pour produire les RE en votre nom. C'est pourquoi il est essentiel de confirmer qu'ils ont soumis vos RE après avoir traité votre dernière paie avec eux.
Remarque importante concernant l'autorisation de RE Web
L'autorisation de RE Web permet à votre fournisseur de services de paie de soumettre à Service Canada des documents liés à la paie en votre nom.
Pour éviter toute complication, si votre fournisseur actuel dispose d'une autorisation de RE Web, vous devez en informer Humi afin que nous puissions nous inscrire en tant que nouvel « agent principal (AP) ».
Si vous n'achevez pas cette étape, lorsque Humi soumettra une nouvelle demande d'autorisation de RE, Service Canada pourra désactiver l'autorisation de RE Web existante pour votre fournisseur actuel.
Si cela se produit avant que votre fournisseur actuel ne soumette vos RE, il ne pourra plus les soumettre, ce qui entraînera des problèmes et prendra du temps à résoudre.
C'est pourquoi nous vous recommandons fortement de coordonner la transition de votre paie de manière à ce que votre fournisseur actuel achève l'émission et la soumission des RE pour tous les employés avant de donner l'autorisation de RE Web à Humi.
B) Demander des copies de tous les rapports du registre de paie jusqu'à la dernière paie
Les rapports de registre de paie comprennent des détails utiles sur chaque paie que vous avez traitée pour chaque employé avec votre fournisseur actuel, y compris la répartition des salaires nets, les cotisations sociales, et plus encore.
Plusieurs entreprises décident de changer de fournisseur de services de paie à la fin de l'année pour simplifier la tâche, car l'ancien fournisseur fournira tous les documents nécessaires de fin d'année. En outre, le nouveau fournisseur de services de paie peut repartir de zéro pour la nouvelle année d'imposition.
Cependant, supposons que vous changiez de fournisseur de services de paie au milieu de l'année. Dans ce cas, les renseignements figurant dans ces rapports de registre de paie s'avéreron extrêmement utiles pour faciliter la mise en place de votre nouveau fournisseur de services de paie.
Il est important d'avoir accès à ces renseignements pour tous les employés qui ont quitté l'entreprise afin que votre nouveau fournisseur ait tous les renseignements nécessaires pour produire tous les T4 à la fin de l'année.
Les employeurs doivent conserver les registres de paie
Les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition. Ainsi, avant de résilier votre compte auprès de votre fournisseur actuel, nous vous recommandons de récupérer tous les registres de paie qu'il a gérés pour vous. L'accès à ces données essentielles peut s'avérer compliqué et fastidieux une fois votre compte résilié, surtout si vous en avez besoin rapidement.
C) Demander les talons de paie de tous les employés (y compris ceux qui ont quitté l'entreprise)
Nous vous recommandons de demander à votre fournisseur de services de paie actuel de vous fournir des copies électroniques de tous les talons de paie précédents pour les employés actifs et les employés qui ont quitté l'entreprise. Cette étape est plutôt une précaution, afin que vous soyez prêt si un employé vous demande son talon de paie pendant votre transition vers Humi en tant que nouveau fournisseur de services de paie.
Humi n'aura pas accès aux talons de paie ou aux renseignements relatifs à la paie avant votre intégration. Vous devez donc les demander avant de résilier votre compte auprès de votre fournisseur actuel.
Étape 3 - Fournissez des instructions écrites pour que votre fournisseur de services de paie actuel ne produise pas de rapports de fin d'année pour vous
Lorsque vous changez de fournisseur de services de paie, la production de rapport de fin d'année incombe à votre nouveau fournisseur de services de paie.
Nous préférons ne pas prendre de risques lorsqu'il s'agit de la paie. Afin de protéger vos arrières, nous vous recommandons d'envoyer des instructions écrites par courriel à votre fournisseur actuel pour lui demander de ne produire aucun de vos rapports de fin d'année.
Supposons que Humi (votre nouveau fournisseur) et votre ancien fournisseur soumettent tous deux vos rapports de fin d'année. Le cas échéant, cela pourrait déclencher une Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP), et nous voulons éviter une telle situation!
Nous espérons que ce guide vous est utile. Nous sommes convaincus que le changement de fournisseur de services de paie peut se faire plus facilement et sans tracas si vous suivez ces étapes.